以争创三星级档案室为契机努力提升档案工作水平

□马秀兰

南京市江宁区交通局综合档案室现存各类档案资料12698卷（件、盒），内容涉及文书、干部人事、会计、工程、基建、声像、照片、实物等各个方面。这些档案不仅真实记录了江宁交通事业发展的历史，而且在江宁交通事业的发展中发挥了资政、参考和凭证的作用。近年来，我们以争创省三星级标准为抓手，努力建设“学习型、实效型、创新型”且具有现代化、标准化、规范化特点的综合档案室。

一、领导高度重视，组织机构健全。随着交通事业快速发展和全社会档案法制意识的提高，江宁区交通局档案管理工作步入一个新的发展阶段。1998年正式成立综合档案室，明确分管领导，配备专、兼职档案员，硬件上加大投入，综合档案室超过200平方米，购置档案密集架、计算机、打印机、刻录机、灭火器、吸尘器、温湿度记录仪等设备，查档、办公、库房三分开。2008年为切实开展档案工作创三星级标准，我局成立了由主要领导任组长，分管领导任副组长，各科室负责人为具体责任人的档案工作领导小组，下设档案鉴定、销毁工作小组，建立了以分管领导、办公室和专兼职档案员为成员的档案管理网络。分工明确，职责清晰，责任落实，并积极做好协调工作，争取上级各部门和区档案局在业务上的支持和指导，定期会同区档案局开展档案管理工作专项检查。我们还把档案工作纳入到分管领导的议事日程，纳入到办公室年度工作计划中，纳入到专兼职档案员的岗位职责中去。要求局综合档案室专职档案员要参加本局各项重大活动；参加交通工程建设项目和各类创建活动的验收，及时掌握信息，确保档案完整。此外，我们还在局下属单位抽调了三名工作人员，与全体专兼职档案员一道直接参与档案室创三星级标准的具体工作。

二、加强学习培训，提高业务水平。自确立档案工作创建三星级标准以来，我局多次积极组织中层干部和专兼职档案员，以及全体干部职工认真学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》和《江宁区交通档案管理办法》等法律法规和制度规定，进一步提高档案法制意识和开展档案创建工作的紧迫性，并通过网络、会议、培训等形式进行广泛宣传学习，进一步提高全局干部职工对档案管理工作重要性的认识。为确保档案工作的质量，一方面坚持认真学习档案业务知识，另一方面组织档案人员学习先进地区和先进单位的档案管理经验，先后组织档案人员赴市交通局和区财政局、规划局、地税局、检察院等单位参观学习。同时,举办档案人员培训班，请市区档案局业务骨干授课，对全系统专兼职档案员进行培训，组织他们学习档案理论知识，督促并指导他们做好档案工作。全局上下统一了思想，档案意识不断增强，形成了人人重视档案，人人关心档案，人人参与档案的局面，从而为档案工作创三星级标准提供有力的保障。

三、精心部署安排，狠抓措施落实。根据交通档案门类多、工作量大的特点，我们在计划安排上做到：在内容目标上紧紧围绕三星级标准，逐条逐项对照，制定档案创建实施计划；在时间安排上，根据工作的规律性，先抓基础工作，后抓编研工作，分阶段操作；在责任落实上，采取定人员、定任务、定时间、定质量的方法，将档案工作创三星级标准具体落实到各科室及专兼职档案员，分别负责实施。同时，加强工作督办，加大考核力度。根据计划安排的步骤，检查完成的时间、质量。由于计划周密，强抓落实，有力地调动了参与此项工作人员的积极性，有效地推动了档案工作创三星级标准的进程。

四、运用信息技术，提高管理效率。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。为了提高档案的管理、使用效率，我们把档案信息化建设与本局的电子政务建设一并考虑，进一步拓宽信息技术在档案利用服务方面的深度和广度。目前我局实现了档案管理系统与办公自动化对接。档案管理系统已通过软件扫描录入了全部库藏文书档案，形成了文件级目录数据3万多条；建立了工程档案、基建档案、会计档案、声像（照片）档案、实物档案案卷级目录数据库，实现了档案提供利用的快速高效服务。

