谈公共图书馆年鉴的收藏与利用——以广西壮族自治区图书馆为例

广西壮族自治区图书馆采编中心

〔广西壮族自治区南宁市 530022〕 梁 俭* 尹 睫**

所谓年鉴,是指逐年发行、概述一年内事物发展和记录最新事实以及汇集统计资料的工具书。它集知识、信息、数据、资料等于一身,其丰富的内容和形象化资料(插图)可以全面反映各个地区、各个领域的发展与变化。年鉴主要包括综合性年鉴、行业性年鉴、专科性年鉴、地方性年鉴与统计性年鉴等。公共图书馆的服务对象主要是广大社会读者,读者的信息需求就是图书馆的收藏重点。因此,如何广泛、系统、完整地收藏年鉴,如何利用好年鉴为读者提供全方位的文献信息服务是公共图书馆所必须认真思考的一个问题。广西壮族自治区图书馆作为本地区最大的省级公共图书馆,在多年的藏书建设中比较注重对中文年鉴的采选与收藏工作,并在地方性年鉴的收藏上达到了一定规模。在收藏纸质年鉴资源的同时,还加强了电子年鉴的收藏,使年鉴的形式与内容更趋丰富和完整。本文拟通过对该馆年鉴收藏与利用情况的调查分析,了解读者需求,提高读者对年鉴的利用率。

一、广西壮族自治区图书馆年鉴收藏情况

广西壮族自治区图书馆收藏有全国各地各种中文年鉴218种、2400多册(不含复本)。其中:由我国编译的世界年鉴11种、全国各省市县综合性与专科性年鉴133种、各种统计性年鉴22种、国内其他地方性年鉴及港澳特区与我国台湾省年鉴14种、本地区地方性年鉴38种。其馆藏年鉴分类情况为:哲学、宗教类入藏2种、29册,缺藏3册,完整率为90%;社会科学总论类入藏11种、165册,缺藏16册,完整率为88%;政治、法律、军事类入藏12种、172册,缺藏16册,完整率为91%;经济类入藏88种、1022册,缺藏216册,完整率为79%;文化、科学、教育、体育类入藏16种、210册,缺藏53册,完整率为75%;语言、文学、艺术类入藏9种、95册,缺藏36册,完整率为62%;历史、地理类入藏4种、61册,缺藏16册,完整率为74%;自然科学类入藏6种、66册,缺藏26册,完整率为61%;医学、卫生类入藏11种、125册,缺藏39册,完整率为69%;农学、工业技术类入藏7种、43册,缺藏18册,完整率为58%;综合性图书类(包含除广西外的全国其他省、自治区、直辖市的地方性年鉴)入藏14种、206册,缺藏115册,完整率为45%;广西地方性年鉴类收藏38种、210册,缺藏24册,完整率为89%。上述分类统计合计:入藏种类共218种、2404册,共缺藏582册,完整率为76%。

二、年鉴收藏与利用中存在的问题

(一)年鉴采访

从前文馆藏年鉴分类统计数据可以看出,广西壮族自治区图书馆对于年鉴采访环节存在着入藏年鉴文献不均衡、漏订、重订等情况。年鉴是具有工具书性质,但又有别于期刊的一种连续性出版物。有些年鉴既有书号(ISBN)又有刊号(ISSN)。在以往的采访过程中,期刊采访人员与中文图书采访人员疏于沟通,各自通过“书”与“刊”的途径予以征订,造成了重订或漏订。例如:(1)《中国统计年鉴(2000)》重复订购了5本;(2)《中国图书年鉴》1993年、2002年、2004年漏订。馆内收藏的国内各省、自治区、直辖市的地方性年鉴(包括港澳特区和台湾省年鉴)中,缺藏达115册,且没有一种收藏完整。此外,中文年鉴具有很强的地域性,分布在全国各个地区。近年来,各省、自治区、直辖市与地、县级行政单位以及有关乡镇的政府机构也出版了许多关于本地区的年鉴,记载了该地区发生的大事、要事等。许多地区的年鉴为非正式出版物,没有中国标准书号,也没有通过出版社出版。这种情况,使得年鉴采访人员无法及时准确地了解一些地方年鉴的出版动态,给图书馆的年鉴采访工作带来了极大困难。

(二)年鉴编目

年鉴是一种提供事实数据和信息的权威性工具书,是内容逐年更新的连续性出版物,但因其有ISBN号,且通过图书发行渠道发行,所以一直参照中文图书格式著录书目数据。在年鉴编目工作中,经常遇到的问题主要有:一是题名变更。题名变化是年鉴出版较常见的现象,如更名、分开、合并和停刊等,在年鉴编目工作中,如果未能如实反映出版情况,必然会对收藏与使用造成不利的影响[1]。例如,《中国商业年鉴》,1988年创刊,1994年改名为《中国国内贸易年鉴》,2004年以后又恢复原名,如不仔细查对内容,很容易造成题名的错录。二是同书异号。年鉴具有连续出版的性质,同书同号是读者准确查找年鉴的保证,编目人员在著录时如不重视查重及核对年鉴信息内容,极易导致同书异号现象发生。例如,《中国物价及城镇居民家庭收支调查统计资料》,从2001年起更名为《中国物价统计年鉴》,该年鉴由“统计资料”改称“统计年鉴”,容易错分。具体著录中,因文献主体内容未改变,进行主题复分时可保留原有分类号,然后以互见号说明年鉴性质,统一索书号,保持年鉴著录的一致性。

