关于智能化门禁管理系统在高校图书馆工作中的应用与思考

西藏民族学院图书馆〔陕西省咸阳市 712082〕 宁沛林

一、智能化门禁管理系统的含义与功能

(一)智能化门禁管理系统的含义

智能化门禁管理系统(IntelligentAccess ControlManagementSystem)是近几年迅速发展起来的一种现代化电子安全防范管理系统。它集计算机自动识别技术和现代安全管理系统为一体,是应用了电子技术、机械技术、计算机技术、通信技术、光学技术、生物技术等多类别技术的一项综合性新型技术产品。其主要功能是对各种重要场所出入口进行控制,是对重要部门出入口实现安全防范管理的一项有效措施。作为一种环境安全防范系统,智能化门禁管理系统已越来越受到人们的重视。它不仅可以取代传统的钥匙及人工采集出入记录的功能,更是多元化管理的一种工具。一套功能齐全的智能化门禁管理系统,在对各类场所出入口实行管理的同时,还可透过简单的操作程序,建立内部的有序化管理机制与模式。同时,它可随时记录各类人员的出入情况,控制不同人员的出入区域及出入时间,对外还可礼貌地拒绝不速之客,能有效地保护控制区域内各项财产不受非法侵犯。

高校图书馆引入智能化门禁管理系统,首先是为了提高高校图书馆工作的现代化管理水平,充分发挥高校图书馆现代化设备和各种资源的作用,为读者创造一个宽松、便利、快捷的借阅环境,这也是与高校图书馆推行藏、借、阅一体化的大开放式管理格局紧密相联的。其次,是为了引入国外图书馆开放式管理、自助式服务的最新管理理念,以尊重和信任读者为基础,给读者以充分的自由,最大限度地减少读者获取文献信息资源的成本,把读者从繁杂的手续和规定中解放出来,并能增加图书资料的安全性,减轻工作人员的工作强度、提高工作效率、降低运行成本,从而大大提高高校图书馆的管理效率,提高图书馆的服务质量。

同时,智能化门禁管理系统也是图书馆一卡通管理系统的一部分。一卡通管理系统主要采用的是非接触式 IC卡技术,主要功能是将读者管理、图书管理、门禁管理、消费等以一卡的方式综合起来。通过此卡,读者可到馆内享受图书馆提供的各类服务,如借阅书刊、上网检索、打印复印、参加讲座培训、欣赏视听资源等,其子系统包括门禁系统、检测系统和服务系统等。目前,在我国的近 3000家 ILAS系统(即图书馆自动化集成系统)用户中,应用“一卡通”的图书馆已有近百家,图书馆的业务管理和服务功能在 ILAS系统均可得到实现,即利用借还书功能实现书刊借阅管理;利用专项阅览服务功能实现普通阅览室管理;利用电子阅览室管理功能实现电子阅览室管理;利用特殊收费处理功能实现复印及其他特殊收费服务。目前,一卡通管理系统在我国发达地区的各类图书馆中已被普遍使用,都是采用“门禁监测总借总还”管理模式进行设计的。在这些图书馆里,读者刷卡进入馆门后,可以随意浏览和自由取阅书刊,各楼层、各功能区对读者不加任何限制。在如此宽松、便利的环境里学习研究或娱乐休闲,读者确实得到了极大方便。

(二)智能化门禁管理系统的主要功能

1.新卡注册。在授权器上分配员工或读者卡号,将随机生成的卡号显示出来,并填写员工或读者相关信息完成注册。

2.检查卡的有效性。读卡后,门禁控制设备判断是否为本系统注册卡,以及是否有进入权限,自动识别人员身份,防止外来人员进入。

3.多级数据管理。通过计算机可以很方便地实现多级数据管理功能,可设置每张卡的进出门权限、时间范围、节假日限制等。例如,所有本校读者均可进入大门,特定读者方可进入特定阅览室,只有工作人员才能进入办公区,工作证或借阅证可分长期使用和临时使用等。

4.记录及报表。智能化门禁管理系统可详细记录每次开门时间、日期、进出人员卡号、姓名、隶属部门、职务等资料,协助管理查询,并且所有数据资料均可生成所需报表、输出打印。

