浅谈信息化在企业人力资源管理中的应用

赵 毅

中铁二局人力资源部，四川成都 610032

浅谈信息化在企业人力资源管理中的应用

赵 毅

中铁二局人力资源部，四川成都 610032

本文从企业人力资源管理信息化入手，分析了企业人力资源管理信息化的现实意义，指出了信息化建设中存在的主要问题，提出了推进企业人力资源管理信息化建设的对策和建议

人力资源；信息化；应用

当前，我们正处于一个以知识、智力和创新能力为基础的知识经济时代，由于人是企业能对自身进行变革以适应环境变化的惟一动力，人力资源已经成为企业的“第一资源”，是企业的核心竞争力，人力资源管理也是企业管理者最重要的管理活动和必备的管理技能之一。

在过去的几年里，不少组织的人力资源管理部门都开始了人力资源管理信息化建设——或全盘引进、或委外开发、或自主开发。然而，在人力资源管理信息化建设实践过程中，一些人力资源管理信息系统常以失败告终，或成为企业的“鸡肋”。那么，企业在人力资源管理工作中应该如何有效实施信息化管理呢？

1 人力资源管理信息化简介

人力资源管理信息化，即“eHR”，是新经济时代下人力资源管理发展的趋势，是以网络技术的成熟与运用为基础，以ERP、ASP(Application Service Provider，应用程序服务提供商)等概念的出现和具体实施为存在和发展的环境，以人力资本开发和增值的迫切性为终极原因，将先进的软件配上高速的硬件运用于人力资源管理，为企业建立的一种基于Internet的人力资源服务网络系统。系统通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。通过网络技术相联系，实现企业全面人力资源管理，使企业实现一种新的人力资源管理模式。人力资源管理信息系统一般是由系统规划、系统开发、系统运行维护和系统更新几个阶段组成，主要包括：基于互联网的人力资源管理流程化与自动化，获得人力资源管理外部服务和实现企业内部自助服务。

2 人力资源管理信息化的现实意义

2.1 有助于提高工作效率

信息技术在人力资源管理中的应用，将使人力资源管理人员从日常事务中解脱出来。

2.2 有助于规范业务流程

当人力资源管理者从繁杂的行政事务中抽身出来之后，就希望规范人力资源运作体系的业务流程。

2.3 有助于降低管理成本

企业在实施人力资源管理信息化之后，比如在员工培训方面，员工可以“在线”随时随地接受培训，从而可以节省时间，减少差旅费用，降低培训成本。在评估方面，通过网络，各级主管可以很快看到来自各地下属定期递交的工作述职报告，并进行评估、指导及监督，这样，评估的成本也可以大为降低。

2.4 有助于企业留人、用人

不少企业在不同程度上存在着人才流失现象，人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等。企业实施人力资源管理信息化后，利用人力资源管理信息系统对员工进行选拔、任用，可以减少人为的主观性，体现公平原则，从而留住人才。同时，人力资源管理信息化使员工得到充分授权，它所提供的透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源管理服务和企业管理满意度的提升，员工满意度的提升无疑会增强企业的凝聚力，从而发挥吸引人才、留住人才的作用。

3 当前企业人力资源管理信息化建设的主要问题

现在，许多企业已经借助不同的人力资源管理信息系统实现了人力资源管理信息化。著名的“康师傅”、万科等企业都采用了SAP本地化的人力资源管理系统。但就整体而言，目前企业人力资源管理信息化的现状是滞后的，目前从整个行业来看，人力资源管理的信息化工作开展的并不理想，“思想超前，行动落后”是目前人力资源管理信息化的典型特征。

3.1 目光短浅

企业领导人在人力资源信息化建设中缺乏长远的战略眼光，认识不到采用和实施人力资源管理信息化的重要性。他们或者只顾眼前利益，认为人力资源管理信息化是一种“锦上添花”的项目，没有紧迫感；或者对人力资源管理信息化缺乏认识，自以为自己也已采用了人力资源管理系统，殊不知他们实质上只是采用了带有部分人事数据的简单薪资处理软件（这类系统大部分甚至还未达到20世纪70年代末的水平）；还有些企业在选取人力资源管理系统时，只考虑满足当前的需求，而且考虑价格因素多于系统功能，这样选取的系统会后患无穷，不仅现在缺乏指导价值，将来随着企业的发展和管理水平的提高，也会阻碍企业的进步，届时要想改换其它的系统会比现在还要痛苦。