(三)数字资源

由于纸质年鉴价格较高,有限的购书经费很难收藏到多地域、多行业、多专业,且连续完整的年鉴,需要用电子年鉴来弥补收录不完整的现状。目前,广西壮族自治区图书馆引进的全文年鉴数据库有:《中国年鉴网络出版总库》、《中国年鉴资源全文数据库》等,其中,以《中国年鉴网络出版总库》的利用率较高。《中国年鉴网络出版总库》在全国已经出版的2000多种国家年鉴、地方综合性和专业性年鉴中,已入编各种年鉴1590种,所收录的年鉴册数和文献条目数的完整率为99%,目前全国仍在继续出版发行的1170种年鉴中,已经有90%在《中国年鉴网络出版总库》中完整回溯连续出版,并遴选回溯收录了476种已经停刊的年鉴[2]。从2007年引进年鉴数据库后,进入该馆网站查阅全文年鉴的读者较多,点击量逐年提高,利用情况良好。但是,电子年鉴由于收集、整理周期较长,浏览全文电子年鉴需要等待较长的时间,对于需要查找最新统计信息的读者来说,纸质年鉴目前仍然是最快的检索途径。

(四)利用现状

在调查中发现,广西壮族自治区图书馆的年鉴分多个地方入藏。2001年以前的年鉴大部分收藏于样本库,2001年以后的年鉴收藏于参考咨询室,本地区的地方性年鉴收藏于地方文献室。因此,读者需要查阅年鉴资料时,往往不知去哪个借阅口查找,或读者需要查找跨年限较长的年鉴时,需往返于多个借阅口,往往要耗费大量时间,有时还是找不到。这种情况,既浪费了读者宝贵的时间,又影响了读者的查阅情绪,从而对年鉴利用失去耐心和信心,影响了年鉴的使用。此外,从统计数据看出,该馆入藏的年鉴品种不够齐全,现有的218种年鉴中,大部分为政治、经济类年鉴,而且90%的年鉴收藏不够完整。例如,《中国区域经济统计年鉴》,1994年创刊,而该馆竟缺藏1994年～1999年、2001年～2004年,共10卷之多;《中国电器工业年鉴》,1998年创刊,而该馆竟缺藏1998年～2004年,共7卷。特别是最能体现年鉴作用的统计类年鉴,缺藏率最高,导致查阅相关对比材料与数据的读者,往往无法找到自己所需的资料。年鉴不完整现象严重影响了读者的查阅需要,这也是该馆综合性年鉴、行业性年鉴与专科性年鉴利用率不高的原因之一。近几年,随着馆领导对年鉴工作的重视,年鉴的补缺工作也得以顺利开展,使得部分年鉴做到收藏连续与完整。同时,广西壮族自治区图书馆还收藏有较丰富的本自治区地方性年鉴,拥有地方综合年鉴11种、60册,地方统计年鉴9种、72册,专科性年鉴18种、78册。其中,以具有本地明显特征的《广西年鉴》、《中国——东盟年鉴》、《南宁年鉴》、《南宁统计年鉴》、《桂林市年鉴》等年鉴的入藏最为齐全,完整率达到了100%;本自治区其他许多地区年鉴的入藏完整率也在80%以上,如《梧州年鉴》、《柳州经济统计年鉴》等,在一定程度上满足了读者查阅本自治区年鉴的需求。

三、加强年鉴收藏与利用的一些建议

(一)找准定位,明确藏书体系,加强编目管理

公共图书馆不同于专业图书馆,要依据自身特点,协调好年鉴收藏与一般文献收藏的关系,明确年鉴在馆藏中的重要性。为使年鉴的收藏质量得到有效提高,应制定与完善相应的采访制度和工作规范,明确采访工作流程,加强采访人员与阅览室的沟通交流,收集读者信息,建立征订目录及订购档案,多渠道、多途径采集优质年鉴,并及时跟进及定期检查年鉴到馆情况。在充分了解读者需求的情况下,有针对性地入藏一些重点学科的年鉴文献,如把读者经常查阅的《中国统计年鉴》、《中国经济年鉴》、《中国文化年鉴》、《中国标准化年鉴》等实用性、综合性较强的年鉴纳入重点收藏范围,保持其文献的完整性与连续性。此外,应有计划、有目的地精选权威性、实用性、资料性较强的新出版的年鉴,在完善原有年鉴特色的基础上,不断补充新、精、专的年鉴,丰富年鉴的馆藏。同时,在完善采访体系的前提下,应加强编目工作的管理。要解决编目工作中常常出现的不规范问题。首先,要统一编目人员对连续性出版物的认识,年鉴出版发行无论是用ISBN号、ISSN号还是CN号,都需要在MARC中详细著录反映出来;其次,对于补缺回来或更名的年鉴,要仔细查重,规范标引,让一些在内容和时间上一致的年鉴能统一归类,集中入藏;第三,对随书附光盘的年鉴要做好标注说明,明确光盘的入藏地址。