5.目视核实及监视报警。门禁点感应到卡时,计算机上可显示该卡所有人的姓名、照片等个人资料,工作人员对照核实无误后放行,可防止将卡借给他人使用。该系统还可探测到异常开门情况,如有人非法将门打开(破坏)或“套用”低级别卡进入重要部门,将立即报警,将警情传输至控制中心并提示案发地点,同时记录在案。

二、智能化门禁管理系统在高校图书馆应用的必要性

(一)体现“读者本位”的管理理念

读者本位(Reader-oriented),就是以读者为中心开展图书馆的各项服务工作,以实现“读者第一、服务至上”的宗旨。长期以来,高校图书馆存在着“书本位”的管理理念,“重藏轻用”成为主导图书馆一切工作的指导思想,读者服务工作的重心在于图书的“收藏”,如何把图书收藏保管好与降低丢书率成为读者服务工作追求的目标。然而,随着现代信息技术的发展,这一观念被“以人为本、读者第一”的新观念所取代,重视读者、尊重读者、满足读者多样化文献信息需求,成为高校图书馆工作发展的趋势。当代高校图书馆工作人员的职责就是要实现以人为本、读者第一的理念,从读者的利益和实际需要出发,一切为读者着想,为读者提供优质服务,满足读者学习、研究、工作和生活对文献信息的需求。“以人为本、读者第一”,体现在服务方式上就是要尊重读者、方便读者。传统的管理方式把读者作为监管的对象,在读者利用高校图书馆的文献信息资源时人为地设置许多障碍,如每个书库都设置了防盗监测仪、读者入馆要存包等。这些看似利于管理的服务方式,其实都是对读者人格的歧视和不尊重。

采用智能化门禁管理系统,就是以尊重和信任读者为基础,给读者充分的自由。读者进入高校图书馆时只需在门禁上轻轻刷卡,完成身份确认后即可进入图书馆各服务区域,无需存包,可在图书馆的任何一个阅览室或漫步浏览、或驻足阅读,在任何自习室进行阅读或自修,这种开放式的服务模式,让他们感到进了图书馆就像到了家一样的放松与自由,也让他们感受到了成为图书馆真正主人的尊严。

(二)营造借阅合一、高效便捷的服务机制

书刊的借阅,经历了闭架、半开架、开架和藏、借、阅一体化管理的发展历程。在实施门禁管理以前,很多高校图书馆也都实行了开架借阅,在某种程度上方便了读者,但读者在利用文献信息资源上仍然受到许多约束。这是由于图书使用了永久性磁条,永久性磁条不可以进行充、消磁处理,通过防窃监测通道时始终处于报警状态而无法识别和判断图书是否被借阅,因而只能采用人书分流的分段式管理模式。在这种管理模式下,读者不能带包进入阅览室,在一个阅览室借阅的图书,不能再带入其他阅览室使用,借过的书籍也不能再次带进阅览室,读者的自由度和使用空间仍然受到限制。

实施门禁管理以后,最大限度地减少了读者获取文献信息资源的成本,把读者从繁杂的手续和规定中解放出来,给读者最大的自由。读者可以背着书包进入各个阅览室,或在阅览室内静心阅读,或分别在几个阅览室选好书,集中到总借书处办理借书手续,免去了以往进每个借阅室分别存包、分别办理借书手续的麻烦,为读者提供了一种借阅合一、高效便捷的服务机制,从而营造了一种“人在书中,书在人中”的和谐氛围。

(三)提高高校图书馆管理的工作效率

实施门禁控制的开放式管理模式,节约了大量的人力、设备和资源。传统的服务模式需要在每个书库的出口处配备监测仪以及相应的借还书设备和工作人员。大开放模式下,只需要在总出口处配备相应的人员和设备即可办理借还书手续,既节省了设备,又减少了各书库人员的重复设置,为图书馆延长开放时间,给读者提供便捷的服务奠定了基础。以我馆为例,在没有实施门禁管理之前,每个书库都配备了借还书设备和人员,人员比较紧张,在晚上根本无法开展借阅服务。实施门禁管理以后,各个书库取消了借还书工作人员,只配备1名上架、巡架管理人员即可。同时,在出口大厅配备 4名工作人员,统一办理借还书手续。通过合理调配人员,我馆在没有增加人员的情况下,在每周一至周四晚间开展了借阅服务,延长了开放时间,方便了广大师生利用图书馆。同时,利用先进的感应式 IC卡一卡多用的特点对读者进行有效管理,配合刷卡系统的设置,将 IC卡的应用与图书馆信息管理系统结合起来。一张IC卡将读者进馆、借阅情况合为一体,信息处理过程快捷、方便,提供了一种严格高效、安全方便的管理方式,增强了图书馆的信息管理功能,降低了运行成本,极大地提高了图书馆管理的工作效率。

