刍议高校特色档案的建设管理

2010-08-15陶岚

科技传播 2010年14期

陶岚

湖南商学院设计艺术学院，湖南长沙 410205

高等特色档案，是指高等院校在从事教学、科研及各项管理活动中,直接形成的能反映高等院校的风格和特点并具有查考利用价值的各种文字、图表、声像的历史记录。它可以丰富和优化档案，弥补高校档案内容中的空白和不足，更加全面、深刻地反映高校发展的真实面貌,便于人们全面准确地了解和认识其学校的过去，科学地规划、指导现在和将来。

1 建设高校特色档案的必要性

高校特色档案体现的是与其它高校的差异性。特色就是其价值的体现，代表了一个高校所特有的档案。高校特色档案不仅是一个高校发展历史的见证，也真实地反映了一所高校办学的历史变迁，它也会随着高校的发展壮大逐步地积累、丰满起来。

1）传承办学理念。高校特色档案记录了高校办学理念的发展形成，见证了学校治校的历程，体现了不同时期的管理特色;

2）凸显校园文化。高校特色档案反映了一个学校所特有的校园文化，凸显了其校园文化特点;

3）展示办学效益。办学理念中,取得的效益是档案馆内在的价值体现，显示学校卓著的办学效益。

2 构建高校特色档案需要具备的几个条件

2.1 领导和教师要重视特色档案建设，增强档案意识

学校档案是衡量本校教学质量和管理水平的重要标准。搞好特色档案建设的一个重要前提就是需要领导的重视，领导的关注会加快特色档案建设的步伐，其次是提供特色档案建设所需的资金，提供必要的最新配套设施，以利于特色档案的建设和管理。高校教师培养积极的档案管理意识是发挥档案功能的重要保证，广大教师成为特色档案管理的一份子可以为特色档案建设提供丰富的档案资料。

2.2 依法治档，具备健全完善的档案管理制度

依法治档是搞好档案工作的基本要素，能够为特色档案的建设起到一个良好的保障作用。健全严密的切实可行的档案管理制度,严格按《中华人民共和档案法》的要求,规范各类档案的归档管理,使档案管理走上规范化、制度化。

2.3 培养高水平、高效率，高素质的高校档案管理人才

培养高水平、高效率，高素质的特色档案管理人才是构建高校特色档案的质量保证。档案管理人才除了应具备比较系统的档案管理知识外，还应具有一定的文化修养和政治素质,熟悉关于党和国家在档案工作方面的方针和政策，具备一定的历史知识、语文知识和文字表达能力，并且掌握一定的使用计算机进行处理档案信息的能力。

2.4 建立档案信息化管理系统

先进的档案信息管理系统是提供优质高效服务的保证。高校可充分利用多媒体技术对传统的图、文、音、像进行处理，将传统档案转化为电子数据储存、传输和处理，使其成为一种可视化、动态化的数据，便于利用和查阅，同时保护了原始资料。档案的收集过程、整理、归档和统计等都可以使用电脑管理软件来完成，这样就简化了传统的工作过程，提高了档案的管理和利用效率。

3 构建高校特色档案的原则

3.1 系统性原则

这是一个总体性原则，高校特色档案在建设时要考虑到信息资源的通体性和系统性，对于特色档案的建设首先要进行一个全局性的规划，避免造成档案信息资源收集、整理不全。

3.2 协调性原则

协调是工作有序高效开展的原则，只有多方配合，齐心协力才能建设好高校特色档案系统。首先是高校档案部门的内部协调。内部的人才分配，工作项目分配，资金的分配等都需要协调好；其次是档案部门与学校其它部门的协调配合，部门之间良好的协调关系，会壮大档案部门的实力，加快档案资源的建设；最后是要开展与其它高校档案部门的沟通协调，资源共享的同时避免信息资源建设重复，并共同讨论解决今后特色档案建设中出现的问题，充分考虑档案信息资源建设的互补性。

3.3 标准化原则

这是高校特色档案建设的准则，没有规矩不成方圆，在进行高校特色档案资源建设时，要求严格推行和遵守各种标准。

3.4 选择性原则

高校特色档案资源的建设要有选择性，要把高校所有的信息资源全部纳入建设范围是不可能的，应当根据本校的档案馆实力和本校的办学特色有选择性的把能反映本校办学特色的成果档案等纳入建设范围；其次，应选择具有比较大的价值或者是具有重大潜在需求价值的档案信息作为优先建设的对象。

3.5 适度性原则

高校特色档案的建设还要坚持适度性原则。要根据本校的实力和现实情况来控制好档案信息资源建设的规模和发展速度等，确保高校特色档案资源建设的稳步适度前进。

4 高校特色档案建设的组织实施

4.1 组织、规划

高校特色档案的建设是一个系统性的工程。从一开始就需要有一个良好的组织和规划，这是事业成功的保障。首先要根据本校档案部门自身的特色和实际情况来定一个总的目标、方向和规模的大小，然后是制定出一系列相应的措施和方案来实现这些目标；另一方面，在高校特色档案的实施过程中，各个部门的组织协调将为高校特色档案信息资源建设提供组织上的保障。