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现代企业合同管理中存在的问题与风险防范

2010-08-03罗子林

中国乡镇企业会计 2010年3期
关键词:赔偿损失签订合同合同条款

罗子林

一、现代企业合同管理中存在的问题

在现代企业管理中,合同管理是其一项重要内容。从制度层面上讲,目前虽然大多数企业都建立了合同管理的相关制度,但在实践中还存在一些问题。主要表现在以下几个方面:

1.签订合同前缺乏必要的准备工作。有些企业在签订合同前,不注意合同对方的资信审查,结果导致企业遭受经济损失,严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。

2.合同签订行为不规范。许多企业在经济交往中,只是将签订合同行为当成一种形式,简单地用电脑打上几句话做个约定就算签订合同,结果往往造成合同条款不完善,责、权、利表述不正确,意思表达模糊,极易引发合同纠纷。

3.合同履行中管理不到位,履约不理想。合同实践中,尽管有的企业为确保合同能够得到有效执行,维护企业在经济往来中的合法权益,也建立了相应的合同管理机构和合同管理制度,但由于和各职能部门协调或深入监控的力度不够,致使合同履行中因为不到位的管理,而使好的制度不能取得好的结果。

4.法律保护意识欠缺,对诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的,并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据,应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认,当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。

二、现代企业合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险,减少潜在的合同管理可能引起的经济损失,结合上述合同管理中存在的问题,企业在合同管理中应做好如下几项工作:

1.注重合同签订前对合作方资信情况的调查。

2.认真审查合同的条款。不仅要审查文字的表述,还要审查条款的实质内容,对于重要的合同条款内容要仔细斟酌。比如,对于多规格产品尤其要对各型号产品的具体规格做出说明,同时详细了解客户的需要避免供需之间出现差错。还要明确约定质量标准,并约定质量异议提出的期限,同时应认真审查合同中约定的标准和客户的需求是否一致。对于购货方提出的特殊包装方法应当引起足够的重视。在约定诉讼管辖地时,争取在我方所在地法院起诉,如果采用仲裁的方式,仲裁条款要明确约定某一个仲裁机构而且该仲裁机构必须客观存在,否则将导致条款无效。

3.注意合同条款的可操作性。合同中不仅要规定做什么,还要规定怎么做。我们发现,有很多合同中只规定了原则条款,而没有规定具体操作性条款。在合同的可操作性方面,有一个突出的问题,就是对赔偿损失的约定,很多合同只约定,一方违约,给另一方造成损失的,要赔偿损失。法律上的赔偿损失有两部分,一部分是实际已发生的损失,另一部分就是如果履行合同,一方可得到的利润,这部分被称为预期利润。实际损失是比较好计算的,但预期利润是一个需要计算才能得到的数字,这样在合同当中就应当规定预期利润的计算方法。

4.做好合同履行过程中的各项工作。合同履行过程中会有许多风险,应做好以下几项工作:一是,合同履行中要保存和收集最完整的资料。这样不仅合同的经手人能清楚合同的履行情况,即使经手人被更换掉,接手这个业务的人仍然可以很容易了解合同的履行情况,不至于因人员的更换造成脱节。同时,在发生纠纷,产生诉讼后,可以做为证据使用。二是,及时签订补充协议或变更协议。在合同履行过程中,如果合同约定的内容发生了变化,应该及时签订书面的补充协议或者变更协议。三是,注意货物交付的签收。在合同履行中货物交付是一个重要的环节,必须有证据证明你已经履行了这一义务。一方把货物交付给另一方时,要由对方进行签收。四是,正确使用传真、电子邮件。传真、电子邮件在近年来越来越成为企业之间进行经济往来所采取的重要手段,我国合同法也对这种形式予以确认。实践中采取这些形式作为合同双方往来函件的,会引发一些问题,比如真实性如何确认,笔者建议,对于传真件,最好在收到后能及时得到对方的确认,比如在传真上加盖公章,授权代表签字认可等。

5.及时处理违约纠纷。合同一旦发生违约情形,企业要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。

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