浅谈基础教育信息化建设中运行成本的控制

董环勇

摘 要:基础教育信息化建设的成本主要包括项目采购(开发)、安装和设备运行三大部分,其中设备的运行成本往往被学校忽视。本文在分析基础教育信息化建设中运行成本构成要素的基础上,根据成本控制原则,提出了控制项目运行成本的主要措施:延长产品的使用周期、控制能耗、控制项目管理与维护的费用。

关键词:成本;成本控制;教育信息化;节能

中图分类号:G48文献标识码:A文章编号:1673-8454(2010)10-0078-03

随着社会经济的快速发展,基础教育信息化建设的步伐在不断加快,教育信息化在教育、教学管理与日常教学中的应用也越来越广泛。尤其是我国东部经济较发达地区,在教育信息化建设方面投入了大量的资金,有些项目动辄几百万甚至上千万元,但从实际情况看来,那种不计成本,盲目投入造成浪费的现象也屡见不鲜。在产品的使用过程中,由于缺乏科学有效的管理制度与管理手段,导致了信息化项目使用周期短、能耗严重、管理混乱等现象的出现,大大增加了项目的运行成本。因此,对教育信息化建设成本进行合理控制,已成为基础教育信息化建设的当务之急。

教育信息化建设的成本是指以施工项目或信息化产品作为成本核算对象,在施工及产品使用过程中所耗费的生产资料和劳动者必要劳动所创造价值的货币形式。成本控制是指对工程施工或产品使用过程中所消耗的各种资源和费用开支进行的指导、监督、调节和限制,通过及时纠正可能发生的偏差,把各项费用的实际发生额控制在计划成本的范围之内,以保证降低成本目标的实现。

基础教育信息化建设的成本主要包括项目采购(开发)、安装和项目运行三大部分,学校普遍关心项目采购与安装成本,忽视项目运行成本的控制,因为有些项目运行成本是隐性的,难以统计计算,也没有学校去详细统计项目的运行成本,往往导致了运行成本的增加,本文着重讨论教育信息化建设中运行成本的控制。

一、项目运行成本的构成要素

根据教育信息化建设成本的定义,项目运行成本构成要素包括:(1)产品单位时间消耗的成本(产品有使用期限);(2)耗能的成本(主要指用电);(3)设备管理及维护成本,主要包括:耗材成本、各种服务费、检修费以及各种零配件、管理人员的工作时间及培训费用等。

二、控制运行成本的原则

在基础教育信息化建设中,要控制运行成本,首先要遵循成本管理的几个原则:

1.成本最低化原则

成本控制的根本目的,在于通过成本管理的各种手段,不断降低项目成本,以达到可能实现最低目标成本的要求。在遵循成本最低化原则时,应注意降低成本的可能性和合理的成本最低化。

2.全面成本控制原则

全面成本控制是全员和全过程的控制。项目成本的全员控制包括各部门对教育信息化产品使用成本的经济核算。项目成本的全过程控制要求成本控制工作要随着教育信息化建设的各个阶段连续进行,既不能疏漏,又不能时紧时松,应使教育信息化建设的成本自始至终置于有效的控制之下。

3.动态控制原则

掌握科学、合理和实用的方法,对信息化项目建设成本进行全方位动态控制。

4.目标管理原则

目标管理的内容包括:目标的设定和分解,目标的责任到位和执行,检查目标的执行结果,评价目标和修正目标。

5.责 、权 、利相结合的原则

三、控制运行成本的方法

根据成本构成要素,结合成本控制的基本原则,可从以下几个方面来控制项目的运行成本。

1.延长产品的生命周期

信息化产品的价格往往是定值,如果能延长产品的使用周期并使之最大化,则产品单位时间内所耗成本就可以最小化,从而实现最低的目标成本的要求。

信息化产品的特点之一是使用周期比较短,而且操作要求比较严格,如果操作不规范,会影响产品的使用寿命。因此,要延长产品的使用周期,首先要做到操作规范,维护及时。如投影机一般的使用期限为两到三年,如果能规范使用并及时维护,则使用的时间会更长一些。其它产品如电脑、打印机等均存在这个问题。当然,产品的使用寿命还跟产品的品牌知名度有一定的关系,一般来说,知名度高的品牌产品可能要比知名度低的产品使用寿命长。

其次,要根据产品实际老化的程度与应用需求来决定产品的淘汰与否。如对于学生机房,虽然使用了好多年,但只要维护及时,保养正常,没有出现大批量的电脑故障,机器的配置能满足教学的基本需求,就尽量不要提前淘汰。

再次,要合理设定维护周期。一般说来,在保修期内,信息化产品供应商会提供相应的售后服务,但售后服务的时间往往得不到保证,所以在签订合同时,要明确设备的维护方式、维护周期及违约责任;产品过保后,也要注意及时维护,尽量延长产品的使用寿命。

