新时期人事档案工作的思考

宋 媛

（黑龙江省农业机械运用研究所 黑龙江 绥化 152054）

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，它能充分反映每个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹，是知人善任、选贤举能的重要依据。随着人事制度改革的不断深入，聘用制、人事代理等新的用人制度已在各单位实施。干部的提拔、专业技术人员的聘任、职称晋升、进修学习、出国考察等都需要利用干部人事档案。因此，管好用好人事档案，对人才资源开发有着重要作用。

一、人事档案工作现状

随着国家人事档案法律的出台和完善，人事档案工作得到了应有的重视和一定程度的发展，尤其在信息化、规范化和便民方面有较大的改善，但依然存在不少问题。认真分析并解决存在的问题，才能为国家和单位建设和发展提供保障。

（一）制度不健全。有的单位没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏完备的规章制度。由于制度不健全，管理不规范，或者没有专门的档案室，这些都给档案的管理和服务带来麻烦与不便。

（二）档案管理人才匮乏。档案管理人员配备不足，是当前档案管理工作难做好的最根本原因。档案管理人员大多数“身兼数职”，或半路出家，或内部调剂上岗。对在岗人员又未能及时进行岗位培训，更没有给予正规的进修，或学习档案专用知识。

（三）档案管理工作模式陈旧。随着经济社会的发展，使得档案的形式和内容多样化、复杂化，但大多数单位仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。新形势下，电子技术的飞速发展，网络技术已覆盖各行各业，但档案管理技术没有跟上时代步伐，大多数单位未能充分应用计算机和网络技术为档案管理服务，而是沿用传统的手工操作模式。

（四）档案内容与人事管理要求不适应。档案内容设计样式陈旧，无法引导填写人把有经验有意义的个人经历带入档案，致使档案材料缺少新的信息。

（五）人才流动与档案转递不同步。随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动方式更加灵活。合理的人才流动，本应档随人走。但由于种种原因人档分离现象越来越多。人档分离不仅给人才引进带来了一定风险，也给组织人事部门的管理工作带来了混乱。

二、改进干部档案管理的对策

（一）加强管理，建立新机制。要适应新形势、新任务的要求，努力实现人事档案管理工作的科学化、规范化和制度化。在管理和利用上，要破除人事档案过于神秘化的传统观念，在不影响安全保密的原则下，将反映职工的生日、学历、经历、资历、业绩与能力、考察考核等方面的材料以适当的方式和形式，在适当范围内公开，以扩大使用范围，提供使用方便，并接受广大职工群众监督。要改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的档案管理方式，建立与本单位工作紧密结合的人事档案管理新机制，包括档案采集更新、索引查询、分析研究应用等，以有效促进岗位调整，工资调整，人才开发引进，业务培训等项工作，加强人力资源现状和需求分析，使人事档案管事工作为国家和单位事业发展提供服务。

（二）建立健全各项管理制度。人事档案工作是一项头绪多，琐碎繁杂的工作，如果没有一定制度的制约，就会无章可循，无所适从。应结合本单位人事档案管理工作的实际和社会现实需要，制定和完善人事档案管理制度，进一步严格对档案材料收集归档和转进转出的管理制度，更好地阻止虚假材料进档。要完善管理档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的内容更加科学、全面、完整，为职工考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

（三）实行档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一个重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上。档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了科学准则和依据，保证档案各项工作能够有机地结合起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数量的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立档案管理标准，形成档案管理标准体系，以确保档案管理现代化各项工作的有效实施。

（四）转变思想观念，增强服务意识。人事档案工作是一项服务性的工作，为人事工作和其他工作服务是它赖以存在和发展的基础。多年来，人事档案工作为人事制度改革和国家经济建设做出了卓有成效的贡献，但是，社会档案意识依然很淡薄，人事档案的地位、作用并未受到人们的普遍重视，其中一个重要的原因，是思想保守，缺乏人事档案服务宣传教育，不能为社会各行各业提供高效、优质的服务。在人事制度改革不断深化的新形势下，用人制度灵活性不断加大，人才流动频繁，作为人才缩影的人事档案，社会需求与日俱增，人事档案工作面临着新的压力和机遇。为此，人事档案工作部门应有紧迫感和使命感，顺应时代发展的需要，改变传统保存、保密人事档案的服务观念，树立为社会服务，积极探讨社会人事档案需求的规律，努力实现服务角色转换，建立以用户为主体的主动服务方式。