档案管理现代化建设的措施

李有生

(黑龙江省人才中心 黑龙江 哈尔滨 150008)

档案管理现代化是我国社会主义现代化建设的组成部分，是社会发展的必然趋势，档案管理的现代化就是应用现代管理的理论，方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治，经济，文化发展对档案管理工作的要求，这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有致的为社会现代化建设服务。

一、档案管理现代化概念

档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案量展现代档案管理的过程。现阶段档案管理现代化的内涵应包括:档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。

二、档案管理工作的重要性

首先，档案管理工儿是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。这种管理工作，不只是对现成文件的一般保管，还要采用一套科学的管理原则及技术方法，系统整理和鉴别筛选档案资料，通过各种手段满足社会利用的需要。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。机关档案室保存的档案，是本机关进行职能活动的历史记录，由于机关日常工作经常查考档案而参与机关管理活动。因此，档案室工作也就是相应的机关工作活动的内容之一。

三、加快档案管理现代化的必要性

1.知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。因为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。

2.依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展。知识经济是现代科学技术智能化、信息化、高级化的结果，先进的技术设备是知识经济的物质基础和技术手段，没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处，当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产，生活的各个领域，档案工作也是如此，计算机广泛应用于档案管理，统计和检索；缩微技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。

3.知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅是知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的，科学的管理思想和管理方法，在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神，更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

四、档案管理的现状与存在的问题

1.档案意识不强，领导重视不够。首先是档案意义不强。具体表现在人们对档案的重要性认识不足，了解不够，在人们的心目中，档案部门既没有经济地位，也没有社会地位，政治地位无足轻重的单位，是可有可无的部门，在经济建设中影响力不足，发挥的作用不大，所起的成效不多。大多数人认为，档案工作无非就是收集、整理、保利害一些已成为因史的东西，是简单劳动，没有什么意义。因此，很多人不愿意到档案部门工作。

2.档案工作人员素质偏低，待遇差，队伍不稳定

(1)档案人员素质偏低，业务不精通。主要原因是:在安排工作时，一般不会由工作能力不从心强的人员担任兼职档案员；档案管理人员大多数“身兼数职，”半路出家，没有经过业务学习和培训上岗；除国家政府机关、大中专院校、大中型企事业单位的档案馆(档案室)工作人员具有相当的学历和业务知识外，一部分基层单位在档案工作人员配备上，不注重学历、业务、素质，即使学历较高，也不是学档案专业的；有的单位档案人员是内部调剂上岗，从未给在岗人员进行岗位培训，更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。几此种种，致使档案人员业务知识缺乏，业务不精通。

(2)档案部门待遇差，队伍不稳定。与其他相关部门相比，档案工作人员待遇差，工资收入低，奖金福利差距大。档案部门是清水衙门，同时档案毓在晋职、晋级、职称评功定等方面得到的待遇也不公正，与相关的图书系列相比相差较大。于是造成了档案工作在单位领导中不重视，在单位职工中没位置，在社会上没地位的状况。

3.经费不足、设备不全，硬件建设差。档案工作有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设施的不断完善，保障档案保管的基本条件，二是用于从事档案的科研工作，将档案管理信息化，是高档案管理水平。有些政府、部门和单位过分强调经济建设，不重视档案工作，对于档案事业的经费投入不足，有的单位根本就没把档案工作经费列入规划中，有的即使列入了规划所占比例也很少。于是，造成档案设备不全，硬件建设差。

4.管理模式呆板陈旧，手段落后。首先是随着科学技术的发展、高新产业的开发与推广、各种新生事物层出不穷，如外资引进、合资企业、股份、私营企业，个体从业者、高校办学的多样化、国际化交流等，使得档案的形式和内容多样、国际化交流等，使得档案的形式和内容多样化、复杂化，档案的范畴进一步扩大，但大多数单位仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。

5.对档案工作宣传不够，群众参与意识薄弱。由于档案工作宣传力度不够，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案工作不了解，档案工作的内容、性质、任务、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识，大多数人认为档案馆无非是保管资料，是一个无足轻重的单位。因此，搞好档案工作，必须改变过去只知道默默无闻埋头苦干工作方式，应通过各种手段，大力开展档案工作宣传达室，从而增加群众的理解、重视和支持，增强档案意识，使档案工作走向全民，走向社会。

五、档案管理现代化的内涵

1.档案管理信息化。档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全应应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置，管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供他务为重点的转变过程。其涵括以下四个方面的内容。第一，实现档案信息的数字化和网络化。第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。第三，实现档案信息高度共享。第四，必将引发档案管理模式的变革。

2.档案管理信息化进程中需注意的问题

(1)遵循标准，推时规范，加强法律建设。

(2)注重信息安全。

(3)综合利用档案管理技术。

(4)档案管理标准化

(5)档案利用现代化。

四、加快档案管理现代化的对策

1.加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

2.要科学地制定，贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3.要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜

4.加强档案队伍建设，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序，正常，持续的发展，人的因素是主要的，档案管理体制领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才，提高支队伍素质，创造条件有针对性适合不同荼岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作。