做好档案管理工作的实践与思考

张素平

河北省药品检验所，河北石家庄 050011

食品药品安全，关系到党和政府的形象，关系到百姓的生命健康，药检所肩负着保障人民群众用药安全的神圣职责，档案工作服务服从于药品监管工作大局，其业务能力和管理思路能否适应形势发展的要求，不辜负社会和百姓的期望，取决于档案队伍的综合素质，先人一步，高人一筹，就能以超人一倍、两倍的速度高质量完成某项具体工作。因此，准确把握新形势对档案工作的要求，找准工作中的高点，用崭新的理念，超前的思维，在档案管理的岗位上创造性地完整收集，合理编辑，优化服务，让利用者在需要档案的时候能找到，找到档案能用上，用上档案能解决问题。

1）组织人力物力解决档案库房面积小，设施不足等问题，在单位领导班子的大力支持下，扩建了档案库房，做到库房、办公两分开，使档案管理的硬件设备设施得到较大的改善。加快档案管理工作向现代化迈进，进一步加强档案管理，提供方便的查阅条件，河北省药品检验所还购置了档案文件柜、目录柜，优化了档案室的工作环境。

2）文书档案实现计算机管理已成为各单位管理者的共识，目前，河北省药品检验所文秘人员每年收发大量的上下级和本单位的文件一登录一传阅一催办一承办一文件整理一抄写文件目录一归档，每年要花费近2个月的时间将前1年的文件以单份分散形式输入计算机整理归档。如果使用档案管理软件后，可以将收到文件随时登录，准确分类，年终后计算机控制自动生成门类清楚、规律性强的档案有机体系，并可打印卷内目录。文书档案实现计算机管理有以下优点：一是掌握现代化管理技能，提高综合素质。计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案管理工作的必然要求，作为新时代的档案工作者，除理论知识的学习和计算机网络技术的应用，先进档案管理软件是实现档案管理数字化的基础。基于河北省药品检验所信息化建设总体布局，提高档案数字化、规范化的程度，使档案利用更加便捷，更加适应社会发展的需要。二是利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三是健全管理制度，强化档案管理水平。我们在做好日常档案收集整理工作的基础上，进一步做好人事干部档案工作，严格按照《干部人事档案材料鉴别归档制度》，我们根据缺失材料的部分，逐一进行查找补充归档，并严把材料关，从而使员工档案材料更加齐全。

毋容置疑，食品药品安全，关系到党和政府的形象，关系到百姓的生命健康，药检所肩负着保障人民群众用药安全的神圣职责，档案工作服务服从于药品监管工作大局，因此我们要围绕新时期档案工作目标任务，一如既往抓紧抓实抓出成效，提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。一是以人为本，加强药检档案人才队伍建设。重视档案专业人才或通过向社会公开招录，专业以档案学、历史学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养药检档案事业发展急需的人才，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、提高档案人员的业务素质， 总结新经验，优化知识结构，达到理论和实践有机结合；三要加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；多走出去参加培训或到发达地区学习先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。

发挥专职档案人员的创新主体作用。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。为此，当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，因此，信息化建设是搞好药检档案管理工作的途径。并进一步加强以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益，更好地为药检所的检验、科研、带教、管理做出更大的贡献。

档案是一种回溯性信息，是对历史的真实记录逆向追溯其价值的过程，其核心价值在于信息记载和信息服务。因此，开展药检档案信息服务是提升大众档案意识的鲜明旗帜，是药检档案发挥效益的关键，是药检机构生产力的体现。及时编发档案利用实际社会效益，关注和服务民生等各种方式，拓宽药检档案资源利用渠道，为药检业务、管理服务，充分体现药检档案的使用价值及其管理的重要性和依据性，共建和谐药检、和谐药监。

与此同时，档案管理人员要维护档案的完整与安全，使档案工作渗透到监管工作的各个方面、各个环节。进一步增强档案管理人员的专业知识，提高综合素质，才能更好的为药检档案事业服务好。