浅谈医院会计档案管理的科学化 信息化

邓晓燕

现代医院必须高度重视会计档案工作，抓好各项基础管理，深化信息服务的内容和层次，顺应时代的要求，充分发挥会计档案的作用。

一、医院会计档案是在医院会计核算中形成，具有很强的原始性和记录性。主要特点有：

1.内容的专业性。它是医院会计核算的产物，有较强的专业性。

2.来源的广泛性。凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。每个单位每天在处理会计事项时，都会产生会计材料，小单位每天几件，大单位每天形成几十件甚至几百件，全年就会形成较多的会计凭证，具有广泛性。

3.形成过程的严密性和准确性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性和准确性也就决定了会计档案形成过程的严密性和准确性。

4.成分的稳定性。会计档案尽管内容与种类繁多，但是它的基本成份只有三个方面即会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成份的稳定性，是区别于其他类型档案的重要标志之一。

5.鲜明的行业特殊性。医院会计档案记录着患者在医院看病消费的特殊会计信息，既是医院为病人有偿服务的合法证据，又是医院经营管理中的重要信息资源。

二、医院会计档案在经济活动中的特点和作用，决定了加强会计档案管理的必要性，当前医院会计档案管理还存在以下几方面的问题：

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏有效管理机制。首先，少数领导重视不够，总认为会计资料的收集整理与保管是会计人员的事，很少过问。第二，不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。第三，不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，严重妨碍了会计档案的归档。

2.不少医院并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有做出具体的可操作性强的规定。实行会计电算化后，一些单位没有及时修订本单位的会计档案管理制度，电算化会计档案管理制度不完善，没有制定电算化会计档案人员责任制。

3.医院会计档案管理人员业务水平有待提高。虽然医疗单位实施会计电算化档案管理已经有一段时间，但是仍然有一部分会计档案管理人员对会计电算化档案的组成内容缺乏了解，缺少会计电子档案管理经验，重有形的传统纸质档案管理，轻无形的磁性质及软件形式的会计档案管理，许多单位只归档纸质文件，只是将原来手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表，并没有将存储备份在磁性介质上的会计信息归档保存，从而影响会计档案的完整性。而有的单位虽然将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上，却对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理。

三、加强医院会计档案管理目前着重要做好以下几方面工作：

1.提高对医院会计档案管理工作的认识。《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》三个法规性文件是我们进行会计档案管理的依据，要进行这三个法规性文件的宣传教育，增强档案管理意识。医院领导应重视会计档案管理，加强对这项工作的领导。财务人员要提高认识，积极主动地做好医院会计档案的管理工作。

2.建立和健全会计档案制度。使医院会计档案工作规范化、制度化。会计档案管理制度是保证会计档案的真实、完整、安全与使用方便，为经济工作提供服务而制定的。要根据会计档案法规和单位会计电算化的情况，完善电算化下会计档案管理各项制度，建立一套严格的立卷、归档、保管、借阅、销毁制度，保证会计档案的完整、准确、系统和安全。做好电算化会计档案的归档工作，必须要有一套完整的电算化会计档案，应当包括三个部分：一是会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算资料等纸质档案材料；二是存有数据的软盘、硬盘、光盘等其他介质的业务记录资料及其备份；三是系统软件、应用软件等配套软件。建立电算化会计档案保管制度，会计档案管理要做到“双备份”“双轨制”。建立定期检查制度，以防止会计信息丢失。要贯彻执行档案管理制度，专人负责，做到妥善保管、有序存放、方便查阅；坚持借阅、查阅、审批和登记制度，严格遵守保密制度，防止泄密，定期处理到期或超过期限的档案。要建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制，保证会计档案的安全性。

3.医院电算化会计档案整理、装订和保管。（1）整理是保存、利用会计档案的前提。为更好地发挥医院会计档案的作用，必须及时对计算机打印出来的各种会计凭证，会计账薄，会计报表及其他会计核算资料等书面会计档案进行科学、系统、规范的加工、整理，分门别类，按序存放，并按规定填写账簿及凭证封面。使它保持应有的原始性，真实性和唯一性，这就是会计档案管理的整理工作。（2）电算化会计档案的装订应按照归档的要求，定期对已整理会计资料进行清点，修补，立卷，装订成册，装订要符合财政部《会计档案管理办法》的要求，会计档案的装订包括会计凭证，会计账簿，会计报表及其他会计核算资料的装订，要求整齐美观，内容齐全，便于查阅。（3）电算化会计档案的保管。医院为便于保管，实现医院会计档案管理规范化，应将电算化会计档案进行分类和编号。医院会计档案的分类要遵循医院会计档案的规律和本身固有特点，从医院会计档案的实际出发，可按年度，种类，保管期限分类。一个会计年度的电算化会计档案包括书面的会计凭证，账簿，报表等，也包括随其附有的应用程序，数据备份盘，备份盘内的内容包括年初数，各月会计数据，报表等。（4）会计档案由财务部门保管1年，期满后交档案部门保管，并做好移交手续，开列移交清册。档案管理人员在保管期间调整工作，应编制移交清册，列明应当移交的会计凭证，会计账簿，会计报表，其他会计资料外，还应移交软件及密码，会计软件数据磁盘及有关资料等内容。（5）随计算机配置而来的操作系统，各种应用程序软件应单独备份，一份作会计档案保管，一份由计算机中心系统管理员统一管理。（6）软件的系统设置与操作手册应视作会计档案妥为保管，并随着软件系统功能不断的完善，该手册应做相应的修改和补充。

4.加强岗位培训，提高会计档案管理人员的综合素质，促进医院会计档案管理科学化、信息化。会计档案管理人员的素质要求较高，应是业务多面手，是集多种技能于一身的复合型人才，既要熟悉掌握一般档案管理的理论及技能，又要精通财务专业知识，还要具备一定的计算机信息处理技术。因此要加强业务技能培训和职业道德教育，提高认识，转变观念，不断更新知识结构，提高业务水平，造就一批德、才兼备的高素质档案管理人才，促进医院会计档案管理科学化、信息化。