郑州市国家综合档案馆功能建设的调查与思考

杨丽红,王 进,姬利华

(郑州市档案局档案馆处,河南郑州450007)

国家综合档案馆在成立初期,其功能定位于保管党和国家档案的基地,重点为党和国家机关工作服务,为政治工作服务。在20世纪80年代,随着我国改革开放的推进,国家综合档案馆从主要为政治工作服务逐渐向为经济工作服务转变,其功能转化为“一个基地,一个中心”,即保管档案的基地和社会各方面利用档案的中心。到20世纪90年代,档案馆的社会功能进一步拓展,功能演变为“两个基地,一个中心”,即保管档案的基地、社会各方面利用档案的中心和爱国主义教育基地。到21世纪初,为适应政务信息公开的工作需要,国家档案局又提出了档案馆“四位一体”的功能定位,即保管档案的基地、社会各方面利用档案的中心、爱国主义教育基地和已公开现行文件利用中心。档案馆已不再是神秘和封闭的象征,而是更加开放和亲民。

目前郑州市共有13个国家综合档案馆,即郑州市档案馆和12个县(市)、区档案馆。近年来,郑州市各级国家综合档案馆功能建设取得了一定成绩。但由于各种原因,各县(市)、区档案馆发展很不平衡,与当地经济社会发展速度和水平很不协调。因此,要进一步加强档案馆功能建设,拓宽档案馆的社会服务功能。

一、郑州市国家综合档案馆功能建设取得的主要成绩

1.档案资源建设扎实推进,国家综合档案馆作为保管档案的基地地位基本确立。馆藏档案资源建设是国家综合档案馆功能建设的基础,郑州市各级国家综合档案馆加强档案的接收和征集工作,不断丰富馆藏。到目前为止,郑州市各级国家综合档案馆馆藏总量达150余万卷,形成了以文书档案为主、各种门类和载体形式档案并存、馆藏结构基本合理的馆藏体系,其中郑州市档案馆馆藏档案近24万卷(册)。

2.档案信息资源开发利用效果显著,国家综合档案馆成为社会各方面利用档案信息的中心。郑州市各级综合档案馆加大了档案信息资源开发利用力度,通过接待利用、电话咨询、信函查询、档案开放、档案展览、档案编研、史料公布、制作专题目录等多种方式开发利用档案信息资源,为社会各项事业服务,取得了较为显著的经济效益和社会效益。档案利用从单纯为党政机关工作服务转变到为社会各方面服务,从主要为政治工作服务转变到为经济、文化、教育、科技、学术研究等各项工作服务。

3.已公开现行文件利用工作全面开展,县(市)、区档案馆全部建成已公开现行文件利用中心。已公开现行文件利用,是指为适应政务信息公开工作的需要,各级档案馆把各级政府及其工作部门制发的、已经公开的非涉密的、正在贯彻执行的法规性、政策性、公益性文件提前接收进馆,向社会各界和老百姓提供利用。郑州市各级国家综合档案馆从2003年开始开展已公开现行文件利用工作,目前郑州市档案馆和12个县(市)、区档案馆都建立了已公开现行文件中心并向社会开放。

4.档案社会教育功能日渐显现,爱国主义教育基地建设成绩斐然。档案是人类在社会活动中的原始记录,真实地记录了人民创造历史的曲折历程和奋斗足迹,具有强烈的说服力和感染力,是宣传教育的生动素材。近几年档案馆社会教育功能越来越受到重视,档案馆的社会宣传教育功能不断增强。各级档案馆在确保馆藏档案安全的前提下,根据新形势下综合档案馆发挥决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚与传播功能和咨询利用功能的实际需要,立足现有条件,合理调整用房,辟出必要的档案展厅,以史实展示当地的历史面貌和辉煌成就,成为人们了解当地历史的窗口。近年来,郑州市各级综合档案馆积极开发档案的教育功能,开展爱国主义教育和革命传统教育,取得了显著成效。郑州市13个国家综合档案馆全部被当地党委和政府命名为爱国主义教育基地。郑州市档案馆举办的“百年郑州”展览,再现了一百年来郑州的风雨历程与时代变迁,引起了全市社会各界、新闻媒体及党政机关、团体、企事业单位和广大干部群众的极大关注,吸引了香港及省内外参观者60000余人次。登封市档案馆以收集的“2004年感动中国十大新闻人物”任长霞生前生活、工作中留下的大量照片、声像和实物档案为内容举办了任长霞先进事迹展。随着向任长霞学习活动高潮的掀起,登封市档案局还开放了“走进档案、解读登封”的档案陈列展,使来自全国各地的党员干部不仅学习了长霞精神,还领略了博大精深的嵩山文化,增强了大家对档案事业的认识与了解。管城区档案馆举办的“劳动者风采图片展”,真实地记录了十六大代表、全国劳模、环卫工人朱和平的先进感人事迹,弘扬了淡薄名利、爱岗敬业、甘于奉献的崇高品质。其他部分县(市)、区档案馆利用馆藏档案,结合县史县情、区史区情推出专题展览,取得了良好效果。

