计量认证实验室如何做好仪器设备的管理

陈洪彬

（国家海洋标准计量中心，天津 300112）

计量认证实验室如何做好仪器设备的管理

陈洪彬

（国家海洋标准计量中心，天津 300112）

文中介绍了计量认证实验室仪器设备的管理过程，指出了目前计量认证实验室仪器设备管理方面的问题，并探讨了如何按照《实验室资质认定评审准则》做好实验室仪器设备的管理工作。

计量认证；仪器设备；全过程管理

引言

《实验室资质认定评审准则》中直接提及“仪器设备”的要素包括“5.4设备和标准物质、5.5量值溯源”，占9个技术要素中的2个，而且都是评审重点。可见，“仪器设备”在当前的实验室管理工作中具有特殊重要地位。但是，大多数检测机构仪器设备管理不是完全到位，有的甚至处于放纵状态。因此，在计量认证评审活动中，仪器设备管理方面出现“不符合”或“基本符合”的几率较高。目前存在较多的问题主要有：仪器采购之后缺少验收的记录，未经检定直接使用；缺少期间核查的记录；缺少流转制度和记录；仪器使用时不做使用记录或使用记录不规范；仪器的日常维护不规范、不严谨等。

因此，为严格规范仪器设备购置、验收、量值溯源、建档、期间核查、使用、维护维修、报废等工作，特就仪器设备管理的四个子过程——购置、量值溯源、建档和使用，提出改进意见，供相关人员参考。

1 仪器设备的购置

1.1 采购申请及审核

实验室各部门根据工作的需要，提出采购申请，填写《采购申请表》，明确仪器设备名称、型号规格、测量范围、准确度等级、用途、数量、参考价格和推荐的供应商等，由部门负责人签署意见后，递交技术负责人审批后采购。关键设备或价格超出一定限额的，应经技术负责人审核后，由最高管理者批准后采购。

现在很多检测机构存在的问题是：采购随意，没有采购审批计录，甚至根本无审批手续，导致重复采购，低档次徘徊，配套不完备等问题。

1.2 供应商的评审

仪器设备管理员组织相关部门对被推荐的提供影响检测质量的重要仪器设备的供应商就以下内容进行评价：a.供应商的资质；b.供应商的质量保证；c.价格；d.交货情况，e.服务情况；f.其他需要说明的问题。将评价结果记录于《供应商评价表》中，经质量负责人审核后，由审批责任者决定是否列为合格供应商。仪器设备管理员汇集评审资料，将合格的供应商列入《合格供应商一览表》。

此处存在不符合现象为：缺少供应商的业绩记录，依赖供应商的宣传，受其不正当竞争手段的诱惑，导致购进的仪器设备名不符实，服务不到位，同类仪器呈现多个品牌，导致设备配套、人员培训、资料整合非常困难。

1.3 采购的实施

设备采购人员按《采购申请表》内容，与供应商签订采购合同，并跟踪采购进度，如有延期，需及时通知申购人员。

在部分被认证检测机构中，未发现采购合同，有采购合同的，但其合同中相当一部分缺少验收和售后服务的规定，甚至连“离岸价”和“靠岸价”也未明确约定，这样为验收和索赔带来诸多隐患。

1.4 仪器设备的验收

仪器设备管理员组织对相关人员 （包括仪器设备申购人、采购人及档案管理人员等）对仪器设备进行验收。检查仪器设备的包装是否完好、外观是否完好、备份是否齐全，是否有生产厂商的检验合格证，型号、规格是否与说明书一致，是否履行采购合同的条款，此外，还应当对其工作性能进行严格测试，必要时，委托具备相应资质的检定机构进行检测或检定/校准。仪器设备验收后，由验收人员将结果记录于《仪器设备验收报告》，验收不合格的仪器设备要及时与供应商联系。

仪器设备的验收方面常见的不符合现象有：未形成验收记录；对计量性能/工作性能不委托具备相应资质的检测机构检定、校准或检验，特别是对进口仪器设备，不按时验收，就存在的问题不能及时甚至不敢出具商检证，对不合格项无力与供货商交涉，往往被对方讹骗。

2 仪器设备的量值溯源

2.1 首次检定/校准

计量器具在投入使用前，应进行计量检定/校准工作，经检定或校准确认符合其计量性能后才能投入使用。否则，设备采购人员需要与供货商联系退换货。

不少单位错误地认为出厂合格证或厂方提供的证书就是合法使用的合格凭证，自己简便的测试即可代替检定/校准，甚至认为进口仪器、科研样机不必进行检定/校准。不少供应商也是如此误导使用方。

