浅谈档案信息利用与传播面临的问题及应对措施

沈 晓

（鹤岗市档案局 黑龙江 鹤岗 154100）

在社会主义市场经济条件下，信息是一种产业，它既能带来社会效益，也可以带来可观的经济效益。档案信息作为信息系统的重要组成部分，跟随着社会的步伐，不断变革和创新，因此，档案工作也无例外地受到了影响。新时期，我国的档案工作中的利用与传播工作也遇到了市场经济条件下的各个方面的挑战。各方面的弊端日益明显，长期形成的管理模式已不适应如今信息化的浪潮，对此，必须对它们进行一系列改革，适应时代趋势，保持科学可持续发展。

一、档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的挑战

我国档案系统长期形成的封闭和半封闭的管理体制，已不再适应社会发展的需要，档案信息利用与传播方式缺乏正确科学的目标模式，缺乏明确构想，并没有什么应对措施，所以档案信息的利用达不到应有的效果。因此，需要解放思想，更新观念，勇于改革，善于创新，确立档案信息利用与传播工作的地位；此外还要多层次多渠道开发档案信息，便其创造更大的经济效益；要注重宣传工作，为档案信息开发利用创造良好的外部环境；还要加快档案资料编研工作进度，更好地为档案信息利用与传播服务。

二、网络环境下档案创新服务

要发挥档案信息的作用，必须建立档案信息服务体系。首先，构筑档案信息资源体系。档案信息资源体系的构筑要分层次进行，一是要建立行业档案信息资源体系，集中本行业档案资料，对档案信息进行整体开发，综合管理，形成档案信息拳头产品，为某一行业服务。二是要建立地区综合档案信息资源体系。这个体系的建立应以地市级综合档案馆为中心，辐射各县、市、区，形成资源共享的格局，体现经济的区域性。这种信息资源有利于档案信息的整体开发，统一运用。三是建立国家档案信息资源体系。形成全国信息开发利用网络，有利于提高档案信息开发利用的经济效益和社会效益。其次，建立档案数据库。创造信息开发利用的资料基础，并同时开展档案咨询服务，使档案信息取得较好经济和社会效益。再次，运用现代信息技术手段进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，它可以为档案信息开发创造优越条件，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，大力开发和科学管理，有效利用信息资源成为现实，也可以为将来共享信息资源打下基础，实现档案信息开发利用全程现代化。

三、顺应时代发展需要探索研究档案资源共享政策与环境

在国民经济和社会信息化的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革；积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践；积极利用现有档案资源共享的政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。档案资源的社会共享代表着现代档案工作的发展方向。比如，随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚复杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，也必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。为了尽早实现档案资源的社会共享，我们应以档案信息化建设积极推动档案工作的变革，在不断用现代技术装备档案部门，不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案利用服务工作现状，客观分析影响档案利用实现的诸多因素，深入研究档案利用者需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

四、网络环境下信息标准化与人才管理

目前，各省、市、地区档案部门的应用软件版本不一，功能各异，而且良莠不齐，这给档案的现代化管理工作带来很大的不便。当前软件的开发还处于分散状态——一种低层次开发阶段。如何开发研制出一套好的应用软件，笔者认为首先要做好标准化准备工作，开发出的软件能整体规划，制定统一的符合档案计算机管理需要的标准。其次要操作简便，自动立卷和组卷,具有有效维护和查询的功能，实现文档一体化管理。再次，可以优化管理系统界面，使其易学易用。这是档案部门推行计算机管理的关键因素，也是目前档案计算机软件开发商为保护和拓展市场必须解决的首要问题。此外，除了操作应用上方便，界面美观，功能齐全，符合标准外，还应具有更新功能，即可升级兼容的功能，这样开发出的软件可以解决技术难题，促进交流，为进一步规范档案工作，促进档案工作的标准化进程打下良好的基础。

我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构有待更新，现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致精通计算机应用技术和熟悉档案业务两者相脱节。所以，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键。建设一支高素质的档案队伍，是奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。在开展人才培训与专业培训的同时，应大胆吸收各方面人才。现代化档案管理工作不仅需要懂专业知识、技术的人员，也同样需要懂得计算机、会管理等多方面人才。档案工作逐步成为一门多学科交叉的综合性事业，档案部门应敢于、善于发现人才、吸收人才，壮大充实自身队伍，现代化的档案管理呼唤高素质的人才，高素质的人才队伍又进一步推动档案的现代化改造进程。

五、档案信息网络化问题

档案信息网络化是历史的必然，档案是信息，是富有现实价值和历史价值的原生信息。网络时代的到来，为档案界提供千载难逢的历史机遇。当今，档案利用与传播工作对档案信息网络化建设提出更高要求，建立档案信息网络，建立信息高速公路，实现信息资源的共享，可以准确快速地传递有效的档案，创造出更快更高的经济和社会效益。档案信息的网络化管理，其安全性、可靠性，加密技术、“防火墙”技术，以及档案信息与其他信息资源和处理软件的兼容性问题日益突出。我国档案法中规定“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用”，在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要，对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全检测技术、加密技术、电子身份认证以及防改写措施等来保证网络信息传播的安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，使档案信息网络化建设顺利实施。

六、重视档案利用效果的信息反馈

档案利用效果的信息反馈，是利用者将利用档案完成，某项工作或者解决某个问题的结果回馈给提供档案单位的义务行为。收集、整理档案利用效果信息，是档案工作重要组成部分，是档案部门及时了解社会对档案的需求，分析掌握档案利用动态，不断改进加强自身工作，提高服务质量的有效途径。档案利用效果信息收集工作，决不是一项可有可无、可做可不做的工作，它是利用工作的重要一环，是档案发挥作用的真实记录，是档案价值的具体体现。这项工作做好了，可以掌握档案利用工作主动权，提高工作效率，更好地为社会服务。改进和加强档案利用效果信息收集工作，应该建立并不断完善“档案利用规定”等相关的规章制度，使档案管理人员和利用者在共同完成档案利用效果信息收集工作上有规可循，有章可依，达到用规章制度规范工作。做好档案利用效果收集工作的关键，一方面要对档案工作者加强职业道德教育，强化责任意识和服务意识；另一方面要加大对利用者的宣传力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。重视档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好编研工作的一个重要前提。此外，还能提高档案为社会服务的工作效率，提高档案利用与传播工作效率，使档案更好地发挥其“有用”性。