科技查新工作的科学发展思考

扬州大学图书馆〔江苏省扬州市 225009〕 欧朝静

一、科技查新的由来和沿革

(一)科技查新工作的出现

科技查新是在我国科技体制改革进程中萌生并发展起来的一项信息咨询工作。20世纪80年代,随着改革开放的深入,科学技术在国民生产中的重要性越来越得到政府的重视,提出了“科学技术是第一生产力”的口号,国家对科学研究和技术开发的各项投入不断增加。如何对科研课题立项和科技成果进行公正、准确和客观的评审,国家相关行政管理部门进行了不断地探索。原国家科委于 1987年颁布了《科学技术成果鉴定办法》,又于 1988年颁布了《科学技术成果鉴定办法若干问题的说明》,规定科研课题立项和科技成果的评审方法主要是依靠同行专家评议和生产实践效益证明。但是,由于科学技术的发展突飞猛进,同行专家不可能对所有需要评审的立项科研课题和科技成果都有全面透彻的了解。当时,我国的经济发展水平还相对落后,引进的外国文献资料也相当少,国内的文献检索系统也不购完善,基本处于手工检索阶段,专家要获取全面的相关文献信息相当困难,而且精力和时间也不允许。同时,由于社会上一些不正之风的干扰,也使某些科研项目评审过程不能客观、公正和准确地进行。在这种情况下,就提出了把情报评价引入科研课题立项和科技成果鉴定程序中来,以便为专家评议提供全面、准确和客观的文献参考依据。 1985年 4月 1日专利法颁布实施,一些情报机构依托丰富的馆藏文献信息资源和专业特长优势开始开展专利查新工作。随着专利工作的发展,专利查新检索已成为国家发明奖评审的必要条件。同年,中国科学院医学情报所率先开展科技查新工作,接着国防科工委等部委也要求科研课题立项需要进行科技查新。原国家科委于1990年10月印发了《关于推荐第一批查新咨询科研立项及成果管理的情报检索单位的通知》([90]国科发情字800号),有20多个单位申报首批一级科技查新单位,其中有11个单位获得了授权。这一通知的发出,标志着我国的科技查新工作正式开始,也极大地推动了科技查新工作在全国范围的迅速发展。

(二)科技查新工作的规范化

起初,科技查新工作由原国家科委统一归口管理。为了确保科技查新工作的质量,从20世纪90年代起,原国家科委对规范科技查新做了不少工作。1994年颁布了新的《科学技术成果鉴定办法》,其中第四章第十八条规定,申请科技成果鉴定,需持有经国家科委或者省、自治区、直辖市科学技术委员会或者国务院有关部门认定的科技信息机构出具的科技查新结论报告。《国家重点新产品计划管理办法》(国科发计字〔1997〕503号)第三章第十一条规定,提交申报评审材料需有国家一级科技查新单位或相应科技查新单位出具的科技查新检测报告。这一规定,以行政命令的方式把科技查新纳入了科技成果评估体系中,确立了科技查新工作在科研评估体系中的地位。原国家科委于 1994年、1997年在全国范围内共授权了38家一级科技查新单位。此外,卫生部、教育部和农业部等也先后授权了一批科技查新站点;原国家科委委托原机械工业部对科技查新人员分期分批进行了资格培训和资质认定,高素质的科技查新人员为科技查新质量提供了保证和前提。1998年 3月,原国家科委更名为国家科技部。2000年12月科技部发布了《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》,2003年科技部又对《科技查新规范》作了进一步修订,明确规定科技查新是根据科技查新委托人提供的科学技术内容进行新颖性查证。《科技查新机构管理办法》与《科技查新规范》的发布,标志着我国的科技查新工作走上了规范化、法制化的轨道,对科技查新工作的发展起到了极大地促进作用。

二、现阶段我国科技查新工作存在的问题

(一)科技查新机构各自为战,缺乏对整个科技查新行业的归口管理和监督机构

随着我国市场经济体制改革的深入和政府职能的转变,科技查新工作遇到了前所未有的挑战。2003年 2月 27日颁布了《国务院关于取消第二批行政审批项目和改变一批行政审批项目管理方式的决定》。其中,取消了对科技查新机构业务资质认定的行政审批。这一决定的颁布,使科技查新工作一时间陷入了无政府状态,没有一个权威机构对科技查新行业行使管理和监督职能,造成科技查新行业的混乱,严重影响了科技查新工作的健康发展。

科技查新站按照归属可以分成四大类:一是地方查新机构,即各省、自治区、辖直市信息研究所设立的科技查新站;二是教育部批准设立的高校系统科技查新站;三是科学院系统信息所设立的科技查新站;四是各专业部委设立的科技查新站。这四大类科技查新站基本上是各自为战,相互之间很少交流,造成了各科技查新站的要求、格式、价格等方面的不统一。科技查新人员培训由教育部和原机械工业部负责,但两部门都没有承担对科技查新人员获得资质后的科技查新质量进行监督和考核的责任。