三、智能化门禁管理系统在高校图书馆工作中的主要实际应用

(一)职工考勤管理

应用智能化门禁管理系统以后,图书馆职工上班通过刷卡进馆,就可以实现对职工的考勤统计工作。智能化门禁管理系统可以生成职工进馆明细报表,统计出职工每天进馆的次数和具体时间,这对于监督职工的迟到现象十分便利。以我馆为例,从2006年 9月应用智能化门禁管理系统以来,废止了以前职工上班签到的制度,实行职工上班刷卡的管理制度。这样就可以杜绝代签,每周或每月可以定时进行考勤统计,通过公示考勤结果,就可以提醒和监督全体职工的出勤情况。职工上班期间外出再次进馆,要求再次刷卡,这样就可以通过智能化门禁管理系统查知职工外出的时间,对于职工本人也形成了一种约束机制。

(二)读者管理

应用智能化门禁管理系统,可以对本馆读者进行有效管理,处理一些问题。主要体现在以下三个方面:

1.读者到馆查询。通过查询智能化门禁管理系统的查询功能模块,可以确切知道某位读者是否在图书馆以及到馆的时间和停留时间。这就可以帮助一些读者解决查找其同学是否在图书馆的问题,也可以为后台管理提供基本信息。

2.重点读者查询。通过智能化门禁管理系统的查询功能和考勤统计报表,可以查询图书馆重点读者的到馆次数、来馆时间,以及学习时间规律。

3.读者到馆排名。通过智能化门禁管理系统的统计报表,可以得到一定时期内到馆读者的排名次序,并根据读者所在院系、所学专业等进行新的排名,对于到馆读者前十名或前 30名可以进行通报表扬。这样,就可以鼓励先进、督促后进,激励读者到馆的学习热情。

(三)日常统计工作

1.进馆人次统计。通过智能化门禁管理系统可以提供每天和每月进馆的读者人次统计数据,完成对图书馆进馆人次的分时段统计工作。通过分析读者到馆人次数据的分布情况,就可以掌握每天、每月、每季度以及每年读者进馆的规律,为研究部署图书馆其他服务工作提供参考依据。例如,通过智能化门禁管理系统的人次统计,可以知道每天上午 10时和下午 4时是读者到馆的高峰期,也是读者借还书的高峰期,这就要求读者服务部门在此时段内,要集中人力、加强服务工作,不可松懈。

2.职工考勤统计。通过智能化门禁管理系统,可以按照一定时间(天、周、月)统计职工出勤情况,查知职工缺勤、迟到、外出办事时间的长短,自动生成各类型明细报表,为职工考勤管理提供数据依据。

3.读者进馆状况统计。通过智能化门禁管理系统,可以统计一定时间内读者到馆的人次,通过各功能设置,查知各个院系读者到馆的人次、某个读者到馆的次数,从而从整体上掌握读者入馆学习的情况。

(四)其他应用

1.读者在馆查询。利用智能化门禁管理系统,可以查知某位读者在某一特定时间内是否在馆。

2.利用进馆读者数据查询丢物读者。通过智能化门禁管理系统,可以查知一些丢失物品读者的数据。例如,通过读者丢失的借阅证、学生证的号码,借助智能化门禁管理系统可以查询失主的电话号码、系科班级,从而通知失主本人前来领取自己的物品。

四、对门禁管理系统背景下高校图书馆读者服务工作的思考

高校图书馆引进智能化门禁管理系统,为读者创造了一个宽松、便捷、优良的阅览学习环境,但如何在门禁管理环境下,进一步做好读者服务工作,是值得图书馆界关注和思考的问题。

