图书馆推行精细化管理的思考★

东北林业大学图书馆

〔黑龙江省哈尔滨市 150040〕 周庆梅* 张曼玲**

精细化管理作为现代工业化时代的一个管理概念,最早是由日本企业在20世纪50年代提出的。这一概念引入中国企业已有20年左右的时间,现在已逐渐被各行各业、各类组织所接受,带动了我国企业的发展,并逐渐成为当今企业管理改革的潮流。目前,国内对精细化管理的研究和应用主要集中在学校、银行、房地产企业、医院等领域。在这些领域,精细化管理已基本上形成了比较系统的理论体系和实施模型,进入了实施阶段,并已取得了较好的效果。图书馆要想取得长足的发展,必须引进先进的管理理念,实施精细化管理,提高服务质量,提升自身形象。

一、图书馆精细化管理的含义

图书馆精细化管理是建立在图书馆常规管理基础上,通过业务分工精细化、服务质量精细化,将“精细”引入图书馆的管理思想和管理模式。强化服务细节是图书馆提高核心竞争力的重要手段。要运用程序化、标准化和数据化手段,使图书馆各部门精确、高效、协同和持续运行。精细化管理要求每个工作人员都要尽职尽责,自己的工作日清日结,每天都要对当天的工作情况进行检查,发现问题及时解决。精细化管理的核心思想包括:精益求精、准确定位、细化目标、严格考核。

“精益求精”是要求每个工作人员都要对工作高标准、严要求,做到由粗到细,由细到精,由精到优,由优到领先,尽善尽美,不断达到“更好”,使管理工作处于一个永无止境、持续改进的创新过程。

“准确定位”是指对每一个部门、每一个岗位的职能与职责都要准确定位,将管理责任具体化、明确化,使每一种行为都有其合理的表现方式,对每一项工作的各道工序和各个环节都要规范清晰、有机衔接。

“细化目标”是指对每一项工作都要进行层层分解,指标落实到人。这是对图书馆各项工作分解细化和落实的过程,是提升管理执行能力的一个重要途径。

“严格考核”是指对图书馆工作人员进行考核时做到定量准确、考核及时、奖惩兑现。用具体、量化的标准,取代笼统、模糊的管理要求,以量化的数据作为提出问题的依据、分析判断的基础和考核的尺度,从而使无形的管理变成有形的管理,使管理过程在控与可控。

图书馆精细化管理的本质就是对图书馆战略目标分解细化和落实的过程,使战略规划能够贯彻到每个环节并发挥作用。当图书馆确立了实施精细化管理目标之后,重要的就是结合自身现状,按照“精、准、细、严”的思路,找准实施的关键问题,分阶段进行。每阶段完成一个体系,完善一个体系,并及时修改相关体系,精益求精。只有这样,才能最终整合全部体系,实现精细化管理在组织发展中的功能、效果与作用。

二、图书馆实施精细化管理的必要性

(一)通过管理与服务工作的创新,可以促进办馆效益的最大化

随着信息社会和知识经济的发展,图书馆界无论在管理理念还是在服务理念上都发生了新的转变,充分认识到了文献信息服务职能的作用。但是,由于受图书馆管理体制和传统观念的影响,在图书馆管理上重投入、轻效益,重规模、轻管理的落后观念仍然存在。没有创新就没有发展。图书馆精细化管理,不仅是管理手段的创新,更重要地是可以为服务创新提供必要条件和原动力,促进管理和服务的规范性与创新性相结合,增强图书馆自身的核心竞争力。因此,有必要将精细化管理理念引入到图书馆中来,从思想观念上彻底摒弃经验型管理,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,实施精确计划、精确决策、精确控制、精确考核,切实解决工作过程中“淡化效益”的问题。通过优化和细化管理与服务过程,降低成本投入,促进图书馆管理与服务效益的不断提高。