目前,高校图书馆科技查新站的监管和认证继续由教育部承担,教育部基本沿用了科技部关于科技查新工作的相关规范和办法,对科技查新机构每年进行年检和抽查。但是,教育部的年检只重视科技查新数量而轻视查新报告的质量,监管力度不够,造成科技查新报告质量的下降。其他非高校图书馆的科技查新站则陷入了无人监管的状态,《科技查新规范》很难得到贯彻,科技查新质量更是堪忧。没有一个权威的机构对科技查新站实施管理和监督,只靠科技查新站内部自律,很难保证科技查新的质量。虽然近几年科技查新数量不断增多,但科技查新质量整体下滑的趋势不容忽视,对科技查新行业的发展是极为不利的。

(二)科技查新机构与科研管理部门和评审专家缺少沟通

科技查新是为科研管理部门和评审专家提供客观、准确决策依据的一种服务,因此科技查新工作应首先得到科研管理部门和评审专家的认可与承认才有价值,科研管理部门和评审专家同时还对科技查新报告质量有一定监督职能。但是,目前科技查新机构却忽略了这一点,只是注重考虑科技查新委托方的利益和要求,而往往对科研管理部门和评审专家对科技查新的反馈意见与对科技查新报告的真正需求缺乏考虑。这种做法对科技查新工作的长远发展是极为不利的。

(三)科技查新机构过分强调营利,科技查新工作的独立性无法保证

依据《科技查新规范》的相关规定,科技查新机构不得受理超出科技查新机构受理的专业范围和缺少必要数据库或者文献信息资源的科技查新委托;科技查新机构可以拒绝科技查新委托人不能明确列示科技查新题目下各个查新点和科技查新委托人不能出具与科技查新内容相关的技术资料的科技查新委托。但事实上很难贯彻执行。科技查新机构一般是附属于高校的图书馆或附属于科技部门的情报所,高校和情报机构往往把科技查新站看作是谋求经济利益的工具,一些领导人看重的往往是科技查新的数量和经济收入,而忽视对科技查新质量的监督,不允许拒绝委托人不符合条件的委托,不管条件具备与否,也不管哪个学科都必须来者不拒。目前,学术界甚至有人提出科技查新工作市场化的主张,科技查新报告质量的好坏也应以科技查新委托方的意见作为评价标准,因此出现科技查新站为了让客户满意和留住客户,同时为了自身经济利益而做出模糊的或不客观的科技查新结论报告。科技查新站和科技查新委托人之间这种经济关系和社会上的一些不正之风使得科技查新工作的独立性无法得到保证,科技查新报告的可信度也就无从谈起了。

(四)科技查新机构的用人机制无法调动科技查新人员工作的积极性

科技查新机构一般都隶属于事业单位。这些单位的管理模式还没有完全摆脱传统计划经济观念的影响。目前,一些事业单位的用人制度依然是终身制,不够灵活,一般引进的人才都是应届毕业生,他们虽然具有一定的学科知识,但缺乏实际工作经验。而有工作经验和学科知识的人才又往往无法纳入科技查新人员队伍。现行分配体制仍然是采用“职务工资制”或“职称工资制”,对科技查新人员实际工作水平和工作业绩往往缺乏认真考虑,干多干少一个样。这种不合理的用人制度严重地影响了科技查新人员工作的积极性。

(五)科技查新时间过度集中

科技查新委托人很少有自愿主动来科技查新站科技查新的,一般都是在科研课题需要立项申报、科技成果鉴定或评奖前科研管理部门要求出具科技查新报告时才被迫前来委托科技查新,时间往往集中在科研课题申报或科技成果评奖前的一个月,甚至是几天内,大量的科技查新业务蜂拥而至,科技查新站要在较短的时间内完成大量的科技查新业务,科技查新人员不得不加班加点和高强度工作,因此很难保证科技查新报告的质量。而在科研课题立项申报、科技成果鉴定和评奖结束后,科技查新业务委托便急剧减少,科技查新人员往往无事可做,造成人力资源的浪费。

三、科技查新工作的科学发展策略

(一)建立健全行业协会,实现行业自律

科技部取消科技查新站资质认定的目的是想让情报服务进入市场,走上行业自律的轨道。因此,为了摆脱计划经济的思维和工作模式以及各个科技查新站各自为战、闭门造车的状况,科技查新行业应当通过建立全国性和区域性行业协会来加强对科技查新工作的归口管理,实现行业自律。通过行业协会强化和监督科技查新工作规章制度的贯彻与执行,细化科技查新报告的质量控制程序,做好保密工作,统一收费标准,共建科技查新档案和资源共享信息系统,打破科技查新机构之间的界限,建立统一科学的管理系统,加强科技查新人员的横向交流。由于每一个科技查新站都不可能配齐各学科的文献信息数据库和科技查新人员,因此应本着资源共享、优势互补的原则,根据委托课题专业范围选择最合适的科技查新机构,达到科技查新工作公平有序地进行,防止恶性竞争,提高科技查新报告的整体质量水平。行业协会同时具有对科技查新机构的监管职能。行业协会还要负责对全体科技查新站的年检和抽查。通过实现行业自律,推进科技查新工作的健康发展。

