图书馆办公室主任的作用及素质要求

南京师范大学(仙林校区)图书馆〔江苏省南京市 210046〕 余堰萍

在图书馆的管理活动中,一般是将其内部的工作分为决策、执行、实施三个层次,分别对应着图书馆馆长、部室主任与各具体岗位工作人员。规模较大的图书馆层次划分比较明确;规模较小的图书馆可能存在着中间层次缺少或某一层次同时肩负着另一层次工作职责的现象,层次划分不太明确。但是,三个层次的工作划分仍然存在,图书馆工作人员也相应地在这三个层次的工作中有着明确的对应关系。在所有的图书馆工作人员中,只有办公室主任在这三个工作层次中都有对应的责任,在三个层次工作中都发挥着重要作用。相应地,对图书馆办公室主任的素质也就有着特殊的要求。

一、办公室主任在图书馆决策过程中的作用

图书馆办公室主任与馆内其他业务部门的中层干部在业务或行政编制上是同级的,都是在馆长的领导下、负责一个具体部门的日常工作。办公室是从属于决策层并为其提供必要的辅助服务的部门,它围绕单位的中心工作,向领导提出决策建议并督促决策的落实,是决策层的延伸。办公室作为本级领导机关、单位的一个综合办事机构,处在承上启下、联结左右的枢纽地位,而办公室主任则是枢纽的中心。许多实事证明,一个办公室工作的好坏、效率的高低、成效的优劣,关键在于有没有一个合格的、称职的办公室主任。图书馆办公室主任在馆内管理决策过程中具有特殊责任,作为馆长的直接工作助手,可以直接参与图书馆发展规划和各项规章制度的制定与实施工作,在馆长决策过程中的作用主要体现为信息作用、参谋作用和督察作用。

信息作用是图书馆办公室主任在馆长决策中的主要职责之一。馆长决策直接决定着图书馆的发展,决定着全馆工作任务完成的质量。馆长正确的决策建立在充分的信息保障上,来源于上级领导部门,而馆内各部室与工作人员、读者及同行业的信息是馆长做好决策的基础。但是,这些信息又是烦杂琐碎的,需要对它们进行分门别类、调研证实、去伪存真后,将经过严格筛选确认的、对当前决策有帮助的高质量的精选信息,及时、准确地提供给馆长作决策参考。因此,提高信息能力,熟悉网上信息资源,收集与处理信息,分析与鉴别信息,积极传递信息,与时俱进,增强信息意识,提高信息能力,是图书馆办公室主任开展各项工作的基础。

参谋作用也是图书馆办公室主任在馆长决策中的主要职能之一。决策是一个过程,按照美国经济组织管理大师赫伯特·西蒙的决策过程划分理论,决策分为搜集情况阶段、拟定计划阶段、选定计划和实施阶段、评价计划阶段四个步骤。在整个决策过程中,都存在有信息的不完全、预测的困难性和穷尽可行性的困难性,因此仅仅在决策前提供的信息对整个决策过程是不够的,整个决策过程都需要反复的信息获取与反馈,以便对决策方案作出调整,这可能需要一个较长的时期和阶段。在图书馆决策中,办公室由于对本馆各个工作环节和相关工作环境的信息了解较为充分,因此就需要在这个过程中做好参谋工作,包括对决策过程不同步骤与内容提供自己的看法和建议,为馆长决策提供不同的可选择性方案,为每一种不同的决策方案预测施行预期,与馆长决策进行深度的结合,有利于避免馆长决策中出现偏颇,减少决策盲目性。

督察作用也是图书馆办公室主任在馆长决策中的主要职责之一。这是因为,图书馆所有的管理决策都要最终付诸于实施,在决策(包括规章制度和具体的工作指示)实施过程中需要认真地进行监督。然而,作为决策者的馆长,不可能直接投入大量时间与精力进行全过程的监督,而具体实施部门的中层管理者的监督可能因工作领域的部门性和知识能力的专门性而存在一定的局限性,因部门自身利益关系而有意或无意地破坏工作的全局性,部门之间可能会在决策的执行上存在相应的衔接问题甚至会发生冲突。基于这些现实可能性的存在,图书馆办公室主任在馆长决策实施过程中的监督责任便具有了不同寻常的意义:通过对馆长决策实施过程的纵向全过程监督与部门间协作的横向指导,图书馆办公室主任可以比其他人能更完整地了解馆长决策的实际效果,从而能够及时地发现决策中存在的问题,总结经验后及时地反馈给馆长。在我国很多高校图书馆中,办公室主任的工作是贯串于馆长决策整个过程的。

