我国标准文献全文数据库存在的一些问题及对策

2010-04-05高凌云

大学图书情报学刊 2010年2期

高凌云

（无锡商业职业技术学院，214153）

在当今的工业化、全球化和信息化时代，标准化在现代社会的发展中具有了越来越重要的作用，要推进标准化进程，标准文献必不可少。由于标准文献增长速度快，更新周期短，技术含量高，制定部门多，用户范围广等原因，长期以来存在着“获取标准文献难”的问题，而标准文献全文数据库具有更新速度快，查找方便，查询范围广等特点，能方便快捷地检索到所需标准信息，所以标准文献全文数据库的建设为解决这一问题提供了一个有效的途径。近年来，一些国内外标准机构纷纷建立标准文献全文数据库，开展联机服务，把最新的标准文献以最快的速度提供给用户。我国自80年代开始标准文献全文数据库建设，近年来发展速度很快，质量也在不断提高，但在实际使用中还存在一些问题，认识并解决现存的问题对于我国标准文献全文数据库的健康发展非常重要。

1 标准文献全文数据库的内容

1.1 数据库内容的准确性

由于标准的重要性，保证标准信息的准确性至关重要。标准文献全文数据库内容的准确性主要取决于更新的及时性，这是因为标准文献区别于其他科技文献的一个重要特征就是具有极强的时效性，主要表现在新标准的不断设立、现行标准的修改、旧标准失效后作废或被新标准所代替。

目前在中国标准的出版中主要有两种措施确保标准的准确性：一是发布标准修改单：标准出版后，如果发现个别技术内容有问题，就要进行少量的修改或补充，这些修改或补充的内容就以标准修改单的形式发布；二是标准实施了一定时间以后，需要进行复审。复审后会出现三种情况：第一种是再确认为继续有效，则标准的有效性继续保持；第二种是确定为“修订”，则在一定时限内对原有标准进行较大的修改，用新版标准代替旧版标准。在这种情况下，新版标准称为代替标准，自实施之日起就具备有效性，旧版标准称为被代替标准，自新版标准实施之日起就被代替而废止，不再具备有效性。新版标准沿用原来的标准顺序号，只是将年代换为修改的年份；第三种是确定为“废止”，并且不再有新标准代替它。

随着我国经济的快速发展，标准日益增多，龄期缩短，更新加快，为了保证标准信息的准确性，就必须及时跟踪标准的设立、修改、修订、作废等情况，及时对数据库进行更新。我国的标准文献全文数据库在这方面还有不足，比如：有的数据库中输入一个标准编号或名称时，在检索结果题录信息中，对修改、修订、作废标准没有任何提示。建议标准文献全文数据库要及时对修改、修订、作废标准标注提示，比如可以在数据库检索出的详细题录信息中，增加一个字段“标准状态”，可以通过这个字段对已废止的标准标明该件标准已废止；对已修订的标准给出该件标准与其相关标准的被代替关系，并可以直接链接其相关标准的全文；对于有“修改单”的标准要提示有“修改单”，并可以直接链接其全文，这将会更加方便用户迅速了解所需的标准信息的状态，使用户能清楚地看到标准的修改、修订、作废情况，以便用户能轻松准确地获取自己所需的标准信息。也可以考虑通过提供专门的作废标准查询、修改单查询功能，使用户能准确查出标准的修改、修订、作废情况。

1.2 数据库的收录范围

标准文献全文数据库的收录范围主要是指：收录标准的地域范围（收录哪些国家和地区的标准）、收录标准的种类（中国国家标准、地方标准、行业标准、国际标准、国外先进标准等），是否收录作废和被代替标准。标准文献全文数据库的收录范围越广，就越能满足相关用户的目标需求。

从目前我国标准文献全文数据库的建设情况看，在数据库收录范围方面，最大的问题是存在着严重的资源重复建设现象，主要体现在资源重复采集和数据库重复建设与开发。由于各自隶属关系不同，资源建设没有得到统一的规划与协调。一些机构从部门利益出发，追求大而全、小而全，使全国标准文献资源存在重复收藏与遗漏缺门共存的现象。造成了投入分散和浪费，信息不齐全和数据库品种少，更新慢等问题，从整体上影响了服务功能的充分发挥和资源的有效利用。“我有你也有，你有我也有，我没有你也没有，你没有我也不会有”是目前标准文献全文数据库存在的最大问题，很难满足用户对标准信息越来越多的需求。

