关于对职校学生档案归档管理的研究

高 月

（黑龙江生物科技职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

1.学生档案工作存在的主要问题

1.1 缺少相关法律法规的约束。改革开放以来，国家针对学校的学生管理颁发了不少文件，如《学校学生行为准则》、《普通高等学校学生管理规定》、《学校校园秩序管理若干规定》等等。但到现在为止，没能看到专门针对职校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使职校学生档案管理体制不健全，有的把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；有的把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。不管哪种方式，他们都有一个共同的特征——学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序。

1.2 学生档案管理缺乏标准化、规范化。职业学校学生档案管理“政”出多门，在缺少“标准与规范”“公权力”的约束下，产生的档案的“权威性”能不遭遇挑战抑或质疑。说的具体一点：

1.2.1 归档材料手续不完备——签章不符合要求。比如学生毕业生登记表，没有本人签名。更甚者，没有学校公章——用系所印章取而代之；学生成绩单没有教务部门的公章，用复印件替代的也时常看到。

1.2.2 档案材料页面没有日期记载。最常见的有：论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生干部登记表、奖学金申请表——如果同一类材料（表格）多次出现，便顺序不清、无法排序。1.2.2.1页面设置随心所欲。多样的纸张开本和页边距设置，为我们的书法艺术保留了丰富的想象空间，但在档案管理中却要不折不扣地接受“标准化”的约束。职校学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲的取舍与发挥，其结果必然五花八门。用人单位对其人事档案规范整理时，页面参差不齐，纸张裁剪不到位（可能裁掉超出边距的文字）、折叠不得；横装不是、竖装不能。严重影响了档案质量和档案的信息化处理。

1.2.2.2 书写用笔不规范。我们在整理大学生（录用者）人事档案时，经常发现他们填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸，也有的用铅笔。不规范的书写用笔显然有违《干部档案整理工作细节》。

1.3 档案管理模式老套、技术陈旧落后。学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代档案电子化、信息化。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出:目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。

1.4 档案信息量不足。目前职校学生档案承载的信息量是在计划经济体制下设置的，归档材料涉及的一般只是职校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。据反映，当前用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉准职工在情商、诚信、创新能力等等能体现个人特质诸方面的资讯。

2.职校学生档案管理工作的对策与措施

2.1 加强法规建设，确保学生档案管理有章可循。改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，唯独缺少的是针对学生档案管理的专门法规。为此，笔者建议相关部门在《档案法》的指导下，从学生档案工作的实际情况出发，尽快出台诸如《职校学生档案管理工作细则条例》此类法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。这是与时俱进的迫切要求。随着中国职业教育大众化步伐的加快，职校学生人口比率快速提升，职校学生档案成为人事档案管理工作重头戏。从职校学生个人来讲，学生时期的档案是其全部档案的基础。基础牢固，大厦永存。所以，用“法规”的力量强化人们的档案意识，指导、约束职校学生的档案管理及运作方式，不单单是档案工作者的心声，更是国家档案事业所要求的。

2.2 及时收集、有效整理。学生档案记录的虽然是他们学习期间数年的成长历程，要从学生被录取那一天起就做好建档工作，入学后立即根据其专业、班组群体性特点，随时按照国家档案法规的要求，收集、征集有关材料。一经形成，尽快存入。当前，大学生参加的各种竞赛琳琅满目，技能、等级（英语四、六级、计算机）、资格考试落英缤纷，社会实践活动层出不穷，入党入团、评优获奖屡见不鲜，每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者应该凭借敏锐的嗅觉，不失时机地向有关职能部门索取、征集。尤其毕业之际是学生档案材料形成的最集中最重要的时间段，这个时期是对学生在学期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价，形成的材料大致有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、大学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。

显然，职校学生档案的主要特点是“动态”而非“静止”的，除了上述有规律地及时收集学生在校各个阶段形成的档案材料外，还必须建立学生档案收集制度，形成档案材料收集网络；要善于抓住各种机会，广泛宣传学生档案收集的意义和作用，以引起各级领导和各职能部门的重视，增强教职工和学生的档案意识，获得他们的支持与配合。

2.3 扩大档案归档范围，全面记录人才成长历程。全面推进素质教育是中国教育事业一场深刻的变革，是一项事关人才素质、影响深远和涉及社会各个方面的系统工程。学生档案应该详尽记录在这一教育变革背景下的成长历程。换句话说，原有的归档范围既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对毕业生有全面准确的了解。所以，当前应根据学生学习生活的特点，补充、扩大职校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征，更好地服务于学校的各项教育改革，服务于学生管理工作和就业。笔者建议：根据当前职校学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等情况增加如下内容。（1）诚信记录。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位热切关注的焦点。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行状况。（2）创新潜能。创新是民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。档案材料不仅要关注学生的过去学业成绩，而且要善于发现、详尽记录学生可能发展的潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。也有研究者指出：学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取相应的心理疏导措施促进学生健康成长；实践也已证明，用人单位选拔人才时希望通过情商档案了解准职工的心理健康状况，筛选出最合适的人才。为此，近年来职校已经注意到了情商与人才成长的关系，纷纷开展学生心理健康教育及学生心理健康状况的跟踪调查等活动，形成了很多关于学生情商方面的文字材料。我们应该注意收集和整理，形成能准确反映学生情商的文字档案，为用人单位提供有益的全面了解人才的窗口。

[1]田翠萍;充分利用学校档案信息资源[N];贵州政协报;2000年.

[2]杨利平;学校档案要为德育工作服务[N];中国档案报;2001年.

[3]宋静竹;曹育红;高俊;档案工作应与高校发展同步[N];中国档案报;2002年.