房产档案管理系统开发探讨

彭晓丹

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县房地产管理处 黑龙江 大庆 166200）

随着档案信息资源的急剧增长和社会利用愈来愈频繁，传统的档案利用方式与方法难以适应社会利用的需要和档案信息资源加工工作的实际需要，它们都要求能准确、全面、系统地将档案信息资源进行有效浓缩和有效的贮存，以便于广泛地提供利用，而档案工作者面对着浩如烟海的档案信息资源，完全靠手工操作去试图准确、全面、系统地将档案信息资源进行有效的浓缩和有效的贮存，这在实践工作中，是很难做到的。如此，在档案信息资源的加工工作中，应在手工操作的基础上，尽可能地使用现代科学技术，以弥补手工操作的不足。

对档案信息资源进行加工的根本目的，是使不便于传递和查找利用的数量浩大，内容繁杂的档案信息资源变成便于传递和查找利用的档案信息。如此，缩微技术的应用，在某种程度上来说就是起着对档案信息资源的加工作用，使档案信息的存贮密度提高，缩小档案体积，并且缩微复制品具有小型化、规格化、密集化的特点，这便于档案信息的传递和查找利用。

1.背景简介

房产档案管理的信息化智能化是大势所趋，不少单位都已将其提上了议事日程，很多地方都已经制定了本局档案馆信息化的具体时间表，部分地区已经进入实施使用阶段。由于档案管理工作的意义、重要性、及其他地位长期以来没有得到应得的重视，房产档案信息化又相对滞后于房产交易、物业管理等，时至今日市场上大部分的商业房地产管理软件还只是把房产档案管理作为一个次要的模块或子系统，对档案信息的数据化停留在粗浅的层次，录入许多不重要的数据项增加用户的负担，而对房产档案管理非常有用的数据、业务等缺乏深入的分析、挖掘。近来，房产档案的重要性受到了越来越大的重视，一些有条件的单位纷纷开始使用专业的房产档案信息化系统，取得了很好的社会效益和经济效益。在使用过程中，不断挖掘业务数据需求，不断升级完善。至今已形成了一套行之有效、安全可靠、使用方便的网络应用系统。

2.业务分析

房产档案信息化主要包括三个层次；档案原件的管理、档案的扫描及档案扫描件的管理，档案数据的管理，即信息化后的档案有三种存在方式，档案原件、档案扫描件、档案数据。

档案数据是以查询、统计、管理、记录、其他部门业务接口等目的从档案信息里提取的、利用数据库来进行录入、存放、查询、管理的信息源，是对其他两个层次管理的媒介，其管理模块也是房产档案管理系统的最基本部分，一般管理软件的组成部分如录入、查询、统计、注销等都包含其中。

档案原件有不可替代的作用，如何长期保存、编排方便、快速查找、防止纂改是原件管理的主要内容。这部分看似与电脑无关，大部分商业房产档案软件都为涉及。在我们的系统中，用扫描与原件互为监督，防止纂改，微机查询结果直接以扫描件提供出来，即查既得，既方便了用户，减轻了工作人员负担，也减少了原件磨损。我们通过数据库明确、保存报关员与档案的对应关系，自动生成并打印档案目录、档案号等编排工具，对档案原件的装订整理工作进行人和量的精确统计。我们通过软件自动跟踪，省去了原来最繁重的合档工作。档案之间的联系全部通过软件完成，库房只需要保证变化与按顺序排放即可。大大提高工作效率、明确管理责任的前提下，把库房管理从最繁重变成了最轻松的工作。

档案扫描是档案系统的重头戏。存储在微机中的档案图片可以大大方便用户查询，原来需要用户等待半天，管理员跑上跑下的工作，现在只一动鼠标就可在一秒内轻松得到，还减少了原件的磨损，延长了原件寿命，并对原件进行备份与对照监督。因此一个专业的档案信息系统，必须拥有扫描层次的管理。处理浩如烟海的档案必须使用高速扫描仪，要真正发挥高速扫描仪的作用，必须对扫描仪专门编程，而不能通过调用扫描仪标准界面来完成扫描工作，我们采用TWAIN国际标准接口，直接对扫描仪进行底层编程，并采用小键盘控制，图片扫描实现了高校的流水线作业，把高速扫描仪的能力发挥的淋漓尽致。人员管理作为档案管理的重要组成部分往往被很多商业档案软件忽略。我们的系统对每一卷档案的录入、扫描、接收、注销、保存等所有业务活动，都有操作人记录，以明确责任并精确统计工作量作考核依据。