二、郑州市国家综合档案馆功能建设存在的主要问题

1.档案资源有待进一步整合,档案馆网布局不尽合理。没有丰富的馆藏,“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。目前,郑州市档案馆馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。尽管在1986年2月7日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围,但实际上,馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多,科技档案、专门档案极少,从档案内容上看真正具有查考价值的档案不多,可为社会公众所用的档案就更少,使其名为综合性档案馆,实为党政机关档案馆。同时,还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。由于多种原因,郑州市的规划、公检法等专业档案并未向国家综合档案馆移交,纳入集中统一管理,而是保存在各自专业部门,造成档案馆库、人员配置、设备购置的重复建设和浪费。按照国家档案局《全国档案馆设置原则和布局方案》的规定,设立除国家综合档案馆以外的档案馆,应当由省级档案行政管理部门统筹规划,报同级人民政府批准。但在实际操作中,一些主管部门往往未经档案行政管理部门统一规划,就擅自设立档案馆,并以种种借口不向国家综合档案馆移交档案。

2.国家综合档案馆作为已公开现行文件利用中心,其文件内容还不够丰富。档案馆免费向社会公众提供已公开现行文件利用服务,对于维护社会稳定、保障社会公众的知情权具有重要意义,是“执政为民,服务发展”的具体体现。但在实际工作中,已公开现行文件收集难度较大。截止目前,郑州市直81个部门仅向市档案馆送交了4575件(册)现行文件,各县(市)、区已公开现行文件的收集情况更不容乐观。这种状况导致国家综合档案馆已公开现行文件利用中心收集的文件数量较少,老百姓不能看到自己需要的文件。

3.国家综合档案馆作为爱国主义教育基地,软硬件建设滞后,直接影响档案馆功能的发挥。发挥档案的教育功能是档案馆工作的一项重要任务。郑州市各级综合档案馆拥有丰富的馆藏,是开展爱国主义教育的宝贵财富。但是目前由于缺乏工作场地,无法完成展厅布置等工作。以郑州市档案馆为例,由于缺乏展厅,大量珍贵而富有教育意义的档案无法向社会展示。

三、加强郑州市国家综合档案馆功能建设的思考

加强档案馆功能建设,既是新时期档案工作转型、创新、发展的系统工程,又是提升档案馆公共服务能力,打造档案服务大局、服务社会大众新品牌的系统工程,更是彰显档案信息存储之基,传承社会文明之韵,整合历史文化之源,实现馆藏信息共享的系统工程。要进一步加强档案馆功能建设,拓宽档案馆社会服务功能,对各级国家综合档案馆而言,还有很长的路要走。为此,要做好如下工作:

1.整合档案信息资源。要积极探索整合档案信息资源的有效形式,加强档案信息资源整合的力度,理顺档案管理职能,加强国家综合档案馆功能建设。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机制的归并等多种措施,进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理,最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则,专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆,建立起“归属明晰、运转协调,门类齐全、结构合理,管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式,实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。只有这样,才能进一步增加档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力,开发和实现档案资源的最大效益,为经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。

2.做好档案征集收集工作。必须加大力度,走丰富馆藏之路,要突破传统的收集工作定势。一是接收档案的时间要提前。对在经济建设和社会各项事业中有较大现实利用价值的档案,可以打破定期接收的界限,提前接收进馆,使其发挥更大的作用。二是接收、征集的范围要扩大。对重点工程、重大活动、重要人物的各种门类档案都要及时收集进馆,必要时可以提前介入做好归档指导工作,确保归档文件材料齐全、完整。只有这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的档案信息资源保障体系,从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。

3.加强档案馆建设。国家综合档案馆是国家档案事业的主体,新馆建设事关档案馆事业发展全局,是档案馆“四位一体”功能建设的保障平台。各级档案馆应把贴近群众作为拓展社会服务功能的重要突破口,积极开展新馆建设各项准备工作,打造档案馆服务新平台,以全新的服务理念全面打造档案馆的新形象,有效拉近档案馆与人民群众的距离。贴近群众的服务理念,促使档案馆不仅考虑从建筑设计观念、服务设施方面满足普通百姓的需要,而且也从地域空间上贴近人民群众,提供更加便捷的服务。档案馆的设计必须坚持高起点、高标准及超前性,充分体现现代档案馆的多功能性和开放性,在通盘考虑的基础上,根据不同的管理区域,不同的功能要求,合理配置各类用房和配套设施,形成相对独立的管理体系,实现保管重地和开放场所的和谐统一。从郑州市的情况看,目前全市13个综合档案馆中有6个需新建或扩建。

4.加大对档案工作的经费投入。经费不足是影响郑州市档案馆功能建设的瓶颈。郑州市有的县(市)、区档案馆只能保证干部职工基本工资的发放,根本没有专项经费;有的县(市)、区档案馆办公条件非常简陋,办公桌椅十分破旧,基本没有现代化的设备。为此,我们建议各级政府进一步加大对档案工作的财政投入,将档案信息化建设资金、档案保管保护资金等纳入财政常年经费预算,为档案馆功能建设创造必要的条件。

5.进一步提高档案馆工作人员的素质。档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。为此,应该做好以下三项工作:一是努力钻研业务,不断提高工作水平。档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,积极开展深层次的研究工作,发挥档案的价值,为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。二是努力转变工作作风,增强服务意识,建立优质、高效的服务机制。服务性是档案工作的根本属性,只有树立主动服务的理念,才能产生自觉服务的行动。实践证明,档案工作要有所作为,就必须紧紧围绕服务这个主题,不断更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,创新服务机制,从不同服务对象、不同服务内容、不同服务需求出发,全方位、多层次、多角度地开展优质服务。三是努力塑造新时期档案工作者的新形象。现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了,新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会,把自己的知识、才学奉献给社会,同时将新的形象展示给社会。档案馆工作者应不断地增加学识,提高修养,陶冶情操,以自己的博学和良好的职业道德赢得社会公众的敬重,从而提高档案馆的社会地位,更好地实现档案馆的社会功能。