标准涉及到各行各业及社会生活的各方面，制定部门多，增长速度快，用户范围广，一个数据库要收录齐所有的标准文献是非常困难的，那需要耗费大量的人力、物力、财力，但是如果每个数据库都目的明确，有自己的专业、行业、领域重点，那么从标准文献全文数据库整体而言，就可以扩大收录范围，更好地满足用户的需要。

关于作废标准，虽然它们已经被废除或被新的标准所替代，但企业在生产中可能仍要用到它们，比如：为以前的产品生产零配件就有可能要用到一些已经作废的标准，所以标准全文数据库不仅要收录最新版本标准，同时也要收录作废标准。

1.3 数据库提供信息的详细程度

标准文献全文数据库提供信息的详细程度是指题录信息的详细程度，是否提供标准信息的相应释义，条文说明。详细的题录信息可以使用户全面了解该件标准的相关情况；而标准信息相应的释义和条文说明对于用户正确理解和使用标准非常重要，也要加以收录。

2 标准文献全文数据库的检索功能

每个标准文献全文数据库收录的标准文献很多，用户要想找到自己所需的信息必须借助于强大的检索功能。检索功能主要取决于可检索字段和检索技术。标准文献全文数据库由于借助了先进的现代信息技术，在检索功能方面比传统标准文献要强大许多。

我国标准文献全文数据库的检索功能参差不齐，整体来讲和国外先进国家还有差距。例如，德国、法国、英国联合开发的Perinorm标准文献数据库，有46个加工数据项，其中38个数据项为可检索字段。所以我们首先要对标准文献资源的内容进行更全面、更深入地揭示与加工，要提供尽可能全面的可检索字段，比如：标准号、标准名称、标准组织、中标号、ICS号、发布实施作废日期、被代替标准、采用关系、修订记录等，从而使数据库具有深度信息揭示功能，为真正实现基于内容特征的信息检索打下基础。其次，系统要提供尽可能全面的检索技术，比如可以提供初级检索、高级检索、专业检索、分类检索、二次检索；提供可检字段内模糊检索；提供各可检字段之间的逻辑与、逻辑或运算；提供检索结果优化等。另外，整合智能检索技术也很重要，比如对用户的检索进行追溯和更新，支持多种语言选择，提供多库检索和很多常识性问题的解答等，从而为用户提供更强大的、更科学的检索功能。

3 标准文献全文数据库的用户服务

3.1 获取信息的便利性

在标准文献全文数据库的实际应用中，用户获得所需标准文献全文的便利性也很重要。目前我国的标准文献全文数据库大多数是提供免费的检索服务和题录信息，用户要获取标准的全文是要付费的，用户对适当付费也是认可的，但目前存在的问题是付费方式少，过程麻烦，等待时间长，而用户希望具有方便、快速而多样的付费方式，比如：网上包库、支付卡、手机付费或使用电子商务方式等。这就需要技术的支持和先进的服务理念。现代信息技术的飞速发展，为网络的技术发展提供了坚强的后盾，使提供多种付费方式有了全面的技术支持，同时标准文献全文数据库运营者也要树立先进的服务理念，全面了解用户的需求，尽量为用户提供细致周到的服务。

3.2 提供个性化信息服务

标准文献全文数据库可以提供的个性化信息服务主要包括两个方面：一是用户可以根据自己的需求向系统定制所需服务，在这方面有些标准文献全文数据库做得好一些，有些做得差一些，但总体水平还需要提高，所以在这方面还有不少的工作要做，比如可以提供委托检索服务、标准代译服务、有效性确认服务、标准查新服务、专题服务、批量代购服务、定题服务等。二是系统主动为用户提供其可能需要的服务，在这方面我国还比较落后，国内几个主要的标准文献全文数据库都没有这项功能。所以要通过对用户学科、行业和信息利用记录等的研究分析，主动为用户提供其可能需要的信息，并根据用户的反馈不断调整主动推送的内容。比如为了使用户及时了解标准更新情况，可以建立数据库更新自动告知系统，可以通过E-mail等方式定期向用户发送相关数据库更新的通知。