抢抓机遇 合力推进开发区档案工作新跨越

□ 林忠华

抢抓机遇 合力推进开发区档案工作新跨越

□ 林忠华

开发区的建设，是我们党和国家实行改革开放政策，加快建设有中国特色社会主义的一项重大决策。开发区建设十多年来，在整个国民经济和社会发展中的地位日益凸显。苏州目前有省级以上各类开发区17个（国家级开发区5家，省级开发区12家），其财政收入、注册外资、实际利用外资、出口额等所占比例均接近全市的半数或超过半数，开发区已成为外商投资的密集区，招才引智的集聚地，高新技术产业群的孵化器，体制创新的先行区。开发区已经建立了与市场经济相适应的新型管理体制和运行机制，同时创新了行政管理和政府管理的模式，苏州省级以上开发区的建设继续保持快速健康的发展态势。

开发区档案工作是事关开发区建设和管理的一项重要基础工作，近年来在各级政府的大力支持下，经过苏州档案行政管理部门和开发区的共同努力，苏州市省级以上开发区档案工作与开发区建设同步发展，档案工作在服务开发区基础设施建设、招商引资、项目开发等方面发挥了不可替代的作用，开发区档案工作得到了较快较好的发展。17个省级以上开发区在全面完成建档的基础上又有了新的突破，苏州高新区建立了档案局，苏州工业园区成立了档案管理中心，其它开发区也都成立了管委会档案工作机构，苏州市开发区档案管理工作走上了规范化、标准化的发展轨道。到目前为止，已有2家开发区档案管理水平达到江苏省五星级标准，1家达到省四星级，还有2家达到省三星级，其余的开发区也基本达到省二星、一星级标准，开发区档案工作已经形成了一定规模，成为全市档案事业建设和发展进程中的一个亮点。

一、苏州市省级以上开发区档案管理的现状与特点

1.健全完善制度，狠抓档案业务标准的规范建设。根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《开发区档案管理暂行规定》等的要求，苏州市各省级以上开发区相继出台开发区档案管理的规定和办法，制定了各项档案管理规章制度和岗位职责，对开发区档案管理工作明确了具体要求，从法律法规层面规范了开发区档案管理。2009年省档案局印发了《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，建立了相应的档案工作测评体系，开发区档案管理工作也被纳入其中，同时该《规范》也作为开发区档案管理的工作标准加以贯彻落实。各省级以上开发区积极响应，根据《规范》的要求，重新细化档案工作的业务标准，特别是针对档案的归档范围、保管期限表、分类方案等进行了修订，对档案的信息化管理等也提出了新的要求，使档案业务标准更具规范性。

2.强化管理职能，开发区档案体制建设更趋合理。一是建立了档案工作管理机构，并明确了管理职能，即统筹管理辖区范围内的所有档案事务；二是建立一支自上而下的档案管理网络，省级以上开发区都由一名开发区管委会领导分管档案工作，明确主管部门，配备一名或多名专职档案人员，确定了各部门的兼职档案人员，形成了一个有效的档案管理网络；三是开发区档案管理人员逐步专业化并且相对稳定，不少人员都具备档案专业学历，有一支素质较高、专业性较强的档案管理人员队伍。

3.狠抓档案收集，加快现代化管理步伐。一方面，苏州市省级以上开发区加强了档案基础业务建设，特别是在一个“全”字上下功夫，进一步延伸档案管理内容，从只注重文书档案转向其他门类载体档案并重；从只注重项目档案转向土地、规划、拆迁等档案的深化；从只注重招商引资档案转向对行使政府职能过程中形成的各类档案的规范。另一方面，开发区也加快了档案信息化建设的进程，从文档一体化管理着手，利用专业档案管理软件，重视电子文件的收集管理，加大档案数字化建设力度，提升开发区档案现代化管理水平。

4.开发档案资源，服务开发区三个文明建设。一是发挥档案的优势，采用陈列展览的形式，全面展示开发区建设成就；二是利用各类涉民档案为构建开发区和谐社会发挥积极作用；三是加强档案的编研工作，为开发区编史修志主动提供优质服务。开发区档案利用工作成效显著，充分发挥了经济和社会效益。

二、苏州市省级以上开发区档案管理的机遇和挑战

随着城市化进程的不断推进，苏州市省级以上开发区正在逐步做强做大，其建设的规模急剧扩张，开发区进入了新的整合时期。以苏州高新技术开发区为例，前几年就与虎丘区合并，增强了快速发展和扩张的能力，带动和促进了区域经济的飞跃，而其他省级以上开发区也逐步与乡镇合并，因此目前开发区的管理已不仅仅是承担经济发展的职能，更多的是承担政府行政管理的职能。这种变化势必对开发区档案管理的模式和方法造成冲击，这就要求我们要对开发区档案管理的功能进行重新定位。应该说对于苏州市省级以上开发区档案工作来讲，这既是一种挑战，同时也带来了发展的机遇。

