E-mail里的潜规则

佚 名

现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职场中人,大多用企业域名的邮箱与上司、同事、下属和客户等进行工作上的交流。据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。

别小看了一封简简单单的E-mail,往往从写E-mail的方式中就能看出一个人为人处世的态度和他的职场素质。

写好主题行

邮件主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,把主题行的价值利用起来,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。不少人都有不写主题的习惯,实际上这样不利于邮件中的沟通。标题要简短清晰,如实反映邮件的内容和重要性;但不要随便就用“紧急”之类的字眼。

把握称呼与问候的尺度

邮件的开头应礼貌地称呼收件人。这既是礼貌,也是明确提醒他应该做出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务,应用职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要对谁都用个“Dear xxx”,显得很熟絡,有些人不习惯这样的交流方式。

E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“Hi”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静地看待。

正文考验写邮件功力

E-mail正文应简明扼要地说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰地表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。

千万不要学唐僧说一大串,不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。如果事情复杂,最好列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。一件事情也最好在一封邮件中说清楚。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人反感。另外,英文只在必要时使用,否则会让人觉得有卖弄之嫌。

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

留下你的签名

在电子邮件消息末尾加上签名档是必要的,这样别人可以清楚地知道你的信息。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,不宜行数过多,一般不超过4行。只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

及时回复E-mail

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内。回复不能太简短,如果对方给你发来一大段邮件,你只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼,这是不礼貌的。怎么也要凑够10个字,显示出你的尊重。

职场中的E-mail游戏规则,归根结底,两句话:只发有必要的邮件,认真发邮件!

(摘自《职业》)