创业企业成长过程的制度管理问题研究——以北京YZ生物技术有限公司为例

○章益新 （广东体育职业技术学院 广东广州 510663）

一、创业企业成长过程简介

北京YZ生物技术有限公司为国内生物行业兴起时所涌现的，致力于发展成为行业领先的、以DNA合成为主营业务、服务于科研领域的生物技术高科技企业。结合创业企业成长的理论，可将YZ公司的创业历程分成五个阶段。创业筹备阶段（2002.7—2002.9），原从事生物行业的四名发起人，在引进技术人员，集体筹集资金后，于2002年买壳成立公司，筹备过程中对于创业协议、制度准备等方面有重大疏忽。公司起步发展阶段（2002.10—2003.2），YZ公司寻求到合作对象而确定了以合成服务为主营业务，由于市场形势好及团队协作等因素，公司起步顺利，但业务扩展速度快，潜伏有现金管理风险。公司开始制定相关制度，但重视程度不够，制度体系并不完善。快速扩张阶段（2003.3—2004.3），试剂仪器等产品滞销使公司多元化受挫，向外扩张方面介绍了上海办事处的实例，办事处费用居高不下，扩张导致效益下滑，公司被迫全面收缩。举债购买设备更削弱YZ公司抗风险能力。合成业务的市场价格变化则使公司陷入困境。对外融资及发展新业务阶段（2004.4—2004.11），YZ公司迅速开展融资扩股，但出现了协议方面的疏忽。为解脱困境，公司再次寻求到合作对象而开始发展基因测序业务，YZ公司产品结构及销售额的变化显示，测序业务逐步开始成为新的主营业务。冲突激化及公司出售阶段（2004.12—2005.5），业务淡季与借账到期使公司重新陷入困境，股东开始指责公司管理层，公司则推行直线型管理，从而内部矛盾激化，公司举行重新选举，造成组织分裂。加之企业内部管理不善，腐败现象滋生，企业最终被予出售。

二、YZ公司的制度管理问题

1、忽视规章制度的制定

YZ公司存在对规章制度的制定不够重视的问题。YZ公司自成立仅开过一次股东大会，会后短时间内公司即被创业者出售。如果公司自始制定相应制度与惯例，全体股东每年或半年开次会议，企业管理层确定日常沟通机制，YZ公司可能不会积累过多的矛盾，创业团队内部不会形成强烈的对抗情绪。唯一的一次股东大会是在内讧的状况下被迫召开的，会议成为长期积累矛盾的爆发口，被寄予希望太多，但沉疴难返，会议的召开就注定了组织破裂的结局。YZ公司的纷争过程表明该企业在管理方面混乱不清，效率低下，最终则陷于瘫痪。在YZ公司组织系统中，员工难以开展协同工作，主要依靠个人力量，其结果是工作任务日益加重，时间分配变得紧张，管理者则更多地投入并陷于日常琐事之中，表明企业缺乏制度规定来明晰每个人的工作。

一个成长过程中的创业企业没有流程就会造成混乱，没有制度就组织涣散。创业初期制定规章制度和政策有可能会使企业僵化，缺乏创业初期应具备的灵活敏捷的优势。但缺乏规章和政策，采取权宜之计，会使企业养成不良的习惯，而且这种习惯会持续到未来，对将来造成负面影响。缺乏规章和政策，企业的表现就不会稳定，公司的管理也就只能是由危机到危机的管理。这在YZ公司初期到后期走钢丝的发展历程里可以得到验证，所以这涉及到本论文研究的关键问题，即创业初期制定规章制度的必要性问题。

2、创立企业时股东间没有书面协议

YZ公司存在股东协议缺位的问题。在入股成立企业时，YZ公司股东没有协定与签署股东协议，注册时使用的是一般的公司章程范本，没有在公司章程中填写其他具体的条款，包括股东的口头协定等，这些都为后期内部纷争留下了隐患。使用通用版的公司章程既有法律意识的问题，也有对股东协议与公司章程在制度管理中作用的认识问题。YZ公司创立时还出现了出资不到位的现象，从中可看出股东们创业经验的缺乏。好的方面则体现了创业初期彼此的信任，从而寄希望于道德的约束。这有社会文化的影响，也说明创业团队缺乏规则意识。

股东协议具有一个企业的根本法的作用，创业伊始，由于创业者更多的关注在新事业各项实务的执行上，而习惯性对章程制度类似文书的事务不够重视。同时现代企业管理制度在中国的引入时间较短，中国经济的相对发达国家滞后，制度管理实际需要在中国经济活动中有其发展过程，社会没有对经济活动参与者充分培养制度管理的意识。所以股东协议引发的制度管理问题在中国有普遍的意义。

3、公司内部管理存在严重纰漏

YZ公司存在内部管理不善的问题。YZ公司启动测序业务时，有些股东消极怠工甚至不上班，仍然拿工资。YZ公司考勤等制度失去应有的约束力，部分股东成特权人物。显然公司内部管理存在纰漏，必须要加强监管。