2.2 周期性检定/校准

仪器设备管理员应按照检定规程中对检定周期的要求，编制《仪器设备检定周期表》，内容包括：a.仪器设备名称、型号规格、测量范围、准确度等级；b.检定时间、有效期；c.使用部门、使用人；d.定点检定机构名称。《仪器设备检定周期表》经技术负责人批准后，组织实施。仪器设备管理员在检定/校准有效期截止前30 a，将仪器设备检定计划通知相关部门，各部门负责人安排好检定计划实施的准备工作，仪器设备使用人负责将仪器设备在检定有效期内送检。自行校准的仪器设备同样要编入《仪器设备检定周期表》，按检定/校准计划及时自行校准。

有些实验室仪器设备管理员职责不到位，未编制《仪器设备检定周期表》，或此表未经审批。有的只检定/校准仪器中的一两台，其证书与此类仪器“共享”；对自行校准的仪器设备放任自流，自行校准证书/报告无审批、确认程序和记录。

2.3 维修后检定/校准

在检定/校准有效期内的仪器设备，在使用过程中出现故障、失准等情况，或维修后，应重新进行检定/校准。经检定合格或满足预期使用目的后才能继续投入使用。

此项存在的主要不符合现象是维修后的仪器未经检定/校准，有了“正常显示”即认为合格而被投入使用，尤其是现场仪器。

2.4 状态标识

为给操作人员提供直观的视觉，防止错用不合格的仪器设备，评审准则规定对仪器设备的状态进行 “三色标志”管理，用不同颜色表示不同的状态。标识要贴于仪器设备的明显位置。合格标志(绿色):用于符合合格出厂指标的仪器设备。不论是计量器具还是非计量器具，只要合格，就应加贴绿色合格证。准用标志(黄色):用于那些存在部分缺陷或降级使用，但在限定范围内可满足使用要求的仪器设备。停用标志(红色):用于超过检定/校准周期，或经检定/校准后确认不合格，损坏待修的设备和暂时不用的设备；报废的仪器设备应予以清理。

现在有些检测机构对仪器设备的状态标识管理还存在一些问题。应贴绿色合格标志的非计量器具，被贴上了黄色准用标志；仪器设备超出检定/校准周期该贴红色停用标志，但还保留着绿色标志；有故障或封存的仪器应加贴红色标志，尽快修复或报废，而不能长期保留在工作区域。

2.5 期间核查

期间核查不是一般的功能检查，更不是缩短检定/校准周期，其目的是为保证仪器设备在两次正式计量检定/校准的间隔期间，防止使用检定/校准结果失效而不符合技术规范要求的设备。期间核查的对象主要是：a.新购置的仪器设备；b.重要(关键)仪器、使用频次高，易漂移的仪器设备；c.经常携带到现场检测的仪器设备；d.在运行过程中，有可疑现象发生的仪器设备等。实验室应按照这四类要求，制定《需期间核查的仪器设备目录》，并要求仪器设备责任人/使用人在适当的时间进行期间核查。

期间核查可以通过以下几种方式：a.采用同等测量不确定度的仪器设备进行比对；b.采用有证标准物质进行多次重复测量；c.通过对样品不同特性检验结果的相关性进行验算；d.通过与同等测量不确定度的不同测量方法比对；e.通过对留样进行再次测量。期间核查要填写 《期间核查记录表》。

期间核查后，应对数据进行分析和评价，以求真正达到期间核查要求的目的。对经分析发现仪器设备已经出现较大偏离，可能导致检测结果不可靠时，应进行维修。同时部门负责人应核查由于仪器设备的异常对过去进行的检测所造成的影响。

期间核查是容易被忽视的过程，表现出的问题有：缺少期间核查计划和记录，缺少核查的参考标准，当发现仪器超出检定周期后，缺少至上次检定/校准的追溯期限和记录等。

3 仪器设备的建档

3.1 建立仪器设备台帐

仪器设备管理员要建立整个机构的《仪器设备一览表》，此表为动态管理的。表格内容包括：仪器设备名称、规格型号、测量范围、准确度等级、制造商名称、出厂日期、出厂编号、购置日期、统一编号、性能状态、责任人和存放地点等，并要定期更新、补充。

3.2 统一编号并粘贴唯一性标识

为便于统一管理和查找，检测机构应制定编号规则对每台新购置的仪器设备给出唯一性编号。仪器设备的唯一性编号方法有很多种，例如，可以简单的按照“实验室简称+流水号”来编制，也可以按固定资产编号来统一。

仪器设备有了唯一性编号后，就可以给仪器设备粘贴唯一性标识，标识的内容包括:仪器设备名称、规格型号、制造商的名称、唯一性编号和设备责任人等。

3.3 收集、整理和保存仪器设备的档案

实验室设备管理人员要及时收集、整理和保存每台新购置的仪器设备的档案，内容包括:仪器设备名称、制造商的名称、规格型号和唯一性编号；接收日期、启用日期；目前放置地点；接收时的状态、仪器设备验收单；使用说明书原件及操作规程；仪器设备检定/校准证书；维护的记录和计划；维修历史记录卡；仪器设备购置材料(保修卡、保养卡和售后服务保证等)；仪器设备的使用记录；报废单等。

