谈合并高校图书馆图书典藏工作的现状及对策

丘劲松

广东技术师范学院图书馆

〔广东省广州市 510665〕

随着教育体制改革的不断深入和国家对教育投入力度的不断加大,高校办学在空间上得到了前所未有的拓展,出现了多个高校合并办学的模式,为了适应日益分散的各分校区、各专业读者的需要,高校图书馆也随之出现了一馆多址的办馆模式,以满足读者日益专业化、个性化和多层次化的文献信息需求。只有站在读者服务的角度,对多校区原来图书馆的传统图书典藏进行必要改进,才能找出典藏工作的新思路,使图书馆能更好地为读者服务。

一、图书典藏是图书馆读者服务工作的关键环节

随着学校办学规模的扩大和办学空间的拓展,图书馆的图书典藏点越来越多,专业化程度也越来越高。面对已经变化了的图书馆图书典藏环境,图书配置已日益成为制约图书馆工作开展的关键。图书管理,这是图书典藏工作所必须认真解决的问题。传统观念认为,图书采购是图书典藏的基础,图书典藏是图书采购的延续,图书典藏与读者服务的关系并不密切,而图书典藏与图书编目的关系更紧密些。实际上,从图书馆“大读者服务”理念上看,图书的采购、编目与典藏是读者服务的准备阶段,没有高质量的图书采购和编目,所购图书不符合读者需要,所编目录与索引错漏百出,良好的读者服务工作便无从谈起。因此,图书典藏工作必须得到充分的重视。

从图书馆最基本的藏用辩证关系中,可以看到图书采访、编目和典藏工作的重要性。图书收藏工作,早期包括图书采访与编目两部分,后来加入了典藏环节;图书利用工作,则一直只含流通部分。在图书馆界,图书采购和编目部门俗称为“后台工作”,而图书流通部门则被称为“前台工作”。显然,后台工作是前台工作的基础,后台工作是为前台工作服务的,没有后台的工作准备,就不可能有前台的工作成果,两者的作用与功能是同等重要的,而后台工作却更具基础性和关键性作用。后台工作做不好,直接影响前台工作,最终承受影响的还是读者。图书馆的图书采购、编目、典藏、流通这几个环节已经密不可分地构成了一条读者服务大链条,而典藏工作在这个大链中则起着承前启后、举足轻重的关键性作用。

二、高校图书馆图书典藏工作现状

高校图书馆的图书典藏工作,通常包括“图书配置”、“图书调拨”和“图书剔除”这三部分。由于受到机构设置、职权分工以及流通方式和书库空间条件等因素的限制,图书典藏工作往往只停留在图书配置工作上。而且,仅存有的“图书配置”工作也往往不能按照图书典藏工作“服务于读者”的根本要求开展,图书典藏工作只能机械地应付来自学校与图书馆甚至图书流通点对藏书结构改变的要求,工作被动而机械。在具体操作中,图书典藏工作只是根据图书馆的典藏布局配置图书。

与此同时,新书分配出去之后,本应由图书典藏人员负责的图书剔除与图书调拨工作却由各流通点的工作人员来完成,典藏工作甚至被取消。在实践中,各流通点的退书、剔书标准,有的依图书破旧而定,有的依架位密疏而定,甚至有减架退书者。各流通点可以自由、随便、任意、无规则地根据所谓藏书空间不足或图书利用率不高等理由轻易剔除或改变图书典藏地点,而图书典藏人员却一无所知。在实践中,图书典藏人员的职能只管分书,而图书剔除和图书调拨工作却被流通人员代替了。

高校图书馆图书典藏工作的如此现状,除思想上不重视,工作上只顾眼前而无视未来,甚至得过且过等原因之外,更重要的是图书典藏管理体制上的问题,只有理顺体制,才能使典藏工作正常开展。

三、合并高校图书馆图书典藏工作应采取的对策

为了改变图书典藏工作的现状,提高图书典藏工作的质量,保证图书典藏功能的充分发挥,保障图书利用最大化,各高校图书馆,特别是合并高校图书馆应充分重视图书典藏工作、研究图书典藏工作,并给图书典藏工作人员以相当的职权。

(一)树立“图书典藏工作是图书馆服务基础”的正确思想,制定科学的图书典藏规则

应改变“图书典藏工作可有可无”的错误观念,充分重视图书典藏工作。高校图书馆应赋予图书典藏工作人员以掌握全馆所有藏书状态的权力,保证图书典藏基本稳定,一切图书典藏位置的改变都应由图书典藏工作人员通盘考虑、统一规划、协调安排,从体制上给图书典藏工作以较高的地位与较大的权力。