2.控制能耗

随着学校信息化建设步伐的不断加快,各校计算机配备的数量越来越多,计算机在所有用电设备中的耗电比重在不断加大,运行成本也在不断提高,而多数学校容易忽视这个问题。因此,控制能耗也是控制信息化建设运行成本的重要环节,必须引起学校的重视。这里例举两个环节的能耗问题:

第一环节,是学校中心机房的能耗控制。由于中心机房设备庞大,多数设备(如空调、UPS、服务器等)必须24小时运转,耗电量极大,以我市教育局中心机房为例,各种设备功率及用电量见表1。

因此,在设计中心机房时,要尽量选择节能的产品,如有些环保节能的交换机比传统的交换机要减少近50%的能耗;在服务器方面,应尽量选择采用刀片式服务器或采用了虚拟技术的服务器,以节省用电量;同时要确保良好的通风及散热,避免因过热而造成设备的损坏。

第二环节,是用户的待机耗电问题。这是一个容易被用户忽视的环节,因为多数用户认为计算机正常关机后就没有耗电了,所以许多用户在操作计算机、打印机等一些设备完成工作后,没有切断电源的习惯。据测试,一台配15英寸液晶屏联想开天台式电脑,用Windows关机后,测得主机和显示器的功率为14瓦左右,而一台HP3200打印机待机功率为7瓦左右,根据学校计算机及打印机的总量及总的待机时间,就可以测算出由于计算机或打印机待机所造成的损失。以一所学校拥有300台计算机及10台打印机为例,根据上述测试结果可计算出学校一年(365天)内由于计算机与打印机待机所损失的用电量达37405.2kWh,估算费用在1.5万元左右。

所以我们在工作中要养成良好的使用计算机的习惯,如使用操作系统中的电源管理等功能以节约用电量,计算机正常关机后,要切断电源,以避免由于设备待机所造成的耗电损失,从而降低设备的运行成本。

3.控制管理与维护成本

设备管理及维护的成本主要包括:服务费、检修费、各种零配件费用以及管理人员的工资、培训等费用,要控制上述成本,可采取以下措施。

(1)加强管理人员的培训,提高管理水平

由于全面成本控制是全员和全过程的控制,因此要实现全面控制,只有依赖于严格的管理制度与措施,其中管理人员的管理水平在全面成本控制中起到决定性的作用。由于客观的原因,中小学校没有信息管理人员这一工作岗位,因此大多数的管理人员由信息技术教师兼任。在目前情况下,部分信息技术教师专业水平不高,在管理能力上存在一定的缺陷,而学校又招聘不到水平高的专业技术人员。在这样的背景下,学校必须加强对管理人员的培训,提高管理人员的管理水平。

(2)控制耗材

在产品的使用过程中,耗材又是信息化产品运行成本中比较容易被忽视的因素。如打印机的墨水和墨粉、投影机的灯泡、计算机的网卡、键盘和鼠标,打印纸等。这些产品是信息化电子产品中的易耗品,如果不加以控制,会产生很高的费用。所以,学校在信息化产品的使用过程中,应采用科学合理的手段,严格控制耗材的使用。学校应建立耗材的管理与采购制度,并做到专人负责,来严格控制耗材成本。例如,对于打印纸的使用或打印墨水的使用,可以通过打印服务器的相关设置选项加以限制,以便及时提醒用户耗材的使用量与产生的费用。

(3)控制维修费用

维修费用在信息化产品的运行成本中占了很大的比例,因此,在产品的使用过程中,要严格控制产品的维修费用。一般说来,信息化产品在保修期内,绝大多数的产品可以进行免费保修。但过保后,维修或更换零部件时就要用户付费,而且有些零部件的价格会很高,如交换机的主板、服务器的零部件等,价格有时会高得不可想象,所以在签订合同时,要明确过保后产品维修的办法及零部件的价格,以免增加维修成本。另一方面,对于行业规定的保修期比较短的零部件(如硬盘、光驱、硒鼓等)的维修与更换,要注意维修与更换的频率,要及时发现问题,解决问题,从而实现维修费用的最低化。

教育信息化建设中成本的控制涉及产品设计、采购、安装、运行、管理、维护等各个环节,它们相互联系又相互影响。只有采取科学合理的成本控制手段,严格遵循成本控制原则,才能有效控制教育信息化建设的成本,做到投入产出比的最大化。

参考文献:

[1] 袁明学.论工程项目成本控制[J].信息科技,2007(17).

[2] 高澍苹. 试析网络远程教育成本管理的思路[J]. 中国远程教育,2006(4).

[3] 张云生.如何才能节能降耗[J].网管员世界,2008(12).

(实习生:郑东野)