各计量认证检测机构均建立了仪器设备档案，但有的机构未做到一台仪器一档，档案内容更新不及时，个别单位未实施集中管理。

4 仪器设备的使用

4.1 人员培训及授权使用

实验室重要、精密和大型仪器设备的使用人员必须经过专业技术培训，经理论和实际操作考核合格并获得资格确认后，才能由检测部门负责人或检测机构技术负责人指定设备责任人、设备使用人，按操作规程使用，重要、精密和大型仪器设备应有两人以上能独立使用。对新上岗的操作人员，在一定时间内由在岗人员监督指导。

在有些管理不到位的单位，表现出仪器设备的使用比较随意，人员未经授权就开始操作仪器，有的使用人员未经培训即上岗。

4.2 仪器设备的使用

仪器设备使用人员应严格按照操作规程及有关注意事项使用仪器设备，使用后认真填写《仪器设备使用记录》，真实反应仪器设备使用状态。仪器设备责任人应在每年初将上一年的《仪器设备使用记录》交给仪器设备管理员存档，并领取新的使用记录本。

使用者应按JJF1059《测量不确定度评定与表示》进行测量不确定度评估，诚实、规范地表示评估结果，并严格实施操作规程，保持最佳测量能力。

仪器设备离开实验室或脱离授权操作者非受控使用时，使用人员需填写《仪器设备领(借)用登记表》，仪器设备管理员应审核借用仪器设备的单位和操作者的资格，确认能正确操作方可签字借出，并在借出和返还时进行状态验收。

在有些计量认证检测机构中表现出：仪器设备使用记录过分简单，不具备完整的使用状态追溯信息；记录中体现不出周转信息和非受控状态下的管理信息；将仪器示值允许误差混同为测量不确定度，不合理地进行数据处理，未正确标识测量不确定度，缺少测量不确定度评估记录和最佳厕灵能力保证措施。

4.3 仪器设备的维护、维修

检测机构应制定仪器设备的维护计划，设备责任人、设备使用人按照计划定期进行仪器设备维护和保养，设备使用人员在使用中或使用后发现仪器设备有异常时，应立即停止工作，应及时向部门负责人报告，无法排除故障时，应向仪器设备管理员提交 《维修申请表》，由仪器设备管理员安排检修，将该仪器设备贴上停用标志。维修后，应进行检定或校准，合格后方可投人使用。同时部门负责人应核查由于仪器设备的异常对过去进行的检测所造成的影响。

此项常呈现出缺少维护计划和维护记录、或信息不详实。

4.4 仪器设备的报废

仪器设备确实因损坏无法修复、计量检定特性达不到使用要求或其它原因无法使用时，应予以报废处理。仪器设备的报废由所在部门提出，经仪器设备管理员鉴定确认后，填写《仪器设备报废单》，经技术负责人批准后执行，关键设备或价格超出一定限额的，应经技术负责人审核后，由最高管理者批准后执行。凡报废的仪器设备，应贴上明显的标志并撤离使用现场。在仪器设备档案中做好报废仪器注销记录。

5 几点建议

仪器设备是检测机构技术能力的主要物质条件。为实现仪器设备的合理配备，充分发挥其技术功能和使用效率，改善实验室仪器设备管理现状，保障仪器设备的经济、有效运行，提出几点建议：

（1）最高管理者要重视仪器设备管理工作，责任分工明确，管理程序清晰合理。这是做好仪器设备管理最重要的先决条件。

（2）配备一个优秀的、责任心强的仪器设备管理员，并赋予其必要的资源和职权。这是做好仪器设备管理的重要保障。

（3）强化检测人员的质量意识和技术水平，使其严格按照操作规范来操作仪器，认真保养和维护；严格测量不确定度评估，保持最佳测量能力；充分发挥仪器设备的潜能，保证检测结果质量。

（4）目前，市场上有许多仪器设备管理方面的计算机软件，检测机构可以根据自己的特点选择适合本单位的软件，这将大大提高仪器设备管理的效率。

[1]国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定工作指南[M].北京：中国计量出版社，2007.

[2]国家认证认可监督管理委员会.质检机构管理知识[M].北京：中国计量出版社，2005.

[3]李东升，郭天太.量值传递与溯源[M].杭州：浙江大学出版社，2009.

Management of Instruments and Equipments in Metrology Laboratory

CHEN Hong-bin

（National Center of Oceanographic Standards and Metrology,Tianjin 300112,China）

The management process of the instruments&equipments in metrology laboratory is introduced.The problems of current management are pointed out.The focus is how to improve the management of instruments&equipments according to《Accreditation Criteria for the Competence of Laboratories》.

metrology；instruments&quipments；management process

TB9

C

1003-2029（2010）04-0133-03

2010-08-12