高校二级学院图书、情报、档案一体化管理探析

□ 韦晓燕

图书、情报、档案是高校的三大信息支柱。近年来，随着高校图书馆的进一步情报化，图书情报工作基本上己实现了一体化管理。但档案与图书情报工作仍分属不同部门，一体化管理尚未实现。从理论上来说，高校实现图书、情报、档案一体化管理是大的趋势；就实际操作而言，受体制和认识等多种因素的制约，高校图书、情报、档案一体化管理暂时难以实现，但在其二级学院应该而且也能够实现三者的一体化管理。

一、对图书、情报、档案一体化管理的争论

图书、情报、档案一体化是通过将图书、情报、档案各自独立的部门整合为统一管理、相互关联的一个整体过程。在20世纪五六十年代，国外已开始对图书、情报、档案一体化进行研究。1974年，联合国教科文组织提出建立“国家情报系统”(NAIIS)，该系统“涉及全部学科领域里的文献、图书馆和档案的服务工作”。这一趋势引起我国学术界和有关方面的关注。学术界在图书、情报、档案一体化管理方面进行了深入的理论研究，一些基层单位也对一体化管理进行了有益的尝试，积累了一定的实践经验。通过研究和探索，对是否应该实行一体化管理产生了分歧，并最终分化为支持者和反对者这两大阵营。

1.支持图书、情报、档案一体化的主要理由

(1)图书、档案、情报同出一源，历史上很难区分开。早在远古时代的档案、图书、情报是很难区分的，三者同出一源、同为一体。古代档案与图书是名副其实的“一体化”，图书馆与档案馆融为一体。

(2)图书、档案、情报具有相同特征。图书、情报、档案均具有信息性、知识性、服务性这三个特征，图书、情报、档案工作均属提供知识信息的服务工作。

(3)图书、情报、档案一体化管理的系统论机理。根据贝塔朗菲发现的著名定律:整体系统的属性与功能大于各孤立子系统的总和，即整体性功能的发挥不是简单地1+1=2，而是>2。应用到“一体化”研究中，即图书、档案、情报各自作为一个独立的系统，有着自己的独立功能，但这三个系统功能简单相加的总和，是会小于“一体化”整体功能的，只有图书、档案、情报融为一体后，他们才能产生横向联系与协作，促进图书、档案、情报资源共享，才能产生1+1>2的系统效能。

(4)信息技术的发展和信息工作人员综合素质的提高为一体化管理提供了现实可能。计算机设备和技术的推广为信息综合管理提供了初步的物质基础，图书馆学、情报学、档案学的综合教育，使信息工作人员的业务素质、知识结构和工作能力有了很大提高，为实现图书、情报、档案一体化奠定了初步的人才和智力基础。

2.反对图书、情报、档案一体化的主要理由

(1)图书、情报和档案工作虽然都是以文献为自己的工作对象，但所收集文献的内容和范围却截然不同。图书情报工作所收集的文献是以人类知识整体为对象，文献的知识信息数量大，学科门类齐全，内容学术性、理论性强。而档案工作所收集的文献主要来自本单位，是单位各项实践活动的原始记录，是对客观事物的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有历史凭证作用。

(2)图书资料具有互补性和可代替性，而档案具有唯一性和不可代替性。图书情报工作为了满足本单位用户的需求，要收集齐所有文献是不可能的(也没有必要)，所以必须实行多馆联合采购，共同建立一个文献资源保障体系，以实现文献资源共建共享。一个图书馆的文献如果全部毁坏，还可以通过其他图书馆的文献来代替，这是由图书出版的多复本量决定的。而档案馆的文献资源建设只能依靠本馆自身力量来完成，文献具有唯一性，一旦损失无法弥补。

(3)从图书馆和档案馆属性来分析，图书馆强调的是其服务性，而档案馆是保存性。图书馆所收集的文献主要是为了读者使用，所有文献都向读者开放，一般没有长期保存的必要，文献在馆内允许有一个自然损耗。而档案馆所收集的文献主要是为保存，以备查用，在使用方面受一定的权限限制。许多文献的保存期都是永久，在保存期内任何文献都不能遗失。

综合上述两个方面的意见，笔者以为，对于是否采取图书、情报、档案一体化管理模式，不应一刀切，而应坚持实事求是的原则，根据行业或单位的不同性质、不同特点而实施不同的管理方式。用设施；信息化手段的应用程度低，信息共享难以实现。