(二)加强合作,为年鉴征订创造有利条件

近年来,本自治区许多市、县、乡镇陆续出版了一些本地区具有年鉴性质的文献。该类型年鉴能客观地反映本地区的区域特色、功能作用、自然生态、经济特点等特征,最能反映出本地区发展现状。要加强对此类型年鉴的收藏力度,采访人员可打破传统采集方式,积极与本地区各市、县、乡镇图书馆及相关单位建立密切合作关系。要尽力掌握年鉴最新出版发行动态,及时派专人对出版年鉴的单位或个人进行联系与走访,力求做到本地区出版发行的年鉴不漏订与漏买,尽量做好新年鉴的征集与采访工作。在做好对新出版年鉴征订的同时,要及时对馆里漏订、重订的年鉴进行补充与调整,确定所需补充和调整年鉴的种类和数量;对读者使用率较低或已经停刊,或复本过多的年鉴要进行调整,以提高年鉴的利用率。

(三)综合开发利用特色年鉴

地方性年鉴是各级领导、科研人员和其他人员查找资料数据、完善决策、研究本地情况必不可少的工具书,同时也为外商和社会各界人士了解本地区提供重要依据,具有很高的实用价值。随着“中国—东盟博览会”永久在广西壮族自治区南宁市召开,年鉴信息的需求量将会日益增大,年鉴的重要作用也将会日益突显。在此环境下,广西壮族自治区图书馆不应满足于原有的地方性年鉴资源建设现状,应注意结合自身的服务特点和本地区社会经济发展热点的需要,有针对性地建立年鉴书目数据库或进行年鉴的专题信息开发,注意开展对特定读者的服务,实行典藏、借阅、咨询、检索、复印一体化的开放式特色管理,为读者利用年鉴提供最大的方便。

(四)提高读者获取年鉴信息资源的能力

应注意采取多种形式,如宣传栏、网络课程,或利用该馆的“八桂讲坛”品牌讲座,宣传年鉴知识,让读者真正了解年鉴的特殊价值,并向广大读者介绍有关年鉴文献检索与利用的方法、手段以及各种数据库的内容与特点等,努力提高读者利用年鉴的技能和对年鉴的兴趣与信心[3]。同时,应有重点地介绍本地区的地方性年鉴。对重点年鉴,如对本地区最新统计年鉴收录内容进行必要的详细介绍,以吸引读者关注地方经济,利用地方年鉴。此外,可借鉴电子期刊的做法,建立馆藏年鉴检索目录,并把目录信息和各种随书光盘的电子版年鉴信息集中起来,将其按类归入各检索口,并链接到馆内主页上让读者及时了解年鉴到馆情况及入藏地址,方便读者检索与利用,最大限度地提升随书光盘的利用率。

(五)建立与电子年鉴网络的链接

今天,社会已步入快速发展的时代,年鉴出版已不限于单一的纸质品种,而是朝着经济、方便的电子年鉴方向发展。目前,我国出版的电子年鉴具有B/S体系结构,具有同质性、可扩展性、可移植性和兼容性等特点。并且,在全文检索、目录检索等方面保留了原版浏览的功能[4]。由于网络年鉴信息资源丰富多彩,能满足读者多变的、个性化检索需求,可抽出一定的人力,针对日益更新的各种类型年鉴网站的年鉴信息进行收集、整理。例如,可将“中国年鉴网”、“科技年鉴网”、“中国统计年鉴网”等网站与该馆网站链接,为读者搭建一个方便检索年鉴、了解年鉴动态信息的平台。

综上所述,公共图书馆作为信息行业的重要部门,应充分利用自身的有利条件,发挥其文献信息资源的优势,为地方的经济与社会发展提供全面的、多方位的优质服务。这样,才能使公共图书馆传播知识与信息的职能得到充分发挥,也可促进地方经济与社会的快速发展。

[1]翟迅.谈年鉴的收藏管理与利用[J].图书馆界,2003,(3):42～45.

[2]李志明.我国两大年鉴全文数据库比较研究[J].图书馆学研究,2009,(1):66～69.

[3]王红.年鉴信息资源的开发与利用[J].图书馆工作与研究,2000,(3):45～48.

[4]平保兴.图书馆年鉴收藏中存在的问题及其对策研究[J].贵图学刊,2008,(1):17～18.