试论电大科研档案管理的信息化建设

□李 莹

( 山西广播电视大学，山西 太原 030027)

电大作为开展远程教育的创新型高校，应认真研究科研档案管理信息化趋势，同时制定电大科研档案管理信息化建设对策，促进电大科研档案管理的信息化建设。

一、电大科研档案管理信息化趋势

在全国电大系统的共同努力下，教育信息化基础信息建设，取得了突破性进展，以“天网地网结合，三级平台互动”的网络教学环境初步形成。随着国家信息化建设步伐加快和广播电视大学教育信息化建设取得突破性进展，电大科研档案管理的信息化已经成为必然的趋势。

(一)信息化有利于提高工作效率

电大科研管理部门专职工作人员较少，直接或专门从事科研档案管理的人员更少。面对庞大繁杂的科研档案信息，要想提高管理效率，加快档案信息化建设将是一种行之有效的手段。它不仅可以实现科研档案收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理，将科研档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进科研档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变。同时，基于网络的科研档案管理，既可以反映项目的申报、研究的过程、成果的展示，也可以开展网络查询、发布信息、下载资料，从而更好地实现网上跟踪服务，促进管理分工的集约化，加速管理信息的传递和反馈过程，充分发挥科研档案信息资源的价值,实现科研档案信息资源共享。完整的、全面的、有效的电子档案,是保证高校这个知识生产基地大量、高效地生产知识的前提，也将减轻科研人员重复进行的体力劳动和低效率带来的资源浪费，档案管理信息化将会使档案工作进入一个崭新的工作环境。

(二)信息化有利于实现动态管理

传统的科研档案管理，收集和管理的多是结果性的材料，“死”的东西多，缺少的是过程的材料，“活”的东西少。目前现状是已归档的科研档案中的科技文件材料，大多数是为通过成果鉴定、报奖后归档的。案卷中只有来源性材料、成果性材料、鉴定审视性材料，缺少核心技术材料、工艺技术材料的科研档案不在少数。这样欠完整、不系统的档案影响着科研档案实现全程跟踪的动态管理，“死”档案难以变成“活”信息。改变了常规的以年度为单位、以结果性材料为档案的管理方式。

(三)信息化有利于加强学术交流

传统的科研档案管理，重管理轻交流，重管理轻服务，重管理轻转化的现象普遍存在。然而，科研成果的转化，既是政府、产业界、学术界共同关注的课题，也是经济与科技、教学相结合的成功经验。科学研究的信息通过网络媒体技术，可以及时发布、生动展示；可以相互借鉴，相互启发；可以实现动态管理，体现全程服务：可以为拥有成果的学校与从事应用研究开发和工艺创新、并将科研成果商品化的企业架起合作创新的桥梁。既有利于学术的交流，又有利于成果的转化；既有利于档案的管理，又有利于服务的开展。

二、电大科研档案管理信息化建设对策

电大科研档案管理，要改变传统的档案管理现实，加快科研档案信息化建设，应做好以下几方面的工作：

(一)转变观念，重视科研工作和科研档案信息化建设。首先是要转变领导的观念。档案管理是一项长期、细致的工作，科研档案管理工作的好坏，会影响到学校其他工作的顺利开展，因此学校领导在重视科研工作的基础上，要进一步重视科研档案管理工作，要更新观念，牢固树立科研档案信息化建设理念。了解先进单位的档案信息化建设情况，重视科研档案信息化工作，认识到科研档案信息化是提高档案服务水平的重要途径，确保人力物力财力支持，加快科研档案工作信息化建设。其次要转变科研人员的观念。要通过各种宣传，多方协调，强化档案意识，取得广大科研工作人员支持和配合，主动、适时报送科研档案材料，特别是与文字材料所符合的电子档案材料。要对科研人员提供统一的归档要求，要为科研人员开展及时的相关服务，通过热情、及时、准确、便捷的档案服务，让大家认识到档案资源的价值，从而激发他们收集、移交档案的热情。再次要转变科研管理部门及工作人员观念。科研管理部门要明确提出要求，积极创造条件，努力开展服务，档案工作人员应在做好提供档案利用工作的同时，主动深入到各部门，尤其是教学一线，宣传档案归档范围和要求，了解一线教师科研工作开展情况，解决他们在收集档案过程中遇到的问题，同时为教师查阅相关科研档案提供及时、便捷的服务，让教师觉得科研档案存在职能部门既安全又方便。确保科研档案管理工作向标准化、规范化、流程化、高效化迈进。

(二)建设环境科研档案管理的信息化,一般是指设备的现代化、档案保管的缩微化、复制检索和利用的自动化。档案管理部门应该在数字化、网络化方面多做文章。在重视软环境，努力建章立制，营造氛围的基础上，加大投入，加快硬环境的建设。档案信息化基础设施是科研档案信息化建设的基础和前提。科研部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立基于校园网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑科研信息网络报送及应用平台。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的工作项目，如编制大型索引、编制科研成果介绍，为科研工作者进行选题、开展研究、参与交流、准备结题等提供服务。1.要合力加快信息化建设。电大信息化建设内容，要统筹考虑、分步实施、整体推进。科研档案信息化建设是一项细致、复杂的工作，并且带有一定的专业性和针对性，不是一朝一夕能完成的，它需要有一个总体、宏观的规划和部署。因此，我们在明确提出以科研档案信息资源建设为核心，以扩大科研档案信息资源开发利用为目标，加快科研档案数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程的科研档案信息化建设目标后，针对学校工作实际，在不断完善现有的科研信息网页基础上，介绍学校科研状况、科研成果等基本信息外，提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务，将国内外上网科研档案和热门科研站点与网页链接起来。同时凭借现代信息技术的帮助，扩展信息化的应用领域和内容，开发一套管理系统，用于项目管理、过程管理、成果管理，提供专题检索、定题跟踪服务、科技成果查询、文献调研、编制专题数据库等内容的综合性服务；开发一个服务平台，用于发布通知、研讨交流、网上咨询，开展远程交互式服务，为使用者提供文字、声音、图像等多媒体信息，使资源共享成为现实。2.切实加强科研档案管理信息系统的开发。加强科研管理部门信息化建设，推进科研档案工作信息化进程。开发科研档案管理信息系统，就是要从科研档案管理的内容、流程出发，按照规范、高效管理的要求，使日常管理工作自动化。开发科研档案资源采集系统，提供有效、规范、可行的采集手段和技术，形成完善的数字化采集规范和保障体系。校园网的开通为学校教学、科研管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，通过校园网完成校内归档部门电子文件的接收、对科研档案进行数字化加工变得方便、快捷、高效。在保证数据的完整性、原始性基础上，完成对大量档案资源的有序管理，为有效的查询打下了坚实的基础。使科研档案资源在保密范围之外优质高效、无时空限制地实现信息共享，更好的为电大教育的改革好发展服务。

(三)培养“复合型”科研档案管理工作者。信息化科研档案管理，本质是一个管理系统，因此，建设一支既懂技术又懂管理的“复合型”管理队伍至关重要。我们知道，信息技术、网络技术在科研档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。一方面，在具有深厚的档案学理论的基础上，要加强现代信息管理理论的学习，形成新的管理理念。另一方面，注重科研管理档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加各种培训。了解档案工作的最新动态。通过集中培训，个别指导，对计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理进行现场操作和指导。通过学习考察，解放思想，开阔眼界，增加感性认识，更让他们切身体会到现代化的信息手段给档案工作带来的便利，加深他们对档案信息化建设的理解，更好地为科研档案信息化建设出力。

参考文献：

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