锐意探索求创新 善用外包谋发展

中国人民大学附属中学创办于1950年4月,是教育部直属重点学校和北京市首批示范高中。学校虽然已经走过六十年的风雨洗礼,现在的人大附中依然朝气蓬勃,在学校发展和改革当中锐意探索,不断创新,在学校信息化建设工作当中,大胆采用国际先进的IT外包服务模式,充分运用社会资源为学校信息化建设服务,让更专业的人做专业的事已经成了人大附中近年来坚持的一条改革发展思路。

人大附中西山学校,是由中国人民大学附属中学冠名并实施具体管理的海淀区教委所属学校。人大附中西山学校在办学理念、学校管理、课程设置、教师队伍建设等方面全面借鉴人大附中办学经验,在学校信息化建设等方面有着鲜明的办学特色。为了与更多的学校分享建设绿色校园、低碳校园建设的成功经验,本刊采访了中国人民大学附属中学信息中心赵海涛副主任。

谈及人大附中信息化建设中的外包服务模式,赵主任向记者提到了人大附中西山学校目前正在进行的文印管理改革:“很多学校的办公成本包括耗材、纸张的成本,机器的维修成本等一直居高不下。另外,打印机和复印机等机器品牌和型号不尽相同,维修时需要找不同的厂商提供服务,有些过了保修期的机器维护起来更是耗费管理人员的精力。为了避免重蹈覆辙,人大附中西山学校在学习发达国家经验,响应国家关于推进节能减排,大力发展节能技术的号召时一致认为,学校的文印工作应该作为建设绿色低碳校园的重要组成部分进行改革,实现绿色低碳办公的目标。”

在认真分析学校的未来发展和实际情况后,学校领导认为,文印管理工作如果自己做,既需要大量的资金又需要高昂的人力成本,如果外包出去不但可以减少人力财力成本,同时专业的外包公司还会给学校带来先进的文印管理模式。此前,人大附中本部的网络建设和桌面维护工作一直采用外包服务,极大地提高了人大附中网络管理工作的质量和效率。因此人大附中西山学校也决定采用文印管理外包服务和师生自助文印系统解决学校文印管理的问题。

而对于外包服务商的选择,赵主任表示人大附中有着自己的一套标准:“过硬的服务质量,高效率的服务和良好的发展前景是我们选择外包公司的三个标准。”通过反复调研对比后,学校最终选择了业内领先的管理外包服务商立思辰来实施文印管理外包解决方案。

在实施文印管理外包后,通过专业优化硬件设备部署和文件管理应用软件部署,外包公司全面接管了人大附中西山学校办公文印系统进行运营维护管理,帮助人大附中西山学校建立起高效、节能、便于管理的文印系统,打造绿色低碳校园。

现在人大附中西山学校的老师们在任何一个办公场所发出打印任务之后,都可以在校园任何就近的地点取到打印稿和发送传真,同时将文印管理与一卡通相结合,加强了文印管理的安全性,另外学校管理人员可以根据使用者的不同,设置相应的权限,使文印管理更加灵活。

在提高老师的满意度、方便老师打印、提高办公效率的同时,文印管理系统也让人大附中西山学校的IT人员从复杂的设备管理和维护中解放了出来。以前如果哪个办公室的机器损坏了,老师们会找信息中心的人帮忙解决,而采用文件管理外包服务之后,设备的采购、耗材更换以及维护保养等全部由外包的专业团队负责。

最让学校满意的是,以前老师们打印的时候可能会无意识地打印一些没有必要打印的东西,而采用文件管理外包以后,实现了打印统计功能,每月都会生成打印量报表,这个统计提醒老师们有些不必要打印的文件可以通过电子邮件等其他方式进行无纸化沟通,在必要打印时才进行打印。这种量化管理增强了师生的节约意识,大大减少了纸张的耗用,每年节约纸张达十多万张,相当于少砍十多棵大树,并减少碳排放近十吨。

通过文件管理外包服务的应用,人大附中西山学校用实际行动响应了国家发展“低碳经济”的号召,为师生们营造了快乐、健康的低碳校园的同时,让全体师生从一张打印纸中体会出节能低碳就在我们身边,文印管理外包服务也成为人大附中西山学校善用外力、大胆创新的又一成功案例。

“现在人大附中西山学校校园内无缝覆盖了高速无线网络,未来我们希望能够实现所有打印设备的WiFi和3G连接,真正实现随时随地的移动办公,为全校师生提供更好的数字文印服务”,赵主任表示。

(唐跃秋 刘曦葳)