(二)加强与科研管理部门和评审专家的交流沟通,完善监督机制

每个科技查新站所面对的用户,不但包括申报课题的科研人员,同时也包括评审专家和科研管理部门。科研人员和评审专家与科研管理部门所处的立场不同、看问题的角度不同,所以对科技查新报告的要求也不一样。科研人员委托科技查新是为了证实自己申报的科研课题内容新颖,所以他们只注重结论。而评审专家和科研管理部门主要是用作评审参考,弥补自己知识面的不足,更看重科技查新结果的分析。所以,科技查新站应当定期与科研管理部门和评审专家交流沟通,了解他们的真实要求,使科技查新报告更具有实用价值和参考价值,提高科技查新在科研评估中的地位。科技查新对科研项目评审可以起到第三方监督的作用,使评审更加公正、客观。同时,科研管理部门和评审专家也应对科技查新报告的质量和可信度进行监督,以确保科技查新报告的公正、客观与符合实际情况。通过健全相关的法律、法规,建立行业协会、评审专家、科研管理部门及科技查新委托方的信息监督体系,共同推进科技查新质量的提高。

(三)通过第三方付费,保证科技查新工作的独立性

科技查新站收取科技查新委托人的费用,收益与科技查新量挂钩,科技查新质量也与科技查新委托人的反馈意见相关。科技查新站的归属单位往往过分注重经济效益而使科技查新工作的独立性无法保障。因此,可由目前的科技查新委托人直接支付一定的费用给科研管理部门,再由科研管理部门直接联系对口的科技查新站统一委托查新,并统一支付费用。这种通过第三方委托科技查新的办法,可以消除科技查新委托人和科技查新站归属单位的人为干扰,保证科技查新工作的独立性,从而使科技查新质量得到保障。

(四)健全科技查新人员的用人机制,调动科技查新人员的积极性

高素质的科技查新人员是科技查新质量的保证和前提。科技查新站应采用更加灵活的用人机制,提高科技查新人员的素质和工作积极性,保证科技查新的质量。为此:(1)应引进一些有一定工作经验的高素质复合型人才加入科技查新人员队伍,或聘用一些有工作经验和理论知识的退休人员作为兼职科技查新人员,以丰富科技查新人员队伍的知识结构。(2)在科技查新工作量相对较少的季节,可以轮流派科技查新人员深入科研和企业第一线参加实践与学习,提高科技查新人员的专业知识水平和实践能力,加强与用户的联系。(3)可通过从业资质级别评定和专业资质评定,建立健全科技查新工作的管理制度,提高科技查新人员的整体业务素质。(4)科技查新人员可以采用灵活的弹性工作时间,根据实际情况灵活安排工作。(5)在薪酬设计上应综合考虑科技查新人员的专业技术职务、实际工作能力和工作业绩等多种因素加以确定。

(五)建立科技查新人员梯队,做好科技查新的延伸与增值服务

建立科技查新人员应急机制,以应对科技查新集中委托的情况。为此,可以多送一些学历层次较高的工作人员进行科技查新培训,壮大科技查新人员队伍。在科技查新业务繁忙的时候,启动科技查新人员应急机制,使经过培训的科技查新人员都能承担科技查新任务,缓解科技查新压力,从而保证科技查新质量。同时,要向科研人员宣传科技查新工作的重要性与工作流程等,取得科研人员对科技查新工作的支持和理解;也要同科研管理部门加强联系与沟通,了解科研课题立项申报、科技成果评奖等的时间安排,共同做好各项应对措施。在科技查新委托申请淡季可以出台一些优惠政策,以鼓励科研人员尽早做好科技查新委托工作,以解决科技查新过度集中的问题。科技查新站在文献信息收集、加工、分析与传播方面有显著优势,深层次的科技查新工作是在文献信息检索与分析基础上的咨询工作。对于一项科技查新课题而言,如果仅局限于一份科技查新报告就结束信息服务,其信息服务是不完整的,没有充分发挥文献信息资源和信息分析的优势。科技查新具有明显的季节性,在科技查新任务少的时候,科技查新人员应主动跟踪科研课题的进展情况,为科研人员提供定题服务,为企业开展竞争情报服务,使科技查新工作得以延伸和增值,这也是新形势下科技查新工作发展的客观要求。

总之,科技查新工作应当适应时代发展的需要,不断进行业务调整,才能更具活力和发挥更大的作用。

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