略谈档案与保密

□ 张蓓莉

加强保密工作，很重要的一个方面就是要加强档案工作的保密。从本质上来讲，保密就是档案保密。道理很简单，任何一项科研成果，或技术创新，任何一项专利，或知识产权，任何一项重大工程，或基础设施等，所有这些核心的技术，它们最终存在的形式都是档案，都是以档案的形态加以保管，加以保密和提供查询利用。

任何一个国家的综合国力，国防工业，军事工程，航空航天工程等，它们最大的保密，就是对这些项目的档案保密。无须再论证，结论应该是：档案工作和保密工作是属于同一类型工作的两个方面。离开档案，也就无所谓有什么保密。现在有些单位，只讲保密工作，不讲档案工作。任何忽视档案工作的行为，都是不可取的。

如何在做好档案工作的同时，又加强保密工作呢？

一、做好档案保密期限的划分工作

保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年；保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。这项工作，既是一项档案工作，又是一项保密工作。

二、适时做好档案密级的调整工作

做好档案密级的调整工作要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，依法必严，违法必纠；二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设奠定基础。同时为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1、建立划定密期制度，以便届满自行解密；2、建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；3、建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

三、做好档案保管过程中的保密工作

从总体上讲，档案库房的设立应遵循国家有关规定，并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。库房应与办公室、阅览室分开，并指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

加强档案管理人员的保密意识。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任。因而档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员要有严谨的工作作风，特别是在档案利用过程中，不仅要做到手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中的秘密的泄露。在档案工作中，要对档案保密工作给予充分重视。就此问题，《档案法》己做出了相应规定，如《档案法》第14条、17条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”“禁止出卖属于国家所有的档案。”这些规定一方面体现出档案保密工作的重要性，另一方面明确了档案管理人员要有很强的档案保密意识，在工作中严格执行国家保密法律规定。增强保密意识，档案人员除了要熟悉档案法律法规，还应参照保守国家秘密法的各项规定，应用于档案工作实际。对相关法律法规深入学习，不仅有利于实现档案保密工作的法制化建设，也有助于完善和促进整个档案法规体系的建设。

四、做好档案利用过程中的保密工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下两个方面实施：

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员制定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来档案馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关方面，以便及时查处，挽回损失。