桃林口水库工程档案的科学管理

2010-04-14郑洪泽

水科学与工程技术 2010年3期

郑洪泽

（河北省桃林口水库管理局，河北卢龙066400）

桃林口水库是“八五”、“九五”期间国家和河北省的重点水利工程建设项目，是一座集供水、灌溉、发电、旅游等综合功能为一体的大型水利工程枢纽。桃林口水库特点是工程投资大、工期长、要求高、涉及面广、参与建设的单位多，是一项庞大的系统工程，故工程档案管理也显得尤为重要。笔者就桃林口水库工程档案工作的实践，探讨有关重点工程档案科学管理问题。

作为国家重点工程项目，桃林口水库的工程档案具有如下特点：①工程档案数量大、种类多、价值高。桃林口水库主体工程包含12个单项工程项目，工程庞大，因而形成的档案数量大、种类多。水库大坝主体建设在北方首次采用“金包银”碾压混凝土、坝肩边坡采用“高边坡劈坡喷锚”等先进的施工工艺，使其档案具有较高的利用价值，不但对工程建设阶段及目前的管理和利用有重要意义，而且对其他地区兴建相同类型的工程具有很大的参考价值。②重点工程档案形成及保管时间长。水库工程建设周期长，重点工程档案形成的周期也长。经过6a多建设，2000年8月通过水利部组织的竣工验收。在档案的收集整理中，实行了工程立项开始和档案跟踪收集同步、工程建设过程和档案形成同步、工程竣工验收和档案验收同步的“三同步”管理，确保了工程档案的完整、系统和规范，使其在今后工程运行管理、除险加固、维修工作中发挥了重要作用。

水库工程项目立项开始就设立了档案管理机构及专职人员，负责项目档案、资料的收集、整理和归档工作，发挥了对设计、施工、监理等单位的监督、指导和检查的作用。

1 工程立项与档案跟踪收集同步是做好重点工程档案工作的前提

桃林口水库主体工程建设由河北省水利工程局和武警水电一支队两个施工单位及其下属若干工程队承建，档案业务指导人员做到经常与各施工单位、监理等单位的资料员保持联系，全面了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，使档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。例如，在工程档案的跟踪指导、监督、检查方面，采取责任到人的措施，按照编号分号制度全部落实到每位业务指导人员的头上，这样业务指导人员就能够有针对性地介入各自负责的工程。

2 加强档案法律、法规的宣传与业务知识指导

建设初期，水库工程建设的两个施工单位及其下属施工队伍采取不同的档案分类方法，有的采用“工程部位分类法”，有的采用“工程专业分类法”，业务水平参差不齐，以至于技术资料汇总后，给保管和使用造成很多困难。针对这种情况，对施工单位竣工文件编制进行整理，加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求重点工程档案资料，并对各单位的档案整理工作做具体指导。

3 建立健全规章制度

3.1 水库工程档案收集工作与工程进度保持同步进行

工程建设开始后，从档案制度建设入手，逐步建立健全各项规章制度，进一步规范档案资料的收集、整理工作，有针对性地对建设单位、施工单位、监理单位进行跟踪服务，对施工中档案存在的问题进行业务指导。严格档案交接程序，以防因人员调动造成档案资料的丢失。此外，对工程档案的立卷，要求工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，与施工图设计、设计变更、商洽、材料变更、施工及质检记录相符合，做到文、图、物相符等，保证重点工程档案报送的质量、成套性和完整性。

3.2 积极做好重点工程档案执法检查工作

（1）通过执法检查进一步宣传档案法律法规和重点建设项目档案的重要性，使重点建设项目单位进一步认识到，档案既是工程建设全过程的真实历史记录，又是保证工程建设质量的重要环节，更是今后工程运行和维护的重要依据。

（2）通过执法检查使建设单位、监理单位和施工单位对档案业务建设的具体内容有进一步了解，及时提供了直接的业务指导和咨询服务。

（3）通过执法检查获得了第一手材料，为进一步研究和规范重点工程档案打下基础。

4 做好重点工程专项验收阶段的档案收集管理

按照国家有关规定，竣工档案资料验收是档案管理部门依法在工程竣工验收前或同时对工程档案进行的专项检查和验收。因此，竣工验收阶段，桃林口水库的设计、监理、工程管理等单位的档案人员，认真审查施工单位的竣工图纸和文字资料，检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更的落实情况。具体包括：①工程档案齐全、系统、完整；②工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；③工程档案整理立卷，符合有关规范规定；④竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，盖有竣工图章；⑤文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；⑥文件材质、幅面、书写、绘图、用墨和托裱等符合要求。

通过实施竣工验收检查，确保了桃林口水库工程竣工档案达到规范化、标准化，为水库工程顺利通过竣工验收奠定了基础。

5 合理开发利用重点工程档案

近几年来，水库档案逐步实施电脑管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息为水利事业提供了很大帮助。目前，水库工程档案除传统的借阅服务利用外，还开展了编研型开发利用。通过查阅大量的档案资料，编研了《桃林口水库大事记》和《桃林口水库组织沿革表》等一系列内部资料。在桃林口水库国家水利风景区及展览馆的建设中，也提供了大量有价值的文字、照片和实物档案，利用档案资料制作了多期景区宣传资料和专题片。如今景区每年接待游客约4万人，充分展现了水利行业的精神风貌，受到了游客的好评。