(一)加强书库管理和读者导读工作

高校图书馆实现门禁管理后,一般都采取借阅一体化的大开放管理模式,读者凭证入馆后,可以任意出入各个开架书库和阅览室等服务部门。在这种情况下,开架书库因面积大、藏书量多,与闭架时期相比,工作人员减少而读者大量进入,所以更应该加强书库管理,做好读者导读工作。以我馆为例,我馆老馆整体作为采访和流通外借用途,在二楼总出入口安装了智能化门禁管理系统,在大厅两边设置了借还书总出纳台,读者由二楼进入,可以到一至五层各开架书库找书,并在三层至五层书库中设置有阅览桌椅,供读者进行阅览学习。在这种新的管理模式下,我馆流通部正式工作人员由原来的 8人减少到目前的5人。为了满足广大读者晚上借书的需求,我馆决定延长开放时间。在大开放格局下,为加强流通书库的管理,采取了以下措施:(1)结合学院开展勤工助学活动,聘用了一些学生协管人员,主要负责图书上架、顺架、巡库和卫生工作,同时对这些学生协管人员也进行了初步培训,让其同时负责为读者找书、解答藏书布局等问题。(2)对还回的图书,及时进行上架,做到不积攒、不拖延,加快了图书的流通速度。 (3)开展读者导读工作,由工作人员向读者推荐好书和专业相关图书,指导读者通过大厅书目检索系统查找馆藏目录,解答一些读者检索书目信息的问题。 (4)积极征求读者意见和建议,特别是关于藏书建设的意见和新书采访的信息,并及时反馈给采访工作人员,加强流通书库新书和缺藏文献的购置。(5)加强对流通量大、破损较重图书的修补工作,使一些流通快的图书经过修补后能继续使用,提高图书的利用率,对于一些破损严重、不能修补的图书,及时剔除,并告知采访人员购置新的版本。

(二)加强阅览秩序综合治理,营造和谐、优良的学习环境。

在智能化门禁管理背景下,读者进入图书馆后,拥有更大的活动空间和学习场所,如何加强对自习室和阅览室的管理,是目前高校图书馆读者服务工作的一个重要问题。以我馆为例,新馆主要提供阅览服务,读者可以利用的阅览室有9个,自习室有4个。在实际工作中,存在一些问题,如读者抢占座位现象严重、读者饮水难、夏季由于读者众多导致室内温度过高等问题。我馆新馆阅览室和自习室共有座位近2000个,相对于全院万名学生来讲,并不算宽裕,平时上座率就达 70%～80%,如果遇到各种全国性考试如公务员考试、英语四六级考试、计算机等级考试、研究生入学考试等,在这些考试前的 1～2个月,图书馆阅览室和自习室座位就会爆满,特别是在晚上,许多读者为找座位东奔西跑。在这种情况下,就产生了一些读者利用书包、书籍或其他物品抢占座位的现象。为解决这一问题,我馆曾在各个阅览室和自习室内部靠墙处放置了若干书架,让读者将自己的书籍等物品放在书架上,不得放在桌椅上或桌子下面。这一措施在开始一段时间内,起到了一定作用,阅览秩序有所好转。但是,过了半年多的时间,不仅书架已经放满了,而且在桌面和桌下都放置了书籍等物品,甚至一些读者将暖水瓶、饮料瓶、整箱的乳制品等放在了桌上,晚上也不搬走,一放就是好多天,别的读者又不敢坐此座位,如果坐了就会发生矛盾。我馆也曾多次发生这样的矛盾冲突。而且这种状况导致保洁人员无法搞好卫生工作,桌面上纸屑、果皮、纸团、饮品盒等杂物乱放,整个自习室又乱又脏又差。这一问题越来越严重,许多读者因找不到座位意见很大,甚至反映到学院领导那里。为了彻底解决这一问题,我馆研究制定了新的管理办法,即撤走各自习室的书架,不允许读者在阅览室和自习室放置任何物品,要求读者每天晚上将自己的书籍等物品带走。为了贯彻这一措施,我馆采取每天晚上派人清理阅览室和自习室物品的措施,所有物品一概拿走,放置在馆办公室,让违规读者在领取自己物品时写保证书,并进行相应教育,让保洁人员及时搞好卫生。这一措施实行三个月以来,我馆的阅览秩序大为改观,各自习室和阅览室的桌面整洁了,再无抢占座位的现象发生。我馆还结合学习实践科学发展观活动,本着以人为本的理念,向学院申请安装自动加热开水机,解决了读者饮水难的问题。进入夏季,天气炎热,没有风扇的自习室和阅览室高温难耐,读者意见很大,我馆及时向学院申请安装空调,并得到学院相关部门的大力支持,空调全部安装到位,图书馆的阅览学习环境大为改善,读者非常高兴。通过以上措施的落实,我馆的阅览环境综合治理工作取得了很大成效,健全了阅览环境的配套设施,增强了人性化内涵,优化了读者的学习环境,体现了以人为本、科学发展的理念。

