浅谈项目合同管理的关键

2010-08-15张文魁

科学之友 2010年1期

张文魁

（太原市建设工程预结算审核中心，山西太原 030009）

项目合同管理是指对项目合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同履行过程中发生的争议或纠纷进行处理，以确保合同依法订立和全面履行。其目标有二：一是使整个工程在规定造价和工期内达到规定质量要求；二是保证在项目实施过程中合同争执较少，合同各方面能相互协调，工程结束时各方都非常满意，有助于双方建立长期友好合作关系。

由于现代工程体积庞大，资金来源渠道多，合同条件复杂，项目合同管理极为复杂、繁琐，所以合同管理必须把住以下几点关键。

1 合同评审

1.1 招标文件分析

招标文件是整个招标过程所遵循的基础性文件，是投标和评标的基础，也是合同的重要组成部分。它是招标人准备投标文件和参加投标的依据，是招标活动当事人的行为准则和评标的重要依据，是招标人和投标人签订合同的基础，所以必须对其进行反复分析、研究，结合本企业实际，使投标工作更科学、更有成效。

一般来讲，招标文件分析应包括3个方面：一是招标条件的分析。分析的对象是投标人须知，通过分析掌握招标过程、评标规则和各项要求，并对投标报价工作作出具体安排，了解投标风险以确定投标策略。二是技术文件分析。主要是进行图纸会审、工程量复核，从中了解承包商具体的工程范围、技术要求、质量标准。在此基础上进行施工组织，确定劳动力安排，进行材料、设备的分析，制定实施方案进行报价。三是合同文本分析，主要对其合法性、完备性、双方责权及其关系、合同条件之间的联系和合同实施后果5个方面进行分析。

1.2 投标文件分析

投标分析应考虑承包商可能对项目有影响的所有方面，通常包括：①投标文件总体审查，如投标书有效性、投标文件的完整性以及投标文件与招标文件的一致性审查；②报价分析，包括投标单价分析、投标报价决策分析和投标报价宏观审核；③技术性评审。这是投标报价的依据，也是完成合同责任所做的详细计划，这一过程必须对施工方案的科学性和可行性、项目班子工作能力、人材机计划的准确性等进行认真评估，提出缺陷，弥补不足。④其他。如潜在合同索赔可能性，对拟雇佣的分包商的评价，投标文件总体印象，对业主的优惠条件等。

1.3 合同审查

合同是双方关于工程所有约定的最终体现，一旦确定，便难以更改，不可不慎。首先对合同的合法性进行审查，防止无效合同，如无经营资格、无相应资质、违反法定程序、违反法律法规而订立的合同。其次要对合同条款的完备性进行审查，通常包括以下6个方面：①确定合理的工期；②明确双方代表的权限；③明确工程造价或工程造价的计算方法；④明确材料和设备的供应；⑤明确竣工交付的标准；⑥明确违约责任。

2 合同实施计划

2.1 项目总体策划

项目总体策划是在项目开始阶段，对那些带根本性和倾向性，对整个项目、整个合同实施有重大影响的问题进行确定。内容包括：①工程承包方式和费用的划分；②合同种类的选择；③招标方式的确定；④合同条件的选择；⑤重要条款的确定；⑥确定资格预审标准和参加投标单位数量、定标的标准以及标后谈判的处理。

合同总体策划决定着项目的组织结构及管理体制，决定合同各方面责任、权力和工作的划分，它保证业主通过合同委托项目任务，并通过合同实现对项目的目标控制。

2.2 项目分包策划

项目的所有工作都是由具体的组织来完成的，业主必须将它们委托出去，工程项目分包策划就是决定将整个项目任务分为多个包，以及如何划分这些标段。通过分包和任务的委托保证项目总目标的实现。分包策划决定了业主签约的承包商的数量，决定着项目组织结构及管理模式，从根本上决定合同各方面责任、权力和工作划分。通过分包策划，还可以摆正工程过程中各方面的重大关系，防止由这些重大问题的不协调或矛盾造成工作上的障碍，造成重大损失。对于业主来说，正确的分包策划能够保证各个合同圆满地履行，促使各合同达到完美的协调，减少组织矛盾和争执，顺利地实现工程项目的整体目标。

2.3 项目合同实施保证体系

该体系包括4个方面：①作合同交底，分解合同责任，实行目标管理；②建立合同管理的工作程序；③建立文档系统；④建立报告和行文制度。

3 合同实施控制

合同实施控制是指承包商为保证合同所约定的各项义务的全面完成及各项权利的实现，以合同分析的成果为基准，对整个合同实施过程的全面监督、检查、对比、引导及纠正的管理活动。

3.1 对工程目标进行强有力的控制

总承包合同定义整个工程建设的总目标，这个目标经分解后落实到各分包商，这样就形成了目标体系。其中，合同的分解与交底是关键。

合同分解必须保证各分解单元间界限清晰、意义完整，内容大体上相当，这样才能保证应用分解结果明确、有序，且各部分工作量相当。还要易于理解和接受，便于应用，即要充分尊重人们已形成的概念、习惯。最后就是便于按照项目组织分工落实合同工作和合同责任。

合同交底指承包商合同管理人员在对合同的主要内容作出解释和说明的基础上，通过组织项目管理人员和各工程小组负责人学习合同条文和合同总体分析结果，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解承包商的合同责任和工程范围，了解各种行为的法律后果等，使大家树立全局观念，避免在执行中的违约行为，同时使大家工作协调一致。其内容包括：①工程质量、技术要求和施工中的注意点；②工期要求；③消耗标准；④相关事件之间的搭接关系；⑤各工程小组责任界限的划分；⑥完不成责任的影响和法律后果等。

3.2 对合同实施进行跟踪与监督

在工程进行过程中，由于实际情况千变万化，导致合同实施与预定目标发生偏离，这就需要对合同实施进行跟踪，要不断找出偏差，调整合同实施。作为总承包商对分包合同以及采购合同的实施要进行控制，对其进行跟踪和监督，以保证总承包合同的实施。

在这个过程中，最重要的一点是合同的跟踪与诊断。合同跟踪的对象包括：①具体的合同事件，如安装质量、工程数量、工期、成本的增加和减少；②工程小组或分包商的工程和工作；③业主和工程师的工作；④工程整体施工秩序状况。

合同诊断的内容包括合同执行差异的原因分析，合同差异责任分析、合同实施趋向预测。对于事实偏差的处理方式有组织措施、技术措施、经济措施、合同措施等。

3.3 对合同实施过程中加强信息管理

在工程项目管理中，信息化管理给工程项目管理提供了一种先进的管理手段。目前，在工程管理中对信息的处理还基于纸介质进行，信息的流速并不快。对总承包商来说，一方面是由于自身的管理水准的高低，另一方面也受到分包企业自身管理水平的影响。因此，要加强合同实施过程中的信息管理，具体来说，应从以下3个方面着手：①明确信息流通路径；②建立项目计算机信息管理系统，对有关信息进行链接，做到资源共享，加快信息的流速，降低项目管理费用；③加强对业主、监理、分包商等信息管理，对信息发出的内容时间有对方的签字，对对方信息的流入及时处理。