在实际操作中,要坚决抵制借口“图书典藏空间不足”或“图书利用率不高”等原因随意改变图书典藏地点的错误做法。图书典藏工作应充分考虑读者需要,以满足读者需要为依据,并应将这种观念贯串到图书典藏工作的始终,即从图书典藏的开始阶段(配置阶段),到图书典藏的调整阶段(改变图书典藏地点、实现动态图书典藏等),到图书典藏清理阶段(图书剔除阶段),各个环节都只能根据图书典藏的合理、方便、快捷、专业和读者需要的原则进行,切实贯彻图书典藏专家原则,即信赖并依靠图书典藏专家的意见。

(二)赋予图书典藏工作人员以相当的管理权限,突出专业特色,打破大类典藏格局

由于高校合并办学的需要,高校图书馆的文献布局会经常因时间和环境的变化而进行改变。在实践中,这种改变一般由图书馆及有关部室和各流通点的负责人讨论通过,在讨论和决定时往往无视图书典藏工作人员的意见,无视文献布局与图书典藏工作的密切关系,忽视图书典藏专家的意见,仅仅根据流通点的需要或图书馆有关部室的布局确定文献布局。而这种布局,一般情况下不考虑读者的需要,或只根据流通点的设置按图书大类进行图书典藏。在流通点决定之后,便轻易改变图书典藏地点。此种行为在实践中应予以改变。

由于图书典藏目标不明确,图书典藏机构往往只按照图书馆有关部室或流通点的要求行事,因而图书典藏工作大都忽视了“图书典藏是更好地为读者服务”的根本宗旨和“使读者更方便地利用图书”的基本原则。在实践中,图书典藏大都是按照图书分类进行的。这种做法在单独一个馆中是最经济,也是最省事的一种典藏模式。但是,在合并高校图书馆中,对于各分校区专业分馆的图书典藏则反而是最不科学、最浪费的一种典藏方式。根据图书典藏为读者服务的原则,在图书典藏上,应杜绝大类分藏,而应以读者需求为中心,将各类相关图书集中典藏于专业分馆内,让读者在专业分馆内,可以得心应手地查阅图书。这样的图书典藏,其效益应是最佳的,能最大限度地满足专业读者对相关学科图书的需求。

(三)合理布局馆藏文献资源

目前,大部分合并高校图书馆都保持原馆布局。各分馆的馆藏都是根据原来学校学科发展而逐年累积形成的体系,都有自己的特色。由于受到馆藏地限制,形成各分馆的馆藏与新校区功能定位的矛盾,造成资源分布的分散和布局不合理。虽然可以根据各校区新的功能定位,通过新书的充实和调拨,来逐渐缓解馆藏结构与读者需求的矛盾,但还是不能满足各校区读者的需求。现在的校区格局是在近几年的学校调整中逐渐形成的,而且这种调整和变化仍在进行之中,图书馆应随着这种功能定位的调整而不断调整各分馆的馆藏布局。

静态管理模式无法合理布局馆藏文献资源。不打破原有不合理的馆藏文献布局,馆藏文献资源就无法合理流动。为了让读者能够充分利用所有的馆藏文献资源,各校区图书馆已普遍实现计算机联网,读者可以在网上查询图书馆的全部馆藏,并可以在本校区分馆办理借书申请和还书手续。在统一网络平台上,实行“通借通还”的借阅办法,读者可以用同一个借阅证件,在任何一个校区借阅所需图书。对于读者需要借阅其他校区分馆所藏文献,图书馆则通过文献递送服务的方式加以满足,发挥馆藏图书的最大效能。

(四)在通借通还的基础上实行动态典藏

在实行动态图书典藏前,图书还回本校区图书馆后,再由图书馆统一运回其原藏分馆上架流通。这其中究竟有多少图书确有必要回归原馆藏地,又有哪些图书是没必要回归原馆藏地的,值得加以认真研究。而读者在本校区分馆不能借阅到的所需图书,只能到其他校区分馆借阅。典藏结构的不均衡,不能很好地满足读者的需求,有待于进一步改善。实行动态图书典藏,在文献整合完毕、各分馆馆藏与读者群相对稳定之后,仍在各校区间跨馆流通的图书可实行在还书地就近上架并调整典藏地,而不必再回归原馆藏地的典藏机制。