3.房产档案管理系统的作用

房产档案管理系统是对房产档案进行数字技术处理，建立档案图像库，并通过对档案卷内目录的信息化处理，已实现房产档案的计算机管理和利用。该系统主要是为档案室接受、管理和利用档案提供平台。

3.1 基础功能

3.1.1 具有档案接收、档案查询、档案上架、档案扫描、库房管理、索引打印、档案录入、修改、档案借阅等功能。

2.1.2 预警预报功能：通过房产交易、放权登记、房产测绘等数据分析，为各界部门进行决策提供信息。

3.1.3 对产权登记所提供的各类要件，登记过程中形成的审批文件、附图，进行归档编录、录入档案存放位置及档案编号。

3.1.4 采用数码相机快速建档系统对登记收件原件扫描，建立归档图像库。

3.1.5 通过建立档案的基本数据信息库，构造档案目录库，并建立档案之间的关联及变更关系，实现档案的电子检索和调阅。

3.1.6 通过建立调档管理模块，实现实物档案的查档登记、调档收费、利用情况统计等业务的管理。

3.1.7 提供各类房地产业务统计报表的统计、形成各类报表，并对统计结果以图表显示，可为各类分析提供数据。

3.2 采用新技术

3.2.1 二维码技术，在档案卷皮上粘贴二维条形码，使档案的调阅、入库等管理更加方便。

3.2.2 建立电子库房，采用计算机把档案库房模拟出来，以此可以对库房进行管理，对档案的位置能够精确定位，同时档案不再按坐落上架而是采用档案件编号和位置号对应的方式上架，有效地避免了档案移库，同时也节省了库房的空间。

3.2.3 日志记录。通过完备的日志记录系统，对所有涉及档案的操作都用日志进行记录，从而对档案的各项操作都留有痕迹，保证了档案的安全性。

3.2.4 档案电子化，通过对档案继续扫描或数码成像把档案存贮在服务器上，从而达到不需要翻阅纸质档案的就可以实现档案查阅，极大的提高工作效率，方便了各项业务的档案利用。

3.2.5 图像压缩，通过采用先进的图像压缩技术在不损耗图像质量的同时，大大缩小图像的大小从而节约了服务器的存储空间。

3.2.6 文件服务器存储，目前两种图像存储方式；第一直接存储到数据库中，第二存储到专门的文件服务器上，考虑到数据库的性能和安全性决定采用第二种存储方式，也就是采用文件服务器进行存储。

4.房产预警预报系统

4.1 基本功能

4.1.1 统计功能，主要统计各系统办理的初始登记、转移登记、抵押登记、房产测绘、房产租赁等相关业务的宗数、面积、价格数据。

4.1.2 分项功能，对统计上来的各类数据，通过对比进行系统分析，找出市场内在的发展规律，做出科学、理性的市场分析。

4.1.3 信息发布功能，通过房地产网站定期对系统得出的信息报告进行发布，为政策决策和企业提供市场信息服务。

4.2 系统特点

目前，预警预报系统的数据主要来源于房屋权属登记管理系统，房产档案系统及房产分层分户图系统内的业务登记，数据较少是该系统的最大问题，为此，在系统开发的过程中，充分考虑当前存在的实际问题，已对系统的硬件设备、网络带宽、系统接口的可扩充性留有充分余地。同时积极与规划局、建委、土地局进行沟通协调，加快相关数据的汇集，为建立更为规范、完善的房地产预警预报系统奠定基础。

5.系统构成与其他业务系统关系

房产GIS系统是利用地理信息系统和数据库技术，通过房产测绘平面图、分丘图、分层分户图信息的采集、编辑、在地理信息系统平台上建立房产图形库和相应的属性库，以实现房产测绘工作的数字化，房屋面积计算的自动化，房产图形管理的规范化。房产GIS系统具有图形数据的采集、编辑、图像数据与属性数据的双向查询、检索、分析，历史数据的动态更新与管理和制图、表输出等功能。

[1]丁一剑,王宇.人事档案信息网络化管理的必要条件分析《中国档案》,2006(04).

[2]李海鹏.浅谈网络时代房产档案馆的对策《兰台世界:上半月》,2006(06).

[3]刘丽艳.房产档案微机化管理《兰台内外》,2006(04).