二、办公室主任在图书馆管理过程中的作用

狭义的管理是图书馆通过对工作的调控,保证各项工作符合法规、政策和馆长决策的完整过程,属于决策的下一层次,是具体协调图书馆各岗位工作的活动。在图书馆的业务管理过程中,办公室起着本单位对外联系纽带、上下沟通中枢、部门协调关键的作用,而办公室主任具体负责办公室工作的管理实施,在这三类工作中发挥着特殊的作用。

(一)对外联系工作

在图书馆,除采编等部门的日常业务工作需要对外联系外,图书馆办公室要承担更多的对外联系工作,这包括与上级领导部门的联系、与各相关职能部门的联系、与其他兄弟单位的联系、与各类有业务关系的社会单位的联系等。在对外联系的过程中,办公室主任经常要代表图书馆处理各种外部关系,其个人综合素质、学识、谈吐和办事能力在一定程度上代表了图书馆的形象。在图书馆,办公室主任就是一个图书馆的外交名片,一个睿智干练的办公室主任,可以让馆外单位能更容易地与图书馆实现沟通,扩大图书馆的影响,为图书馆建立一个和谐的外部工作环境。对外,图书馆办公室主任的重要作用主要体现在以下几个方面:

1.图书馆的发展需要外部的支持。因此,办公室主任与馆外各单位的良好联系协作可以为本馆营造一个良好的外部环境。图书馆办公室主任经常与各职能部门联系工作,经常与他们沟通,增加互相了解与互相信任,通过沟通使这些部门了解图书馆的性质并支持和协助图书馆的工作,减少协作过程中的困难。

2.加强与兄弟单位的协作。由于形势的发展,图书馆要越来越多地参加各种协作网络(如各地区、各系统的协作网),各图书馆之间也越来越多地开展文献信息资源的共建、共知、共享。除文献信息资源建设协作外,还在人力资源培养、技术建设、科研创新等领域进行越来越多的合作。这些合作交流协作活动很多都需要由各馆办公室进行协调。这项工作做得好可以使本馆与各兄弟馆建立良好的合作关系,通过工作联系交流感情,沟通信息,取长补短,共同提高。

3搞好与业务协作单位的合作。图书馆在完成大量日常工作时,经常需要有关单位的配合,如办公用品的采购需要涉及多种商业性公司,馆内水、电、暖等固定配套设备的年度维护与应急修理,以及防盗、防水、防火等安全方面的工作需要与各类单位进行配合,计划生育和职工医疗工作需要与医院和计生办协作,馆务接待需要与餐饮住宿及旅游服务公司合作等。这些工作的开展都需要由办公室主任来统一协调才能妥善完成任务。通过建立纵向和横向的层层递进的多层次服务链,才能够充分保证图书馆整个系统正常运行。

(二)馆内上下沟通工作

在图书馆的内部管理过程中,上下级之间的上情下达和下情上达是保证图书馆工作正常开展的基本条件。办公室职能之一就是发挥信息双向沟通的管道作用,其中办公室主任的作用是关键性的。有效地实现馆内信息的全方位沟通,做好上传下达工作是办公室主任的当然职责。上情下达,是指办公室主任在全面掌握和深刻领会馆长决策意图的基础上,将各种决策传递给各部门,使全馆了解与理解馆长决策的意图并达成共识,形成贯彻执行图书馆办馆方针和施政政策的合力。下情上达,是指对各业务部门在督导、检查的基础上,将各部门对馆长决策与有关规章制度的意见和建议、员工在工作实践中提出的问题集中起来,进行加工、整理后及时准确地反馈给馆长,对馆长快速了解掌握全局,进行科学合理指挥和作出正确决策具有重大的作用。

(三)部门横向协调工作

图书馆工作是一个整体,馆内各部门、各工作岗位间通过密切配合与协作共同完成工作任务。但是,由于现代图书馆文献信息种类和数量的增加、工作岗位的细分、对提高工作效率的追求,使部门间、工作岗位间和工作流程间按制度进行区分成为必然,必须通过充分协调和综合管理,引导各部门的工作服务于整体效能的最优化。办公室工作相当大的一部分就是要通过协调,促进各部门的相互沟通、相互了解、相互支持,更好地贯彻执行馆长决策与规章制度。这就要求办公室主任要在日常工作中与各部室充分交流沟通,准确把握各部门的工作动态,了解其工作需要,向其提供其他部门的相应信息,协助各部门解决工作中的实际问题,并将部门和岗位协调中难以解决的问题及时反馈给馆长。要在遵循图书馆服务大目标的前提下,树立为各业务部门服务的意识,协调各业务部门的工作,做好后勤服务工作,保障业务工作的顺利开展。

