浅谈第二次土地调查（登记）电子材料的同步归档

□王美俐 丁艳珍 蔡 诚

当前正在实施的全国第二次土地调查（登记）工作已接近尾声，较之第一次全国土地调查，此次调查不但形成了大量的纸质材料，而且积累了丰富的电子材料，在整个土地调查过程中承担着基础数据整合并形成了大量电子材料的县级国土部门如何组织全面收接，规范整理，及时归档，显得尤为重要。

一、提高认识，切实做到土地调查电子材料与纸质材料的同步归档

1．随着信息技术的迅速发展，计算机技术的广泛应用，与1996年第一次全国土地调查相比，第二次土地调查运用计算机技术手段开展调查登记的依存性更加紧密。计算机技术在土地调查中的广泛应用，必然形成大量的电子材料，这些电子材料与纸质材料相互对应，相互衔接，互为印证，共同构成了第二次土地调查成果。电子材料与纸质材料密不可分，为土地调查电子材料与纸质材料的同步归档提供了可能。

2.在第二次土地调查的数据采集、图纸绘制、数据库建立过程中，必然形成大量的数据、影像、图片等电子材料。这些电子材料主要包括：土地调查汇总数据成果电子文本，土地利用现状图、土地调查地籍图、宗地图、基本农田分布图等电子图件，土地调查工作报告、技术报告、成果分析报告和其他专题报告等电子文本，土地利用数据库和地籍调查数据库等。土地调查电子材料的数量日益增多，为土地调查电子材料与纸质材料的同步归档创造了条件。

3.全国土地调查标准时点统一更新工作要求，各地要以第二次土地调查初始调查成果为基础，以县（市）为单位，以2009年12月31日为标准时点，统一更新各级土地调查成果，这就为土地调查电子材料与纸质材料同步归档提供了重要依据。因为只有同步归档，才能既发挥电子材料在土地调查中数据延续的承上启下的作用，同时也能起到及时固化基础数据的作用，从而形成完整的土地调查档案。因此土地调查电子材料与纸质材料的同步归档，也是完善土地更新成果的需要。

二、明确目标，认真做好土地调查电子材料的整理归档工作

1.全面收集。随着电子信息技术在土地调查工作中的广泛应用，土地调查电子材料种类越来越多，不但包括土地调查数据库、各类专题调查数据电子报表、土地调查电子底图，而且还包括开展土地调查工作计划、技术方案、合同、总结、验收报告等综合电子文本，以及重要影像图片数码资料等。这些电子材料有的散见于各个调查小组，有的在工作中一不留意稍纵即逝。因此，土地调查工作部门要明确专兼职档案人员，落实工作责任，切实做好土地调查归档材料的收集工作，既要注重土地调查纸质材料的收集工作，更应做好土地调查电子材料的收集工作，做到集中收集与平时收集相结合，纸质材料与电子材料的收集同步进行，确保土地调查电子材料的齐全完整。

2．规范整理。（1）科学制订整理原则。土地调查电子材料的整理与纸质材料的整理虽然存储方式不相一致，但整理的原则大同小异，应遵循电子材料自然形成规律，保持电子档案材料之间的内在有机联系，正确区分价值，便于保存和寻找，按照问题—行政区域—时间，确定立档保管单位。（2）合理确定保管单位。根据电子档案载体特征，合理确定保管单位，以县（市）单位为例，土地调查电子材料的存储量一般都要达到60至90个G，分别采取刻制光盘和建立数据库的方式加以存贮。在刻制光盘时，以每张光盘存储量控制在4个G以下为宜，一般需要刻制20至30张光盘即可。（3）准确标注光盘编号。土地调查电子材料光盘刻制完毕后，要用专用水笔及时准确地在光盘背面（有光盘商标文字的一面）标注档案目录号和光盘编号，同时，及时编写光盘标题，与光盘编号一一对应。或专门制成光盘封面统一压制，使光盘标题、编号更加统一醒目。在此基础上，形成电子声像类档案目录。

3.及时归档。（1）光盘的排列。土地调查电子档案光盘的排列，应按照其内容遵循一定的规律依次加以排列，以便于查寻利用。可采取按照时间、逻辑顺序，内容间的联系进行排列，先将工作计划、总结、技术总结、基本农田调查、城镇土地利用现状分析报告、数据库建设报告、检查验收报告等结论性的档案排列在前面，然后再是统计数据汇总档案，市、镇、村土地面积汇总表等内容。（2）光盘的编目。土地调查电子档案目录的编制，主要是依据刻录光盘时标注的光盘编号，编制档案目录，一般可分设目录号、分类号、卷号、张号、光盘名称、刻录人、日期、存储量、保管期限等。参照《电子声像材料档案目录》样式如下：应竖立放置在盒内惰性塑料包装夹里，做到一只夹内放置一张光盘，保证光盘不受挤压以免变形。光盘盒应按编号统一存贮到专用消磁柜内，使光盘远离磁场和有害气体、强紫外光侵害，并保持一定温湿度，防止霉菌滋生。

三、细化管理，确保土地调查电子档案的有序延续和正常利用

土地调查工作十分不易，各级政府投入了大量的人力、财力。土地调查成果十分珍贵，在掌握真实准确的土地基础数据的基础上，实现国土资源信息化、网络化管理，开展社会化服务，维护土地权益，意义十分重大。因此必须对土地调查档案，特别是土地调查电子档案实行精细化管理。

1.切实推行电子档案双套备份存储规定。电子档案自身的特点，要

目录号 分类号 卷号 张号 光盘名称 日期 种类 存储数量 期限 备注83 H 1 1 第二次土地调查综合文件 2009.12 DVD 3.2G 永久

（3）光盘的存贮。电子档案载体的特性决定了光盘档案与纸质档案的存储不尽相同，光盘档案的存贮应使用专门光盘盒进行存放，平时求所有土地调查光盘等磁性载体档案都要一式两份进行归档，分开保管，其中一份为保存件，不得外借。对利用率高的光盘档案应另外制作复制件提供利用。

2.严格执行电子档案借阅审批制度。土地调查电子档案作为单位电子声像档案的重要组成部分，应及时制订并严格执行单位电子档案管理制度，规范电子档案借阅利用程序，履行阅档登记、外借报批审批手续。归还光盘档案时，要认真核对检查光盘有无划伤和污染，一旦发现光盘划伤无法机读，应及时复制，重新制作备份片供日后借用。若发现光盘被弄脏，应及时用无腐蚀性的清洁剂清洗干净后再予以保存。

3.积极应用新的技术手段推进电子档案的保管与利用。土地调查数据的准确性和权威性，对土地调查电子档案保管利用的安全性提出了更高的要求，土地调查档案可采取刻录在写入的只读光盘上，使数据加以固化，保证其不会被修改，以确保土地调查电子档案的安全可靠和正常利用。信息技术日新月异，只有通过不断引进应用新技术，采取新措施，才能不断提高电子档案的利用效率，发挥电子档案的巨大作用。