浅议工作分析在图书馆人力资源开发与管理中的应用

2010-04-10江苏科技大学图书馆

河北科技图苑 2010年5期

江苏科技大学图书馆

〔江苏省镇江市 212003〕张凤武*

21世纪管理工作的重大战略之一是人力资源的开发与管理。工作分析是人力资源开发与管理的基础,其主旨是科学高效地获取有关组织内各种工作的信息,保证人力资源开发与管理决策的正确有效及其目标的全面实现。通过工作分析可以达到人和职的完善匹配。图书馆人力资源的开发与管理,是指通过各种途径获取合格的人力资源,开发其潜能,调动其积极性和创造性,在图书馆的各项工作中发挥其应有的作用。因此,将工作分析应用于图书馆的人力资源开发与管理中具有重要的意义。

一、工作分析的概念和内容

(一)工作分析的概念

1911年,“科学管理之父”泰勒(F.W.Taylor)在其重要著作《科学管理原理》中发表了著名的“时间动作研究”方法。所谓“时间动作研究”,就是将工作分解成若干组成部分,并对每一部分进行计时。通过分析,对各种工作活动的时间及其顺序重新进行规划,从而制定出标准化的工作程序与方法,在从事该工作的所有工人中进行推广,以达到提高生产效率、科学确定劳动定额与工资报酬的目标。泰勒认为,要对组织进行科学的管理,就必须对组织中的每一份工作进行系统研究,从而科学地选拔、培训工人,达到管理效率的最大化。泰勒的理论被认为是现代工作分析的发端[1]。工作分析又叫岗位分析或职位分析,是人力资源开发与管理在短时间内,用以了解有关工作信息与情况的一种科学手段。具体地说,就是分析者采用科学的手段与技术,直接收集、综合、比较有关工作的信息,为组织特定的发展战略、组织规划,为人力资源开发与管理以及其他管理行为服务的一种管理活动。

(二)工作分析的内容

工作分析的客体是工作岗位,工作分析的对象是与工作岗位相关的因素及其相互关系。工作分析的内容就是分析对象内涵和外延的具体形式与范围的总和,即分析对象的载体形式或表现形式[2]。其主要内容包括工作的目的、职责、任务、权限、业绩标准、职位关系及工作的环境、条件和工作的负荷等。工作分析涉及到两方面的工作:确定工作的具体特征与找出工作对任职人员的各种要求。前者称为工作描述,后者称为任职说明。

(三)工作分析的方法

工作分析的方法有很多,根据工作分析的目的以及不同的人员和职位可以选择不同的方法。一般来说,工作分析主要有观察分析法、主管人员分析法、访谈分析法和问卷调查分析法等基本方法[3]。观察分析法是由职位分析师在现场通过实地观察、交流、操作等方式收集工作信息。主管人员分析法是由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。访谈分析法是分析师通过对工作人员的访问,了解他们的工作内容以及为什么这样做和怎样做,由此获得工作分析的资料。问卷调查分析法是采用问卷的形式来获取工作分析的信息,实现工作分析的目的。

二、工作分析在图书馆人力资源开发与管理中的作用

(一)工作分析是图书馆工作人员绩效评价的依据

图书馆工作的职位说明书,详细说明了每个职位的责任、目标、工作标准、工作内容等,可以明确界定职位的职责与权限,消除职位之间职责的相互重叠,从而尽可能地避免由于职位边界不清导致的扯皮推诿现象[4],并且可以防止职位之间的职责真空,使图书馆的每一项工作都能够得以落实。同时,图书馆可以根据职位说明书来评价工作人员的工作完成情况和存在的问题,做到有理有据,增强透明度。

(二)工作分析是图书馆进行人员招聘及竞聘上岗的基础

通过工作分析,可以提供各种职位的任职资格要求(如知识、技能、经验、个性以及体格等),从而为图书馆工作人员的招聘、甄选决策提供依据,避免盲目性,大幅度提高人员甄选的效度和信度,提高图书馆工作人员的整体素质与工作适应性。

(三)工作分析是图书馆工作人员培训与开发的基础

一方面,工作分析可以提供关于做好该项工作所需知识和技能的信息,从而为分析任职者的培训需求提供前提,有利于提高整个培训活动的效果与效率。另一方面,图书馆可在工作分析的基础上,根据人力资源规划进行人力资源的开发与培训,这样可以适应图书馆未来发展对人力资源的要求。

(四)工作分析可以为图书馆的绩效考核提供大量基础性材料

工作分析所获得的有关职位内容的大量信息,可以为图书馆绩效考核提供一个明确的绩效标准,从而使绩效评价有据可依,大大减少绩效评价的主观性和随意性,使其能用于图书馆工作人员的报酬决策和人员晋升、调派、奖惩。并且,绩效标准的明确还可以为任职者设立一个标杆,使其能够有目标地改进自己的工作,提高工作绩效。

三、工作分析在图书馆人力资源开发与管理中的实施

工作分析是一项技术性很强的全面评价工程。工作分析过程大致可分为四个阶段:准备阶段、调查阶段、分析阶段与完成阶段。

(一)准备阶段

首先,由图书馆领导及有关专家组成领导小组,了解图书馆的基本情况,确定样本,建立联系,设计调查方案并明确调查方法,确定工作分析的目标和任务。然后,再由馆领导、职位分析专业人员、各部门主管及对图书馆工作岗位比较熟悉的工作人员代表组成工作小组,其成员必须经过工作分析内容及具体步骤和方法的培训,以保证信息收集工作的顺利进行[5]。最后,对图书馆所有工作岗位的基本情况进行了解,掌握相关数据和资料,分解工作为工作元素和环节,逐项完成信息收集任务。

(二)调查阶段

这一阶段是以工作岗位为对象,采用科学的调查方法,收集各种与工作岗位有关的信息和资料的过程。其主要任务是对图书馆各项工作的业务流程、工作强度、所需时间、所需技能、工作内容和工作人员等各个方面做一个全面调查。其目的在于广泛深入地收集各种有关数据和信息,以便系统、全面地对岗位进行描述;为工作岗位的设计提供信息,为岗位规范、工作说明书的制定提供资料,为岗位评价提供必要的依据。在这一阶段,工作小组成员要根据调查方案编制调查问卷和提纲,对工作人员进行面对面的访谈和问卷调查,并对各种工作岗位进行实地调查,有针对性地收集工作岗位的特征及所需的数据,重点收集工作人员必须的特征信息。

(三)分析阶段

这是工作分析中十分重要的一个阶段,主要任务是对不同岗位的工作特征、人员特征的调查结果进行全面的分析和总结。要以创新的思路对调查阶段所收集到的信息和现状进行深入分析,找出工作中存在的问题;归纳总结出工作分析的要点,包括岗位的职责、任务、工作关系、职务范围等;创造性地提出各工作岗位的主要成分和关键因素。根据最初确定的目标和任务,针对出现的问题,提出改进建议,重新划分工作范围、内容和职责,确保所有问题得到解决。

(四)完成阶段

这一阶段是工作分析的最后阶段。其任务是根据所收集到的信息和调查的分析结果,提出工作描述和工作规范,并对工作分析的初步结果进行反馈和修正,最后制定工作说明书(或职务说明书、工作标准、岗位描述),将工作分析的结果转化为正式和规范的人事文件,完成对每一个职位的辨析、定义和描述。作为整个工作分析的文字结果,所撰写的工作说明书要充分体现出客观性和科学性。