基层健康教育工作档案的收集与管理

许 蓉

（玉溪市红塔区疾病预防控制中心，云南 玉溪 653100）

基层健康教育工作档案的收集与管理

许 蓉

（玉溪市红塔区疾病预防控制中心，云南 玉溪 653100）

随着基本公共卫生服务项目工作的稳步推进，基层健康教育工作档案的收集与管理要实现科学化、制度化、规范化，必须以《国家基本公共卫生服务规范（2009年版）》为原则，理清思路，科学分类，规范管理，发挥档案信息资源的基础性功能，才能更好地完成基本公共卫生服务项目工作。

档案收集管理；健康教育

健康教育是以传播、教育、干预为手段，以帮助个体和群体改变不健康行为和建立健康行为为目标，以促进健康为目的所进行的系列活动及其过程[1]。每一个健康教育项目与活动，都要经历规划、设计、实施和评价这几个阶段，在整个过程中，将形成大量不同载体的档案，其中有文书档案、专业档案、照片档案、声像档案、实物档案等，这些档案不仅体现了上级文件精神和基层以往工作意图，而且对这些精神和意图的贯彻实施提供了证明，它不仅如实地记录了健康教育工作的进程，还总结积累下大量的工作经验和教训，对发扬成绩、吸取教训、改进工作起到了巨大的指导作用。但健康教育档案的收集、整理工作正是基层健康教育工作的薄弱环节，多数乡镇卫生院，特别是卫生所的健康教育档案分类不清、项目不全、内容贫乏，不能如实反映日常工作的整个过程，更不能体现自己工作的特色和内涵。基本公共卫生服务项目工作的稳步推进，对基层健康教育档案的收集、整理工作提出了更高要求，因此，基层健康教育专兼职人员更要时刻关注工作进展情况，随时收集工作过程中形成的一切资料，本着方便实用的原则，采取平时收集和年终收集相结合的方法，及时将汇集的材料编排入档案，建立有条不紊、简便易行的检索程序，才有利于基本公共卫生服务项目的深入发展。

1 基层健康教育工作档案的分类

围绕《国家基本公共卫生服务规范（2009年版）》要求，笔者根据多年的工作实践，认为以下几类资料是今后在基本公共卫生服务工作中必须立档的。

健康教育机构、人员、设备等基础资料；健康教育年度工作计划、总结；健康教育媒体材料的流通情况； 健康教育宣传栏的更换记录；公众健康咨询活动资料；健康知识讲座资料；调查研究、科研设计、效果评价的原始资料、总结、报告、论著等；各种专业会议、培训、交流的业务资料。

2 基层健康教育工作档案的收集整理

《国家基本公共卫生服务规范（2009年版）》对基层提供健康教育媒体材料、宣传栏更换、开展公众咨询活动、举办健康知识讲座等工作的考核指标有明确规定：一是发放健康教育印刷资料的种类和数量。二是播放健康教育音像资料的种类、次数和时间。三是健康教育宣传栏设置和内容更新情况。四是举办健康教育讲座和健康教育咨询活动的次数和参加人数[2]。

针对以上指标，以往只做不留痕迹的卫生宣传工作模式已远远不能适应卫生改革的需要，只有在健康教育工作资料档案的收集、管理上下足功夫，把健康教育档案管理工作做实、做细，才有利于基层健康教育工作的良性发展。

2.1 提供健康教育媒体材料

健康教育媒体材料泛指健康教育活动中所使用的辅助材料，如传单、报刊、小册子、墙报、折页、标语、宣传画等印刷平面材料和录像片、录音带、光盘等声像材料等[1]。健康教育媒体材料的来源除了自制，还有上级下发、外地交流等。

以往，基层健康教育工作人员对这一块工作的做法往往局限于发放印刷品、播放音像资料，而不做任何登记管理，由于缺乏有效监管，有的甚至将印刷品当废纸处理，造成人为浪费。基本公共卫生服务项目的实施，要求基层在各种媒体材料流入后，必须认真做好流通登记，对材料的流入时间、流入单位以及材料名称、内容、形式、数量及其去向或用途等进行详细登记，并留样保存。使用过程中，做好发放记录，集中发放的要让领取单位签名，并留下对方联系方式，便于日后对资料使用情况做进一步的跟踪调查。播放音像资料时，做好播放内容、日期、次数、累计时间、责任人，收看人群及人数等的记录也很有必要。

2.2 设置健康教育宣传栏

一直以来，考核基层健康教育宣传栏是否更换只需出示宣传栏的文字材料即可，这为档案的造假提供了可能，为杜绝健康教育宣传栏档案资料造假成为普遍现象，在版面制作过程中必须在版面上留日期，同时以照片资料为依据。所以，为基层配备相机等设备势在必行。