1.要重新审视开发区档案管理体制建设，合理定位开发区档案管理模式。

目前苏州市开发区档案管理的形式除新区和园区具有履行地方档案行政管理职能和国家综合档案馆性质特征以外，大多数省级以上开发区是以开发区管委会机关作为一个对象（即单位档案室）来进行管理的，这种管理模式，应该已经不能满足档案管理的需求。以昆山经济开发区为例，原先成立的档案工作机构是管委会办公室下属综合档案室，其机构的职能设置明确是为管委会机关各部门服务的，但随着开发区发展规模的壮大以及职能的转化、扩张，目前昆山经济开发区已不仅仅是承担经济开发的职能了，而是更多地承担乡镇机关的管理职能。另外区内还有街道、多个自然村，还有其他类型的加工区、国际商务中心等特色功能园区，档案部门不仅要对管委会内部机构的档案进行管理，还要对开发区辖区内各单位、街道、行政村的档案工作进行统筹规划。由此我们可以看到，开发区档案部门的功能和职责发生了变化，已逐步向国家综合档案馆的职能和功能转化。那么原来档案室的分类体系、管理模式就应该及时转化，形成类似以档案馆的全宗为单位进行管理的分类体系，这样才有利于将开发区内每一个单位的全部档案作为一个有机整体，全面、详实地反映其工作全过程。其他几个开发区也存在这样的情况，如张家港保税区与张家港市金港镇合并，辖区范围不断扩大，自然也是承担了政府的行政职能；太湖国家旅游度假区下辖香山街道、行政村等政府部门，自然也不是仅仅承担旅游开发那么简单。因此各省级以上开发区要抢抓机遇，根据苏州市委办公室和市政府办公室两办转发的《关于加强苏州市镇、村两级档案管理工作的实施意见》文件精神，参照乡镇档案管理模式，有条件的国家级开发区建立档案馆，省级开发区建立档案管理中心，必须定岗定员，明确机构职能，改革体制管理模式，不能再像以前一样，档案部门作为开发区管委会办公室下的一个内设机构，所谓“名不正而言不顺”。应该说各省级以上开发区现在的办公条件较以前也有了较大的改善，硬件管理水平的提高也为档案管理模式的创新提供了物质保证，为开发区管委会综合档案室向档案馆或档案管理中心的转型奠定了基础。

2.注重开发区档案的集中统一管理，进一步加强各种档案资源的整合力度，更好地服务于开发区和谐社会建设。

科学发展观的本质和核心是坚持以人为本，从人民群众的根本利益出发，切实保障百姓的权益，构建和谐社会。随着开发区建设的深入推进，在各项管理活动中形成了大量的涉及民生、涉及规划、涉及环保、涉及开发区资源建设等方面的档案材料，由于管理体制的原因，部分档案还留存于各部门单独管理，未能实现资源的有效整合。因此各省级以上开发区要重新修订业务标准，结合国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的贯彻实施，在制定开发区新的文件材料归档范围和保管期限表的同时，强调辖区范围内的每个单位都是开发区档案整体的一个组成部分，强化各种门类载体档案的集中统一管理，包括建设方面的拆迁、区内规划、环保等档案，区内街道、社区、村一级的涉及民生档案，比如婚姻档案、低保档案等，区内的农业农村、生态农业档案，开发区文化资源类、自然类资源的保护档案等等。只有集中管理、整合档案资源，才能为开发区各项建设的可持续发展提供可靠的、有效的信息资源保证，才能最大程度地发挥档案服务和谐社会建设的功能。

3.加强档案业务规范的学习贯彻，提升开发区档案管理整体业务水平。

尽管前几年苏州市省级以上开发区档案管理工作取得了一定的成绩，而且目前大部分开发区已经规范建档，其中不乏达到江苏省五星级标准的高水平档案管理单位。但是我们应该清醒地看到，省级以上开发区档案整体管理水平还不高，大多数开发区还是沿用老的等级评定标准。随着档案业务标准的修订，原来的管理要求已经跟不上形势的变化。因此各省级以上开发区要在贯彻实施江苏省档案局制发的档案工作标准——《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》的基础上，向更高的要求迈进，特别是开发区管委会综合档案管理要按照国家档案局《市、县国家档案馆测评办法》的要求，大力开展本地区档案管理水平的测评工作。我们要积极走出去，向开发区档案管理先进地区学习。大连开发区档案馆通过测评已经成为国家一级档案馆，走在了全国的前列，这是第一家档案管理达到国家一级标准的开发区，其管理经验、管理模式值得我们借鉴。同时苏州市各省级以上开发区也要大力在辖区范围内各机关、街道、社区、行政村、进区企业中开展规范建档及档案测评工作，提升开发区档案整体管理水平。

4.加快档案信息化建设步伐，提高档案利用服务能力。

由于开发区档案工作与基层经济社会发展、群众生产生活密切相关，随着政府信息公开的推行、政务公开的不断深化、百姓维权意识日益增强，档案的利用也日趋频繁，利用人次和卷次呈逐年上升的趋势。相对而言，开发区档案部门提供档案利用的手段不多，影响了档案利用工作的开展。因此各省级以上开发区要加快档案信息化建设步伐，建立文件查阅中心，建立各类档案目录数据库，采用数字化手段，建立重要档案、使用频繁档案的全文数据库。同时借助专业档案管理软件、互联网络等先进手段，来传输、利用档案信息资源，达到资源的共享。充分利用各种信息平台，发挥各项功能，开展日常档案的管理、利用服务，提高工作效率，满足百姓日益增长的需求。应该说前几年苏州省级以上开发区档案管理工作取得了较为突出的成绩，特别是开发区管委会机关档案，已经全面建档、规范管理。但是成绩只代表过去，接下来我们要做的工作，是将开发区档案管理工作的重点从管委会机关向开发区纵深展开，我们要抓住开发区高速发展的机遇，完善开发区档案管理体制的建设，加快区内各单位档案规范管理，真正行使档案的行政管理职能，使开发区的档案管理再上新台阶，再创新辉煌，为开发区和谐社会的建设做出应有的贡献。

苏州市档案局，江苏苏州215004）