三、图书馆工作对办公室主任的素质要求

图书馆管理具有综合性、依附性、协调性、组织性、变革性、科学性、艺术性、经济性等特点,图书馆办公室是一个综合了组织、管理、服务职能的办事机构,在图书馆管理活动中处于承上启下、沟通内外的枢纽地位。作为馆长决策的参谋、助手和主要承办人与执行人,图书馆办公室主任比其他部室主任更能在全局上影响全馆工作,所以其素质也因为工作的特殊性而具有了更高的要求。

(一)政治素质要求

图书馆是社会文献信息服务体系的具体形式之一,它在总体上是一种制度的安排,具有强烈的时代特征。一方面,图书馆制度提示图书馆发展过程和实践活动中的规律,约束和规范与之相关联的人们的实践活动;另一方面,图书馆制度又是在所处环境的政治制度、经济制度、文化制度、科技制度、教育制度体系中形成的,图书馆工作的各个方面都要体现这种政治与特征。例如,在我国的图书馆事业实践中,在馆际协作、馆内工作、业务管理及人员管理等活动中,都要体现时代的政治要求,要能够协助馆长贯彻落实党和国家的各项方针政策,搞好图书馆的思想建设、组织建设,做好员工的思想政治工作,加强对群众的思想政治领导。一位具有良好政治素质的办公室主任,在开展业务活动中要能较完整地掌握邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观,能较完整准确地了解党和国家的方针政策,能准确地把握不同时期的政治工作重点。这样,就能保证做到处理各种工作事务时方向准确,做到看事无惑、做事清醒。

(二)专业素养要求

图书馆工作具有较强的专业性,文献的采访、分编、典藏、利用、咨询和现代信息技术在图书馆工作中的应用,都具有较强的专业技术要求和理论要求。现在,许多图书馆都是由“集成了信息数字化、数据组织管理、多媒体数据检索、Internet信息传输、通信安全和知识产权管理等多项技术”的数字图书馆和传统图书馆而形成的复合图书馆。在这样的复合图书馆工作,需要更专业化的知识技能。但是,现在的图书馆办公室大多数只能算作“收发室”、“传达室”或“勤务室”。办公室主任的工作也不过是带着一班人做一些跑腿打杂的工作。在烦琐的办公室事务性工作外,要求办公室主任能够协助馆长正确进行管理决策、协调各业务部门的工作、沟通全馆的工作信息、实现全馆事业的准确管理。是否具有对馆内业务工作的全面性了解,是否具有一定的专业知识,都影响着办公室主任开展工作的质量。例如,办公室主任如果具有一定的采编专业知识和技能,在和采编部门沟通时便会减少许多障碍;如果自身具有一定的图书馆学理论修养、在图书馆界具有一定的知名度和影响力,在与其他的图书馆进行联络时,无疑也会增加和同行联系的能力,并提高本馆在专业领域的声望。

(三)情商素质要求

情商(EQ)素质又称情绪智力,是近年来心理学家们提出的与智力和智商相对应的概念。它主要是指人在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的品质。情商素质直接决定着人的社会能力,情商素质高的人能够对社会事务具有敏捷的观察能力和高超的应对处理能力。若社交能力强,外向而愉快,不易陷入恐惧或伤感;若对事业较投入,为人正直,富于同情心,情感生活较丰富但不逾矩,无论是独处还是与许多人在一起时都能怡然自得。图书馆办公室这样的综合功能部门,不但具有一般党政管理部门的行政事务性质,又具有图书馆事业的专业管理性质,对办公室主任的要求更高。具有较高情商素质只是办公室主任应具备的一个基本条件,作为办公室主任,还需要有意识地培养锻炼自己其他方面的能力,在日常管理活动中,要做到“以人为本”,坚持一切从人出发,以调动和激发人的积极性和创造性为根本手段,以提高管理效率和人的不断发展为目的。一个具有较强人际交往能力、性格阳光开朗、待人接物礼貌得体的办公室主任,会使办公室工作充满活力和生机,提高图书馆的社会影响力。办公室主任所具有的良好的人格形象,会使图书馆与外界的接触变得顺畅简单。

(四)学习能力要求

图书馆办公室主任要想履行好自己的工作职责,就需要有敏锐的观察能力和独立思考能力,有超前意识和创新精神,不断丰富自己的知识储备。现代图书馆事业发展的主要特征之一,就是图书馆工作的技术含量越来越高,对员工理论知识、技术能力和服务意识的要求越来越高,这就要求图书馆办公室主任在工作中要有进取精神,不但要能够结合工作需要不断学习相应的专业技能,还要不断跟踪信息科学的新发展,有选择地学习各种相关知识和技能,在紧张的工作过程中持之以恒地提高自己,以适应办公室工作不断出现的新情况和新要求,并能在学习中联系实际、深入思考,能提出自己的见解和设想。