鉴于以上特点，各高校二级学院理应实行图书、情报、档案一体化管理，整合有限的信息资源和管理人员，发挥整体服务效能。同时，实行图书、情报、档案一体化管理与高校现有的管理体制没有大的冲突，易于为各个方面所接受，在实际操作中障碍较少。

二、高校二级学院图书、情报、档案管理的特点分析

1.数量规模小，信息内容单一

二级学院是各高校的基层单位。由于各高校普遍设有图书馆、档案馆（或综合档案室）开展高校的图书情报和档案工作，面向全校提供图书情报和档案服务，高校二级学院所拥有的图书资料和档案的数量都比较少，内容和载体形式也比较单一。图书资料多为本学院所设置专业的专业书籍和刊物，档案多为本学院在教学管理中形成的教案、毕业论文等。

2.特征更为接近

档案具有信息性和知识性等特征，但其最本质的特性在于其具有原始性，表现在载体上档案往往是孤本，在价值上档案具有历史凭证作用。但对于高校二级学院来说，其保存的档案，如教学管理中形成的教案、毕业论文，其价值更多地体现为情报价值，需要发挥历史凭证作用的档案比较少。因此，二级学院保存的图书和档案，其特征更为接近，均表现为信息性和知识性。

3.工作人员少，管理水平低

二级学院从事图书资料管理和档案管理的人员数量很少，特别是从事档案管理的人员多为文秘或教务人员兼任。图书资料和档案管理水平普遍比较低，表现为硬件条件差，普遍缺少相应的管理和利

三、高校二级学院实现图书、情报、档案一体化管理的途径

1.树立一体化的管理观念

图书、情报、档案一体化是高校图书、情报、档案工作发展的必由之路。在知识经济时代，高校图书、档案、情报部门必将被赋予更新的形式和功能，将突破传统的封闭、单一的部门限制，向着以自动化、数字化、网络化为主要特征并且能适应当代人信息需要的一体化方向发展。在高校全面实现一体化管理存在体制和认识上的较大障碍的情况下，应率先在其二级学院寻求突破，牢固树立一体化的管理理念，积极探索一体化的实现形式。

2.建立一体化的管理体制

各高校二级学院要建立图书、情报、档案三位一体的信息工作机构，建立图书、情报、档案三者联合的文献信息系统，改变原来的封闭管理和各自为政的独立体系，实现彼此间信息资源的共享，发挥系统整体功能作用。一体化的图书、情报、档案部门将成为二级学院的知识中心、文化中心和信息中心，为学院的教学科研等活动提供智力支持、信息保障和精神动力，其地位将比以往任何时候都高。

3.加强一体化的设施建设

虽然各高校二级学院都为图书、情报、档案工作配置了一些设施设备，但总体而言还无法满足实际需要，现有设施设备的使用效率也不尽如人意。随着用户对知识信息的需求不断深化，对图书、情报、档案等信息服务的需求正在向全方位与综合化、开放化与社会化、电子化与网络化、集成化与高效化方向发展。所以各高校二级学院要加大对图书、情报、档案工作的投入，加强基础设施建设，改善管理和服务条件，特别是要加强对信息化设备的投入，建立图书、情报、档案工作综合的计算机网络和管理系统，加强信息资源的数字化和专题数据库的建设，最大限度地满足学院教学、科研的需要。

4.健全一体化的管理制度

实现图书、情报、档案的一体化管理，建立一体化的信息中心，要有健全的、严密的制度来保证。从二级学院本身来讲，要对现有的图书、情报、档案工作各自的管理制度进行修订完善，制定一套适应一体化管理要求的规章制度，确保一体化的顺利实施。从高校层面来说，也要修改相应的规章制度和管理、考核办法，确认二级学院图书、情报、档案一体化管理的合法地位，为一体化建设创造良好的政策环境。

5.提供一体化的人才保障

实现图书、情报、档案的一体化，需要一批既具有扎实的图书馆学、情报学、档案学的业务理论知识，又掌握现代化管理手段的高素质的复合型人才。各高校及其二级学院要加强对这方面人才的培养，通过组织各类培训、继续教育、学术交流等方式，提高从业人员的综合素质，培养出一批适应图书、情报、档案一体化管理需要的复合型人才，为推动图书、情报、档案的一体化提供人才保障和智力支撑。

高校二级学院图书、情报、档案一体化管理既有必要性，又有可行性，然而，它的实现将是一个漫长的过程，实现的模式和方法也不是单一的，因此，要重视图书、情报、档案一体化理论的学习与研究，有计划、有步骤地推进一体化发展进程，为高校二级学院的发展提供更好的知识和信息支持。