YZ公司确立了“股东—董事—管理层”的治理结构，股东应相互制约监督，但损公肥私的行为相当严重。出售公司后的事实证明，不少公司股东利用公司干私活，实际损害的是少数诚信守法的股东的利益。在YZ公司，股东们可以监督总经理，总经理却无法有效监督管理股东。这表明YZ公司的内部管理在制度建设上是不健全的。企业要发展必须有良好的外部环境，但任何外部环境的改善不能取代企业内部管理。因此企业必须练好内功，固本强基，向管理要效益，在管理中求发展，企业内部管理的要义在于内部管理的制度化。

4、制度不能有效落实

YZ公司存在管理制度不能有效执行的问题。按照YZ公司的财务制度规定，资金支出要求必须有总经理和董事长的共同签字，而经营仪器时，总经理完成采购才与董事长交代，仪器滞销积压后，总经理计划再行采购方被董事长制止。如果总经理认真按规定办事，事前有董事长再次斟酌把关，可能会避免类似损失。

因此，即使有完善的管理制度，如果不能有效的落实与执行，无异于墙上画虎。不能让管理制度只说在嘴上，贴在墙上，还要落实在行动上。管理制度的落实与执行，管理者要从自身做起，管理者要成为制度执行的典范。管理经验告诉我们：许多失败管理中制度的破坏者往往正是制度的制定者。例如YZ公司总经理在知道员工报销做假的情况下，仍然签字批准，管理者成了制度的破坏者。有令不行，则形同虚设，显然总经理对于后来组织腐化也有很大责任，因此管理制度的落实与执行必须作为重要的问题来分析。

三、从YZ公司分析企业的制度管理

结合YZ公司创业过程的分析，针对企业成长过程中的管理问题，下面尝试提出具有普遍参考意义的设计建议。

1、创业企业的制度管理

创业初期企业要不断地面对毫无准备的各种问题，如顾客的投诉、供货商令人不满、市场的变化等。没有先例、规章、政策或经验可资借鉴。这就产生了企业的行动导向和机会驱动，这也意味着给规章制度和企业政策所留的空间很小。此时的企业正在试验、探寻成功的含义。一旦把成功的内容搞清楚了，就会通过制定规章制度和政策来保证今后能取得同样的成功。这一阶段制定规章制度和政策有可能会扼杀满足顾客需求的机会。但缺乏规章和政策，为了短期的获利而过于灵活、采取权宜之计，又会使企业养成坏习惯，习惯成自然，这种习惯就会持续到未来，对将来造成影响。

对于初创期的企业而言，这类坏习惯的代价不高、收益不小。但随着企业人员和业务的增加，坏习惯的价值下降了，代价却直线上升。这样的例子很多。例如YZ公司为了争取到订单，放手去做，企业千方百计去开拓市场，满足客户的需要，铺开后没有制度规范，再收就难收回了，但随后却可能造成管理者对企业失控，例如YZ公司市场快速扩张后出现的业务人员干私活的问题。

没有规章和政策，企业的表现就不会稳定，公司的管理也就只能是由危机到危机的管理。这在YZ公司发展历程里可以得到验证，引入制度管理对于创业企业是重要的、必要的。

确定创业企业制定规章制度的必要后，需要注意创业初期过分强调规章制度有可能会有企业僵化，即“小老树”问题。生物学里有个“小老树”名词，指树本身年龄还很小，但是它已经呈现老树样。成长中的企业没有流程会造成混乱，过于强调流程又会变得官僚化。

2、股东协议

YZ公司的后面不少纠纷问题的主要原因之一是对股东协议（创业者创业时的协议）不够重视，存在一些纰漏。制定好公司的规章制度，需要从起草股东协议说起，同时要注意规避条款与现行法律抵触，即内容合法是合同协议有效的前提。

创业者之间就新企业的利益分配以及对新企业未来的信心达成一致非常重要。对创业者团队来说，易犯的错误就是因沉迷于开办企业的兴奋之中而忘记订立有关企业所有权分配的最初协议。股东协议是处理企业创建者间相对的权益分割、创建者个人如何因投入企业技术、人力或现金股权而获得补偿，以及创业者必须持有企业股份多长时间才能被完全授予等事务的书面文件。表1列出了创业者协议所包含的主要内容。YZ公司在入股时有口头协定，但公司章程没详细注明。公司采用的是通用版公司章程，填写的除了股份比例，没有填写其他具体的条款，这都为后面纷争埋下了伏笔，转卖公司后分配就是扯皮，因此要亲兄弟，明算账。因为随后合作时任何人都会考虑到自己利益，在合作的开始阶段相关协定越详细越好，并应将协议内容在书面文件中予以明确。

