以评估为契机强化档案管理

魏瑞娟

(中州大学校长办公室,郑州 450044)

评估是教育部对高校办学水平进行的综合评价,其目的在于推动教育行政部门加强对高校工作的宏观管理和指导,促使学校主管部门重视和支持高校工作,促进学校明确办学指导思想,改善办学条件,加强教学基本建设,深化教学改革,提高管理水平,逐步建立和完善自我发展、自我约束机制,全面提高教学质量和办学效益。高校评估直接影响到学校的建设与发展,而档案材料是评估的基础和重要参考依据,对评估能否顺利开展至关重要。档案工作者应以评估为契机,从评估工作中汲取经验,查找不足,提高档案管理意识,促进档案管理水平的提高。

一、档案是评估工作的基础,评估促进档案工作的发展

高校档案随着学校的建立而建立,随着学校的发展而逐步增加积累,是高校历史发展的结晶,是学校各方面工作的积淀与总结。它真实记录了一所学校光荣的历史和创业史,再现了学校建设和发展的全程及全貌,是实践与空间的汇合,创造与发展的凝聚。高职院校在“迎评创建”工作中,主要根据评估指标及各个观测点收集信息和资料,形成系统的档案资料,提供给专家审阅。在评估时,评估专家除实地考察外,主要依据这些信息与资料进行咨询、调阅、核实有关评估材料或进行问卷调查,经过科学分析,得出符合学校实际的评估结论。高校评估工作无论评估程序、指标体系、组织机构如何确定,最终都将凭借大量的档案材料进行综合分析,对评估做出客观、公正和全面地评价。因此,评估需要档案材料强有力的支持,档案是评估活动的基础。

评估是全员范围的档案意识教育,是最有效的档案作用宣传。通过评估工作,不仅促使学校领导及教职工重新认识档案管理在学校工作中的地位和作用,重视和支持档案管理工作,提高存档、用档意识,主动将自身在教学实践、科研活动中的个性化的鲜活材料归档保存,还能促进高校档案管理部门从评估工作中汲取经验、认识差距、拾遗补缺,明确新的档案管理目标,提高自身素质,采取有效措施,增强服务和创新意识,从而提高学校档案的管理水平。可以说,评估工作是档案管理水平提高的外在动力。

二、结合评估,查找档案存在的不足

1.档案意识薄弱

长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研,档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识,档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。档案意识薄弱,致使档案工作的管理得不到大力支持,校内各学院、部门常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。

2.档案收集不规范

近年来,许多院校在档案管理规范化方面取得了显著成绩,但还面临许多问题。一些院校虽然制度定了比较系统的档案管理制度,但在档案管理规范化、科学化方面还存在很大差距。如平时不重视档案的收集、整理、归档,致使不少原始材料散失,评估时临时找人重新补写,从评估材料时间上看是前几年的,但油墨味浓重,内行人一看便知道是刚赶制出来用于应付评估的。这难免使评估内容缺乏客观真实性,也违背了评估的严肃性。

3.档案管理手段落后,档案信息利用率不高

随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用,高校档案部门都配置了现代化管理设备,购置了档案管理软件,实现了微机化管理。但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看,不少学校将计算机管理系统的功能目标和运行机制定位于对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基础性管理上,档案数据库大多是条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库。随着高等教育事业的不断发展,这种状况已经无法满足用户的多种需求。

网络化是高校档案管理现代化的重要内容,但受高校管理体制和运行机制的影响,各高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。高校档案网络缺乏统一的网络化协调机构,标准化水平低,数据库建设滞后,致使档案信息利用率较低。

4.档案管理人员素质偏低

一个合格的档案管理人员,不仅要掌握档案管理方面的政策、档案工作的基本理论、原则和方法,还要懂得现代信息管理技术,能够熟练地运用计算机进行电子档案信息的制作、维护和管理。同时,还应具备较高的外语水平和法律知识,从而为档案管理实现现代化提供有力的智力支持。目前,高校档案管理人员的素质能达到要求的为数不多,既懂计算机技术、通信技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。

三、以评估为契机,加强学校档案管理工作

1.加大档案宣传力度,增强档案意识

档案工作者要充分认识到自己所从事工作的意义和肩负的历史责任,树立起强烈的使命感、责任感。除此之外,还应积极主动地宣传,增强各级领导及广大教职员工的档案意识,使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富,是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是不可再生和替代的信息资源,从而自觉维护档案的安全与完整,形成档案工作的良性循环。

2.进一步加强档案管理的制度化、规范化

档案管理工作的制度化、规范化不仅是高等院校保证档案文件信息系统真实、全面的内在要求,也是高等院校为保证和提高教育教学、科研质量的必要措施,更是顺利进行评估工作的有力支持。因此,档案管理部门应形成一个以综合档案室为中心的强有力的档案管理网络,明确岗位责任制,实行定期检查和奖惩制度,将归档工作同个人年终考核、职称评聘和各种奖励挂钩,增强教师的责任感和积极性,并把档案管理制度化、规范化建设作为一项长期机制紧抓不懈。

3.推进档案管理系统信息化、网络化,实现档案信息资源共享

档案管理信息化网络具有直接、便捷、高效及双向交流的特点,高校自身及社会使用者只要在访问权限范围内轻轻点击键盘,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息,不受时间与空问的限制,促进了档案的利用。不仅如此,档案管理者通过信息网络手段实现对档案管理服务的升级,可以从繁重的手工劳动中解脱出来,腾出时间充分挖掘档案信息的价值,扩大信息开发服务种类,更好地为学校教育、教学、科研等工作服务。

4.加强档案人员的素质教育

学校档案管理者的素质,直接关系到档案工作的效率和档案质量的好坏。因此,档案人员在充分认识到自身工作的意义和价值的基础上,要努力提高自己的政治素质、业务素质和文化素质,善于学习研究;勇于创新,以服务学校、服务广大师生为己任;发扬敬业爱岗、艰苦奋斗、团结协作的精神。各高校应尽可能地为档案工作人员提供业务培训和继续教育的机会,拓宽他们的知识面,优化知识结构,使他们掌握计算机网络、外语、缩微摄影等有关方面的知识、技能,提高业务水平和工作能力。同时,广开进人渠道,制定优惠政策,积极引进计算机等各类特殊技能人才充实档案队伍。

四、结语

高职院校人才培养工作评估是一项长期性的工作,各院校为了评估不惜花费大量人力、物力进行材料和数据准备,如果院校能借助评估,形成评估体系,将这些材料和数据纳入其中,形成宝贵的无形财产,无疑对今后的教育教学和评估工作具有重要价值。高职院校可以把评估系统统一管理,利用日常档案管理的信息,对评估系统及时进行充实、更新,使评估材料不断丰富,为再次迎评打下基础,这样就节省了大量人力、物力,也为高校网络化、数字化建设创造了条件。档案是学校发展和评估改革中不可缺少的基础和前提条件,也是学校的宝贵财富,评估工作在规范办学、指导教学的同时,也规范和促进了学校的档案管理水平。档案工作者应以评估为契机,提高档案管理水平,推动档案事业的发展。

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