(二)是图书馆管理与先进管理理论相结合的必由之路

长期以来,我国图书馆界一直在孜孜不倦地探索图书馆管理的新理念、新方法,作了许多有益的尝试。例如,实行知识管理、目标管理、人本管理等。这些方法的应用对提高图书馆管理水平起到了积极的作用。但从整体上说,我国图书馆管理仍然是一种粗放式管理。管理浮于表面,停留在理论或制度层面,缺乏对具体管理方法和手段的研究,针对性、可操作性和稳定性不强,管理中存在众多交叉和盲点,满足于“差不多、过得去”,远未达到精确、量化和规范的要求,一些工作看似做了、实际没做,有的做了、但细处没做。理论研究和实际工作之间形成了一条不可逾越的鸿沟,没能从根本上解决图书馆管理和服务的质量问题。而精细化管理正是对战略目标分解细化和落实的过程。秉承“精、准、细、严”的管理理念,从细节中将管理理论一点一滴地渗透到实践中去,将时髦的名词落到实处,从小事做起,实现理论和实践的结合。因此,笔者认为,精细化管理是现代图书馆管理的必由之途。

(三)有利于落实“以人为本,服务第一”的宗旨

实施精细化管理,就是要从精细化管理的内涵出发,改变过去固有的管理模式,细化和规范各项管理与服务过程。坚持精心是态度,精细是过程,精品是成绩。要求每位工作人员都要把平时看似简单、很容易做的事情用心做好,认真精心地把事情做对、做好,全面提升服务质量。要紧紧围绕读者对文献信息需求和利用的特点,设计和优化服务模式,开展多层次、多样化、全方位的个性化服务。要大力提升图书馆工作人员服务的精品意识,满足读者对文献信息的多样化需求,提高读者的满意度。

三、图书馆实施精细化管理的措施

(一)统一精细化管理思想认识,树立精细化管理的图书馆文化

精细化管理首先应该成为图书馆全体工作人员的工作态度、工作作风、价值导向和精神追求,只有在精细化管理的内容被各级领导和全体工作人员所接受与认同、形成共识的情况下,工作人员的积极性和创造性才能最大限度地得到发挥,精细化管理的意识、目标、方法才能较好地得到贯彻与落实,从而获得较好的管理成效。因此,统一全体工作人员的思想、态度、观念,解决精细化管理的意识问题是实施精细化管理的首要问题。为此,应从图书馆文化建设的制高点出发,使精细化管理思想贯串于图书馆管理的各个层次,把精细化管理的思想渗透到图书馆每位工作人员的心中,为图书馆的精细化管理营造良好的氛围,最终达到提高认识、转变观念、自觉行动的目的。

(二)注重过程和细节,以计划先行为前提,以制度建设为保障

在精细化管理思路确立以后,接下来最重要的就是要结合自身现状,按照“精、准、细、严”的思路,细分工作目标、工作标准、工作任务、工作流程。每开展一项活动,每做一件事情,都必须预先制定全面、详尽、周密的计划,要考虑到细节,并要将目标细化到可以实施的具体目标,然后各部门和个人再依此制定相应的计划。精细化管理是一种方法,为了确保这一方法有效运作,需要建立规范化、流程化的管理制度框架。一整套精细、可行的制度可以引导工作规范,约束工作行为,明确奖惩措施,保障政令畅通,会对图书馆的发展起决定性作用。对此,应从以下三个方面入手:一是建立责任制度。要按照图书馆工作目标的总体要求,把工作职责和任务分解到各部门和各工作岗位,将图书馆每一个岗位的工作细分,责任到人。二是建立工作运行制度。要根据工作职责和目标要求,制定各项业务和服务工作实施的具体细则、流程规范,量化工作考核标准,形成程序化文件,运用程序化和数据化手段,使每一项工作内容都转化成看得见、摸得着、说得准的具体任务,保证各项工作有序进行、有机协调。三是建立激励制度。其目的在于彰显图书馆特色,以激励为主,使每个工作人员的发展都具有个性特色和活力,把工作人员的注意力引导到为图书馆整体发展尽心尽力上来,使个人的发展与图书馆的发展和谐共进。

(三)循序渐进,持之以恒

精细化管理本身就是过程管理,它贯串于一个组织活动的始终,其生命力与组织共存亡。图书馆精细化管理同样也是一项系统工程,是循序渐进,持之以恒的管理模式。要树立不断改进、不断完善和长期发展的过程观念。要在实际工作中,及时发现问题与解决问题,循环往复,持续不断。通过一次循环解决了一些问题,工作就能前进一步,服务质量和管理效益就会有所提高。从一个循环到下一个循环,不断解决服务和管理工作过程中发现的问题,就会使各项工作不断迈上新的台阶。从这个角度来讲,精细化管理工程能把图书馆引向成功。

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