表1 股东协议包含的内容

通常，创业者协议的重要议题涉及某位创业者逝世或决定退出带来的权益处理问题。大多数创业者协议都包含一个回购条款（buyback clause），该条款规定，在其余创建人对企业感兴趣的前提下，法律规定打算退出的创建人有责任将自己的股份出售给那些感兴趣的创建人。在大多数情况下，协议还明确规定了股份转让价值的计算方法。回购条款的存在至关重要，这是因为：第一，如果某位创业者离开，其余创业者需要用他的股份来寻求接替者；第二，如果某位创业者因为不满而退出，回购条款就给其余创业者提供了一种机制，它能保证新企业股份掌握在那些对新企业前途十分执著的人手中。对于防止YZ公司2004年融资扩股时，个别股东无视集体默契将股权变现而可能有损整体利益的问题，可以在创业者协议或《公司章程》中增加回购条款。

另外，大多数法律纠纷都是由误会、草率和缺乏法律知识造成的，创业者必须尽力避免陷入法律纠纷的泥潭。因此，在新企业生命早期，建立有助于规避法律纠纷的实践和程序至关重要。法律诉讼，尤其是当它与管理失误接踵而来时，将会给新企业带来极大伤害。YZ公司在入股时为了激发积极性为部分股东分配了技术股份，诸如此类的事情没有按照法律程序来做，为企业发展留下了隐患，“不患寡而患不均”，分配时必然会引发问题。

3、内部管理制度

大凡成功的企业都有一套系统、科学、严密、规范的内部管理制度。建立内部管理制度是确保公司各部门正常运转的重要手段，是贯彻股东意志的重要方式，是保障决策科学化的重要条件，是员工明确各自责任、做好工作的前提，也是公司文化建设的重要组成部分。公司内部管理制度内容广泛，涵盖多种形式：公司章程，聘用合同，公司组织结构与职能分解，公司部门运作规程，公司员工工作纪律手册，部门规章制度等等。

YZ公司的管理制度的制定到操作、考核过程有待于细化、量化。要从基础规划到日常性的业务程序、监管体系的建立等等抓起，要避免有赖于估计和模糊概念、各自为政的作风，这都需要付出很大的精力来做。例如YZ公司没有建立明确的组织，各人所司何职混淆不清，股东严重干扰业务进行，解决这一问题，就必须建立内部管理制度中的公司组织结构与职能分解制度和公司员工工作纪律制度。

总之，YZ公司内部管理制度必须进一步完善。如在生产管理、营销管理、财务管理、人事管理等方面，公司要在健全内部管理制度方面要下大力气。同时，随着企业不断发展，制定企业内部管理制度的因素也在不断变化，内部管理制度也要持续地进行改进。

4、管理制度的落实与执行

对于管理制度的落实与执行中的问题，必须注意以下几点：首先是管理者以身作则的问题，即管理制度的落实与执行要一视同仁，管理制度的权威来自刚性，制度面前人人平等，执行制度必须不偏不倚务必做到令行禁止，切实维护制度的严肃性、权威性；其次，执行制度要职责明确，执行过程中责任不明就会出现盲点，要明确工作标准和行为规范，使员工有章可循，形成企业组织的责任机制。再者，执行制度要强化监督，人的惰性往往会让制度在执行过程中打折扣，建立健全激励与约束相结合的监督体系，强化考核奖惩是保障制度执行到位的关键。

另外，管理制度内容广泛，涉及生产管理、财务管理、人事管理等企业的方方面面，在创业企业中落实与执行管理制度，对管理进行规范，不能眉毛胡子一把抓，一定要抓住核心流程。因为管理者不可能每个流程都做得非常优秀，但要能抓住一两个重要的流程。只要这些流程做好了，企业就不可能出现根本性的问题。一般在企业刚起步后快速成长的阶段，核心流程是两个流程。一是客户获得流程，即从找到客户一直到完成销售整个过程。二是人力资源的流程，应该在两到三年内迅速建立职务体系、支付体系及业绩评估体系。有了这两个流程，实际上就保证了企业的现金流。有了现金流，就可以在稳健的前提下，在企业成长的过程中实施人员的调整。

四、结束语

YZ公司被投资者收购后，公司业务进行了梳理。为公司树立了品牌的合成业务予以了保留，虽然该业务利润低，管理者将所有办事处改为代理，业务集中在北京，稳定销售队伍，以定点客户和大额订单为导向，严格监督采购等环节进行大批量生产，在激烈的市场环境下仍实现了一定的利润水平。同时公司购买了新的测序仪器，在公司的高知名度的依托下积极开拓测序业务，将测序业务作为利润增长的核心业务。在开展上述工作过程中，管理者把推进制度建设作为关键问题来抓。YZ公司在随后的时间里，业务取得较大的进展，投资者在约一年多的时间便收回了全部成本，也印证了本文分析结论的可行性，符合企业发展实际。

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