(三)加强读者教育工作,提高读者信息素质

在门禁管理的大背景下,加强对读者的教育,成为读者服务工作正常开展的必然要求。这是因为,在大开放格局下,读者更应该了解图书馆的服务状况和规章制度,提高自身信息素养和文献信息检索的技能,掌握文献信息检索的基本方法和技能。如果不了解图书馆的规章制度,就会因违反规章制度给工作人员和自己造成麻烦;如果没有掌握文献信息检索的基本方法和技能,就不知道如何找书借书。所以,高校图书馆越给予读者更大的活动空间和服务内容,也就越要求读者有更高的综合素质和信息素质。为此,我馆加大了对读者的教育工作,主要采取了以下措施:

1.加强每年一度的新生入馆教育。在每年新学年伊始,图书馆就联系各个学院和系科,分批次对所有入校新生进行入馆教育,主要讲解我馆概况、规章制度和利用图书馆的基本方法,使读者对图书馆有一个初步和大概的了解,明确认识到图书馆的地位和作用,为读者利用图书馆奠定基础。

2.定期开展读者培训工作。为了帮助读者掌握和利用数字文献信息资源,我馆每年都要联系数据开发商,定期开展读者培训工作,讲解数字资源的检索与利用。从 2006年以来,我馆每年开展的读者培训活动都在10次左右。通过培训,使广大读者了解和掌握了我馆数字资源的使用方法和检索技巧,提高了读者利用网络数字资源的能力。开展读者培训,又是图书馆服务工作的延续。例如,为了让我院专家学者充分利用中国学术期刊网的数字资源,专门对各学院的专家学者进行了辅导培训,并派人帮助他们建立个人数字图书馆,帮助院系建立机构数字图书馆,让其享用CNKI提供的个性化定制服务。

3.通过本馆网站和日常服务工作,加强对读者的辅导和教育。我馆在本馆主页上开设了本馆概况栏目,介绍图书馆的现状、规章制度、馆藏分布、开放时间、新生入馆教育幻灯片。读者通过这些资源,就可以进行自我教育,提高对图书馆的认识,培养图书馆意识。同时,在主页上还设有“信息中心”、“书目查询”、“读者服务”、“藏学园地”、“业务研讨”、“数字资源”等栏目。通过对这些栏目的浏览和使用,读者就可以系统地学习和掌握我馆提供的各项服务内容及利用图书馆的方法。特别是通过网页开展的信息咨询服务和在线答疑,读者可以与工作人员沟通互动,就一些问题向工作人员请教,从而获得解答。在我馆开展的日常借阅服务中,也要求工作人员随时解答读者问题,指导读者借书和答疑解惑。

4.通过开设文献检索课,提高读者的检索技能和信息素养。我馆两名副研究馆员每年以选修课的方式向全院学生开展文献检索课的教学工作,通过这一方式,提高了我院学生的文献信息检索技能和信息素养,为读者更好地利用图书馆的文献信息资源奠定了基础。

综上所述,高校图书馆应用智能化门禁管理系统,已经成为高校图书馆建设的趋势之一。智能化门禁管理系统不仅为高校图书馆带来了新的管理理念和管理方法,也促使高校图书馆读者服务工作发生了新的变革,同时也对读者的文献信息检索能力和综合素质提出了更高的要求。高校图书馆如何更好地实现“以人为本、读者第一”的理念,如何让读者在智能化门禁管理系统创造的宽松、自由环境中,在藏、借、阅一体化的大格局下,更好地利用图书馆的文献信息资源,已经成为目前高校图书馆深化读者服务工作的一个重要课题,值得不断地探索和研究。

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