3.2 认识不够

由于缺乏对系统实施工作的重要性和艰巨性的认识，将人力资源管理信息化系统混同于一个普通的软件，没有统一的规划和项目组织，边用边开发，使系统的实施处于一种混乱的状态。其结果不仅会使整个系统的开发缺乏坚实的基础，造成数据的重复、不相容和不全面；同时会造成相关人员和部门在数据采集和确认中进行重复劳动，增加了工作量，使他们产生怨言。如果数据更新不及时或不能有效地更新数据，还会使得以前的劳动前功尽弃，严重挫伤实施人员的工作积极性。而数据采集得不够全面，在领导需要某些分析报告时不能及时提供，也会让领导对项目的成效和实施人员的工作产生怀疑，对整个项目产生不利的影响。

3.3 好高骛远

很多企业在人力资源管理信息化建设过程中，采取让各个部门提自己的需求的方式汇总软件需求，然后按照这些需求去寻找软件或委托开发，这样做的结果往往是：每一个部门都提出许多个性化需求，大家都有这样一种心理：一定要趁这次机会把需求提全，把什么工作都计算机化，以后自己就轻松了。事实上，这是不现实的，如果在现阶段就达到这样的目标的话，意味着假设有10个人的人力资源部门恐怕就要裁掉8个人了，因为都计算机化了嘛。这样做的结果往往是失败的。

3.4 实力不足

有些企业出于种种考虑，不顾自己的实力，组织一些人自己开发所谓的人力资源管理软件，以期实现人力资源管理信息化建设。要想使自己开发的软件投入实际运行，便于人力资源部门人员的使用并在以后能根据实际需要不断更新，其用于维护、文档编写、调试和排错等等所花费的人力、物力、财力姑且不论，问题是在于，如何将现代人力资源管理的理念和计算机技术有效地集合起来，从长远、系统和发展的眼光来进行全面的系统分析和设计并不是一件轻而易举的事。

4 企业人力资源管理信息化建设的对策和建议

4.1 信息化建设的过程要贯穿人力资本观念

在人力资源管理信息化的过程中，通过建设管理信息系统，使得职能部门能充分共享信息资源，加快沟通过程，改善决策效果。信息化环境使员工拥有更充分的信息资源，有机会参与企业的发展与管理。随时获取有关人力资源开发的信息。

4.2 信息化建设要注意立足现实，结合实际

要实现人力资源管理信息化，企业必须根据自身的发展现状和实际需求制定切实可行的目标，切忌追求一步到位，贪大求全。一步到位的信息化脱离了人力资源管理的现实需求，既加大了现实的投资成本、延长了实施周期，也增加了未来升级换代的代价。所以，企业人力资源开发与管理的信息化过程是一个循序渐进、分步实施的系统工程。

4.3 信息化建设要重视软件研发和技术支撑

现有的人力资源信息化管理系统给企业带来的最大困扰是软件的功能模块、权限管理和安全管理的维护工作量巨大，系统跟不上管理现实的变化等。针对企业高层次人才造成的组织结构相对不稳定、业务流程变化频繁的特点，人力资源信息化软件要实现不断调整的功能，进行快速配置，处理好“灵活性”和“操作的简便”之间的关系，开发出具有灵活结构的软件，适应不断变化的人力资源管理模式。快速配置的人力资源软件系统要支持系统与其它系统环境的动态集成,比如薪酬管理系统与财务系统的集成。

4.4 信息化建设要重视人才培养,获取智力支持

信息化不是一个单纯的技术问题,更重要的是一个管理问题。因此，信息化的建立、运行是一项艰巨而且长期的系统工程，需要系统技术人员和全体员工的大力配合，才能保证信息化建设始终与企业的发展目标相互配合，这是企业人力资源管理信息化建设成功的保障。

4.5 信息化建设要有效调整组织结构和规范业务流程

人力资源管理信息化项目的实施不可避免地会使原有业务流程发生变化，同时也会影响到人员岗位和职责的变化，甚至引起部分组织结构的调整。一方面，必须根据企业战略对组织架构和部门职责进行调整。在调整过程中，可能会涉及部门职能的重新划分、岗位职责的调整、业务流程的改变，权力利益的重新分配等因素；另一方面，要对人力资源管理结构进行调整。由于实施人力资源管理信息化后，人员的层次结构有了很大变化，原来主要从事重复劳动的管理人员，现在可以把主要精力放到更具创造性的工作上。因此，企业要进行新的工作分析，调整人力资源管理目标和提拔、培训等计划。

[1]秦志华.人力资源管理.中国人民大学出版社，2000.

[2]张建辉.互联网与企业人力资源管理[J].中国软科学， 2002（4）.

C93

A

1674-6708（2010）23-0209-02