浅谈高校文书档案管理

马 梁

[摘要]文书档案管理一定要顺应时代的发展,与时俱进。本文从文书档案的收集、立卷、归档、服务利用和档案人员的素质几方面论述了新形势下如何开展文书档案管理工作。

[关键词]文书档案管理 研究

一、档案的收集是文书档案管理的基础

档案的收集工作在档案管理的各个环节中占首要地位,是档案管理的前提和基础,档案材料收集工作的好坏、质量的高低直接影响到档案的归档率和完整率职责而论,影响到整个文书档案管理工作的质量。

根据国家档案局《机关档案工作业务规范》等文件精神,结合实际,近年来我们制定了《文书档案保管期限表》、《文件材料的归档制度》、《档案管理制度》、《档案人员行为准则》等一系列制度。其中《文件材料的归档制度》更是深入人心,引起了各级领导和机关工作人员的高度重视,使文件材料能够及时、有效地归档,避免了文件材料的流失,从而有效地杜绝了不符合归档要求文件材料的产生。

二、文件立卷、归档是文书档案管理的关键

我们知道,档案管理的关键一项就是文件转化成档案这一环节。这一过程,我们需要经过文件的鉴定、文件的分类、组卷、拟写案卷标题、填写卷内目标和备考表等等繁琐的程序。这就需要我们档案工作者要有耐心,还要细致入微地做好档案的立卷工作,不能有丝毫的差错。新形势下办公自动化在文书管理工作中已开始运用,这就要求我们档案工作者与时俱进,充分发挥计算机的作用,改变过去陈旧的立卷方式,简化归档程序,改变立卷方式,以“件”为单位归档已成为新形式下的文书档案管理的趋势。

新形势下文书档案管理工作积极顺应潮流,在秘密文件归档时,虽然内容不能流转,但我们应将其文件目录输入微机,这样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。

三、采取多种形式开展文书档案服务利用工作

首先从档案的查阅方面来看。档案是原始记录材料,多为单份,有些内容有机密性,这就决定了归档文件一般不准外借,只允许阅档者在阅览室内查阅。这样做的目的是:既有利于保护档案材料,避免损失、磨坏、延长档案寿命,便于其他利用者查阅,提高利用率,同时又保证了档案的机密性防止失密泄密,有利于阅卷者及时调卷,不受时间限制从而查阅更多资料。

另外,电话查询也是一种有效的方式,有些想利用档案者由于路途遥远不方便亲自来馆查阅,可通过打电话的方式来查询,我们的档案人员能够及时准确地替他们调阅文件,给他们答复,既方便了查阅者,也提高了我们档案馆工作人员的服务水平。

档案复制这种方式非常普遍,许多高校每年有好几百毕业生来学校查阅在校时学籍档案、毕业证。由于当前毕业生出国热,来校查学籍的很多,档案馆不能让他们带走原件,只允许复印,这样既减轻了过去手抄的繁重劳动,又节省时间,减少档案磨损,提高了利用率,这样既延长了档案寿命,又方便了阅档者,使档案的作用得到充分发挥。另外有些用人单位为了核查毕业生的毕业证真实性,采取传真的方式索要学生学籍复印件,有效杜绝了假毕业证危害社会,维护了学生学籍的公正性。

档案的外借这一方式在各高校的档案馆中时有发生。对此各高校有明文规定,必须严格遵守《档案材料借阅制度》,外借者必须遵守制度,必须如实写上借阅理由及归还日期,一切手续齐全,方可借出。

新形势下,必须采取多样化的措施,才能有效地开展文书档案的利用工作,才能使档案管理工作再上一个台阶。

四、档案工作者的素质是文书档案管理工作的内在因素

1.思想政治素质

首先,坚决拥护党的路线、方针、政策,认真学习马列主义毛泽东思想,高举邓小平理论伟大旗帜,认识学习江泽民总书记“三个代表”的重要思想和十七大的精神。并在实际行动中用马列主义的立场观点和方法分析解决问题,深入贯彻落实科学发展观,解放思想,勇于开拓创新。要牢固树立全心全意为人民服务的宗旨。职业道德要求每个档案工作者以服务为宗旨,树立全心全意为用户服务的思想和爱岗敬业的精神。要求档案人员能摆正个人与社会、个人与集体的关系,以极大的热情投入到档案工作中去。

服务到家,努力为用户排忧解难。对待到访的用户,我们一定要热情招待,努力帮助查询,这样既赢得了客户的赞誉,也带来了本馆的客源。两全其美何乐而不为呢?利用有利时机进行宣传。如开放档案馆让更多的人知道本馆的馆藏情况,并耐心地向参观人讲解,这样既扩大了档案馆的知名度,又丰富了参观人的知识面。如各高等院利用校庆对校史馆对外开放,吸引了众多校友、学子和有关人士。

2.文化素质

高等学校的档案工作是对全社会都有益的工作。这就要求我们的档案工作者努力提高自己的学历层次。作为一个高等学府,保存了大量著名学者学人的珍贵资料。如果一个档案工作者没有一定的古文知识、英文知识、历史知识和一定的专业知识,是无法胜任这项光荣而神圣的职业的。档案工作者如果没有广博的知识,是不能了解档案的历史价值和使用价值的,也就不能够很好地为社会服务。档案工作者还要有一定的法律意识,依法行政将是未来档案行政事务管理的根本途径,也可以规范档案工作者自身的工作。总之,档案工作者一定要加强自身的文化修养,多读书、多学习,努力使自己成为一专多能的复合型人才。

3.业务素质

一方面要求档案工作者要多阅读档案,掌握馆藏档案信息内容,成为“活档案”,才能在接待利用服务时得心应手,运用自如,做好深层次全方位服务。另一方面,要求档案工作者必须精通微机操作。由于档案机读目录格式的出现,使以往档案著录由手工环境变为计算机环境,这就要求档案工作者能够利用微机,准确查找目标,能够迅速检索档案信息。再一方面档案工作者还要做好平时收集工作,要当“有心人”,要眼明手快,保持职业的高度敏感。要利用到各位各部门和各种场合去的机会,尽可能和准确地发现“情况”,平时主动争取,积极参与,及时了解和掌握本单位工作动向。又一方面在档案系统内可广泛采取请进来,走出去,脱产半脱产,岗位培训等方式,努力提高档案工作者的业务技能。高校的档案工作正是通过以上一系列的措施使档案人员能够与时俱进,从而使高校的文书档案工作干得有声有色,获得了同行的一致好评。

参考文献:

[1]汪大有.三皇五帝时代.中国社会出版社,2000.

[2]黄禹康.毛泽东与文秘工作.北京档案出版,2004,(1).