2.3 开展公众健康咨询活动

利用各种健康主题日或针对辖区重点健康问题，开展健康咨询活动并发放宣传资料是基层开展健康教育工作的主要方式，但很多基层单位仅限于参与，没有收集活动资料的意识，最终导致统计数字任意编造，甚至同一活动在不同文字资料上的统计数字都不同。即使有的基层单位能提供活动相关资料，但由于资料不全，不能体现资料的真实性，从而使健康教育档案资料失去了其基础性功能。因此，活动后认真填写《国家基本公共卫生服务规范（2009年版）》附表《健康教育活动记录表》，把活动时间、地点、形式、主办单位、合作伙伴、参与人数、宣传品发放种类及数量、活动主题、宣教人、活动小结、活动评价一一填写清楚，并将活动所产生的相关书面材料或图片材料、印刷材料、影音材料、居民签到表及其他材料尽可能多地搜集起来，因为只有从众多的数量中经过鉴别、比较才能筛选出质量高的文件，所谓量中求质，就是这个道理。

2.4 举办健康知识讲座

随着人民生活水平的不断提高，定期举办面对面的健康知识讲座，已逐渐成为人们喜爱的健康教育服务手段之一。但由于基层健康教育师资的匮乏，使这一项工作无法在乡镇乃至村一级深入开展，只有通过基本公共卫生服务项目的实施，大力培养基层健康教育师资力量，把工作开展起来后，再按上述收集公众健康咨询活动档案资料的方法，把健康知识讲座档案建立起来，为今后的工作方式方法及效果评估提供理论和实践方面的指导，使基层健康教育工作得到长足发展。

3 为加强基层健康教育档案管理工作的建议

3.1 健全制度

建立健全档案管理和各项规章制度是做好档案工作的前提。要制定科学合理的档案管理规章制度，如：档案室安全制度、查阅制度、入档文件要求、材料收集制度等。有条件的基层健康教育机构要建立电子档案，探索现代化的网络档案管理。要逐步形成一套自己的档案管理操作程序，健全完善档案网络管理体系，制定一整套规范合理的管理制度，使档案工作建立在科学规范的基础上，实现良性运转。

3.2 全员收集

归档文件要齐全、完整、系统、准确。为了使材料收集齐全又分散工作量， 可以实行全员参与、责任到人的方法，使档案工作与每个人都有联系，做到分工明确人人有责，及时移交定时归档。

3.3 分类归档

分类归档是基层健康教育档案管理中最重要的环节，也是实现基层档案管理规范化、科学化的关键。基层健康教育机构的各类档案都应逐件登记、编制目录、分类保存；文书档案需要科学分类归档管理，结合基层健康教育工作实际并遵循档案分类科学、实用、清晰、明了的原则。

3.4 妥善保存

档案资料收集整理归档后还要妥善保存。首先要保证所有存档文件不丢失，并注意防火、防盗、防浸水；其次应严格借阅制度，及时归还放入原卷，同时机密文件要注意保密，不得随便外借，严守档案管理的有关规定。积极研究计算机网络档案信息的存储、加工、管理开发、利用等新技术，以适应基层健康教育档案管理工作的需要。

3.5 充分利用

档案反映了基层健康教育机构许多丰富的有价值的信息，档案是过去经验的积累，记录了基层健康教育发展的历史，更重要的是随着卫生改革形势的发展，有些方法过时了，有些方法仍然有成效，我们可以通过翻阅档案，针对当前形势，扬长避短、与时俱进，把健康教育工作搞得更加有声有色。

4 基层健康教育档案管理发展的思考

4.1 档案管理意识要由被动变主动

档案管理者的思想观念要转变，业务水平要不断提高。首先要使基层健康教育工作者了解档案工作的重要性，使大家对档案管理有一定的了解和认识；其次要善于利用各种有利时机收集档案材料。

4.2 档案管理手段要由旧变新

首先档案人员要具备过硬的、扎实的专业知识，使管理者知识结构从单一型、封闭型转化为综合型、开放型；第二，档案人员应掌握现代化管理工具，熟练掌握电脑操作，以方便快捷的方法，增强信息交往能力，从而提高工作效率。

4.3 管理层次由浅变深

为了更好地利用和挖掘基层健康教育档案资源，在收集整理档案过程中，应对档案中相关联性的资料进行分析、分类。用科学的方法开发健康教育档案的更多功能，协助基层健康教育工作人员挖掘档案资料中蕴含的知识资源，使其能够及时获取信息，并从信息中获取、提炼和开发出有参考价值的东西。

[1] 田本淳.健康教育与健康促进实用方法[M].北京:北京大学医学出版社,2005:1.

[2] 卫生部.《国家基本公共卫生服务规范（2009年版）》[Z].2009

R197.32

B

1003-2800（2010）06-0564-02

2010-07-15

许 蓉（1973-），女，云南玉溪人，大专，健康教育技师，主要从事基层健康教育工作。

邹 钰）

● 海上述林 ●