动态图书典藏机制在通借通还的基础上淡化了主馆与分馆、综合馆与专业馆的界限,打破了原有藏书地点固定不变的模式,图书实现就地上架流通。读者还书时计算机管理系统自动将该书的馆藏地点进行变更,即时反映到馆藏数据库中,读者检索时可随时掌握该书馆藏新地点,从而达到动态管理。动态图书典藏对存在多校区图书流通点的图书馆,能有效地解决图书初次典藏可能造成的不科学现象,使图书典藏工作达到最优化。

(五)图书典藏岗位的设置

传统的图书典藏岗位设置在采编部门。图书经过编目后,图书典藏工作人员按批次接收图书并根据载体类型、学科专业、读者特点等因素确定其馆藏地。目前,由于高校的合并重组,不少高校图书馆形成了多校区、多分馆的办馆格局。图书对应多个馆藏地,但图书购进册数有限,各校区的学科专业也时有变动,致使图书典藏工作人员在分配图书时难以把握,图书分配到某个馆藏地后,不管是否合理,就很少再进行二次分配调拨,不能进行良性流动。还有的图书馆取消采编部门的图书典藏岗位,而在读者借阅部门设置图书典藏岗位。图书分编后,由编目人员对图书进行初次分配,再由各借阅区的图书典藏工作人员对图书进行二次典藏,并定期或不定期对已有馆藏进行统计分析,予以重新调拨。这种设置方式虽然提高了图书的利用率,但是每个借阅区都设置图书典藏岗位,会增加工作人员编制,提高图书馆的运行成本。另外,在采编部门取消了图书典藏岗位后,编目人员分配图书时也难以把握。如果多名编目人员共同负责图书典藏工作,在新书入库的交接环节中,容易形成责任不清,造成混乱。

传统的图书典藏工作方式很有必要进行改革。但是,在每个校区或分馆都设置图书典藏岗位也不一定可行。应保持图书典藏岗位不变,在图书馆的工作流程上形成采访、验收、编目、典藏、借阅一条龙管理,有利于提高图书馆的工作效率。进行图书典藏时,应收集和听取来自读者的反馈建议,并征求工作人员的意见。图书典藏工作人员应定期或不定期对已有馆藏图书利用情况进行分析与统计。在各分馆藏地,可由部主任负责图书调拨工作,将利用率不同的图书调拨到不同的地方,对图书进行合理的动态调整,使图书在各校区、各馆藏地形成良性流动,消除传统图书典藏管理模式的弊端。

(六)建立健全图书典藏工作制度,提高图书典藏工作人员的素质

高校图书馆的图书典藏工作人员要接受必要的业务培训和思想政治教育,要有强烈的事业心、高度的责任感、良好的职业道德修养,要认真贯彻执行图书馆的图书典藏工作制度,履行职责,一丝不苟。要不断提高和更新业务知识和专业技能,要具有计算机操作技能和计算机网络基本知识,熟悉M ARC著录、《中国图书馆分类法》、《普通图书著录规则》和《中国机读目录格式》等,并能够熟练进行M ARC著录操作。这样,才能够对编目工作中出现的任何错误加以纠正,以保证入藏文献信息资源的分编质量。图书典藏工作人员必须熟悉本院校各专业的学科建设与课程设置情况、科研部门所承担的科研课题和项目情况,并对本院校专业设置的变更情况、读者借阅倾向的变化情况具有敏锐的洞察力,做到根据具体情况及时调整文献信息资源结构。图书典藏工作人员应当能够对图书典藏工作中出现的各种现象和各种统计数据进行综合分析、合理判断及正确处理,并能够对图书典藏工作提出建设性改进意见,供各级管理与决策人员参考。

为了更好地为读者服务,高校图书馆图书典藏工作人员要抓住和利用一切有利于提高自身素质的学习机会,充实、丰富、更新自己的知识结构,不断提高图书典藏工作的技能和本领。高校图书馆只有具备高质量的馆藏文献信息资源才能很好地为教学与科研服务,而高质量的馆藏文献信息资源必须要有高素质的图书典藏工作人员。当前,提高高校图书馆图书典藏工作人员素质,是一项刻不容缓的工作。

图书典藏工作是关乎高校图书馆服务水平、连接文献信息资源藏与用的关键性工作。图书典藏工作的好坏,直接体现着高校图书馆的图书管理水平,直接影响到读者对图书的利用。在多校区办学条件下,图书典藏工作更是任重道远。高校图书馆应重视图书典藏工作,提升图书典藏工作职责,积极探索以读者为中心的图书典藏新路子,为充分发挥馆藏图书的作用做出应有贡献。

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