通过争创三星级标准，我局档案管理工作水平有了明显的提高。在管理环境上实现了从封闭型向开放型转变；在管理方式上实现了从手工操作型向现代化管理型转变；在管理方法上实现了从主要依靠行政手段管理向依法按章管理转变。在争创三星级标准的过程中，我们深深体会到：

全心投入，完整收集是做好档案工作的基础。我局现存大量档案的收集、整理绝非一日之功，其中艰辛非亲身经历者不能体会。档案工作者只有具备细心、耐心和恒心，才能实现引源入流，汇流入库。比如说细心，一方面要细致登记各类收发文件，另一方面要根据会议通知、工作安排等“线索”，及时收集文件材料，防止丢失、遗漏。比如说耐心，上级机关在会议上发放由参会领导或其他同志带回的文件，有时领导忘了及时交办公室收文，有时是留下要用，很容易造成文件的漏收和丢失。这就要求档案工作人员耐心向参会领导询问有没有发文，如有即收回登记再进入文件运行程序。如果领导留下文件要用，要么等领导用完之后索回，要么为领导另复一份文件而将原件取回，还可以找到原发文机关，请求补发一份文件存档。再比如说恒心，有些工作时间跨度长，涉及内容多，这就要求相关档案工作人员长期跟踪、收集。如从2003年开始的危桥改造工作，“危桥办”就按要求不仅保留了每年的计划、专项批文、改造方案、资金预算和决算，而且要有每一座桥改造前和改造后的照片、工程竣工验收报告等形成的一套完整的资料。道路工程也是一样，由于近些年工程项目多，投资大，每年都要形成很多纸质资料和电子资料，本人要求工程科的内勤人员，对每一项道路工程，从工程立项、规划设计、征地拆迁开始，到招投标、工程监理、工程竣工验收和资金预决算，形成一套完整的资料。另外，还要把工程施工过程中一些重要活动的照片、摄像资料等作为附件一并上交综合档案室。

科学分类，合理归档是做好档案工作的关键。要提高档案工作的规范化、标准化水平，必须注重日常工作的科学分类和合理归档。通过多年的实践，我局形成了规范、严格的档案移交制度：各科室在日常工作中形成的文件、重要资料于年底交给办公室文书人员，文书人员将整理好的各类文件资料于次年3月底移交综合档案室；工程档案和基建档案在工程项目结束后，整理成册移交综合档案室。

国家档案局8号令发布后，结合交通行业自身的特点，经过认真研究，我们科学制定了各种门类、载体档案的统一分类方案、编号规则、归档范围及保管期限表。现在，所有入库的各类档案资料按照分类方案和《机关档案工作业务建设规范》的要求，规范编目编号。不同的档案案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别上架，排列存放，没有积存的零散文件。我们还建立了档案统计台帐，及时登记档案收进和移交情况，做到数据准确，帐物相符，统计报表报送及时、准确，并有综合分析材料，定期对档案进行鉴定、销毁，做到了标准化、规范化的要求。

注重利用，创新服务是做好档案工作的根本。档案工作的根本目的在于充分发挥档案的价值作用。积极开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制和方式，积极主动为经济社会发展服务，是新时期档案工作人员的重要使命。为了更好地开发档案信息资源，我们编制了库藏档案《案卷目录》10卷、《全引目录》13册、《归档文件目录》6册，这些检索工具的建立健全，大大加快了查档速度，提高了工作效率。此外我们还结合工作实际，编写了《全宗指南》、《大事记》、《组织机构沿革》、《干部任免》、《表彰先进》、《年终工作总结》、《会议简介》、《道路桥梁工程简介》等编研资料，进一步提升了档案利用的效能。在2008年我局综合档案室创三星级标准的验收过程中，相关领导、专家对我们的档案资料管理的科学化、规范化给予了充分的肯定。