(五)勤政要求

图书馆办公室工作具有辅助性、服务性、综合性等特点,办公室的很多工作都是琐碎的、突发的、不重复的,对图书馆整体工作的完成影响很大,对办公室工作完成的质量和时效性要求很高,但这些工作往往又很难以被统计、被总结,一些工作甚至会小到被忽视,但这些极为平凡而琐碎的工作却来不得半点疏忽,它需要有高度的责任心和耐心,需要有丰富的工作经验和大量的时间投入,需要事无巨细地亲身投入和身体力行,需要缜密的计划和不断的阶段性总结。在图书馆中,职称高、学历高的高级专业技术人员不一定能做好办公室主任的工作。办公室主任工作的德能勤绩要求中,“勤”是外在的,更是内在的,勤政是图书馆员工对办公室主任的一般印象,也是做好办公室工作首先要达到的,这就要求图书馆办公室主任在工作中要具有较强的主动意识、超前意识、责任意识、质量意识和服务意识。

(六)廉政要求

办公室是图书馆的关键部门,参与馆内大多数日常工作中人、财、物、事的管理,因此工作中的廉政制度建设和办公室主任的自身清正廉洁便是必然的要求。廉政制度建设包括强化廉政制度意识、制定科学合理的廉政制度、严格的执行制度,按照党的十六届三中全会确立的“以教育为基础、以法制为保障、以监督为关键”的教育、制度、监督有机统一的惩治和预防腐败体系的要求,认真贯彻党的十六届四中全会提出的“坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防”的十六字方针,从制度上杜绝各种超越规范行为的发生,从自身要求自觉做到在履行公务、处理问题的过程中廉洁而公正、廉洁而正直,不贪污、不受贿、不枉法,锤炼清廉无私的品德节操。

(七)管理技能要求

总揽一个事务性部门的工作并且完成得比较好,对于任何一个主管人员都是一种挑战。然而,对身体、心理、专业能力、社会能力的考验,可以通过其管理效能反映出来。图书馆办公室工作千头万绪、烦杂琐碎,很多办公室主任都是在疲于奔命的状态中履行自己职责的,能将工作做得得心应手,大小事务应付自如,处理事务时举重若轻,这是很多办公室主任多少年来都在追求的目标,但并不是每个人都能轻松地做到。管理是一门科学,是一种技能,更是一种素质,做好管理工作对一个人的智商和情商都具有极大地挑战性。要做好图书馆办公室主任的工作,既要求有较丰富的相关管理知识,又要求有较高的调研能力、协调能力和化解各种矛盾的能力,这就要求图书馆办公室主任建立科学的管理制度,包括制定分工明确的岗位责任制、规范工作流程和工作方法、建立监督检查制度、提高办公室工作人员的素质等。

(八)技术能力要求

随着数字化建设的不断加快与加深,图书馆工作中越来越多地应用现代技术是图书馆发展的主要特点之一。办公室工作也逐步实现了信息化,传统的文书工作、人事管理、物资管理、考勤管理等都实现了计算机管理。办公室主任作为图书馆办公室工作的管理者,需要全面掌握这些工作的计算机操作技能。除此之外,还需要对图书馆工作的自动化管理系统和图书馆数字文献信息资源建设情况和使用方法有全面的了解,以期对全馆现代化服务有全面的掌握。对一些传统型的需要专门技能的工作,如水电、设备、办公设施的使用与维护也应该具有一定的相关知识。

总而言之,办公室是一个组织(单位或部门)内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务,是组织(单位或部门)运转的枢纽,是对内、对外的窗口。作为一个图书馆的办公室主任,是馆长指挥全局、沟通上下、联系各方的桥梁,同时也是馆长决策的参谋、助手和主要承办人与执行人,是图书馆各业务部门的中介和协调者,是图书馆办公室日常工作的主持者。作为综合性工作岗位,办公室主任需要承担不同的职责,在不同的工作环境和工作场合中能清楚认识自己所承担的职责,对所要处理的工作能有清醒的思路,在复杂的工作中能迅速理清思路,以最有效率的办法迅速调度人力和各种资源解决问题,减少对工作的不利影响,将图书馆人、财、物的效益发挥到极致,对图书馆办公室主任的自身素质自然有非常高的要求。这一方面要借助于建立健全规章制度,实现制度创新;另一方面要充分发挥办公室主任的个人能动性,以高素质保证高水平的工作,保证图书馆各项工作的顺利开展,提高图书馆的工作效益和服务水平。

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