对加强档案交接工作的一点思考

□徐婧

做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。下面根据笔者在档案管理这一岗位的实践经验谈谈对档案交接工作的认识。

一、档案交接工作中存在的问题

（一）存在于领导层方面的问题

一些单位领导对档案交接工作不够重视，认为档案交接工作仅仅是新老档案人员之间的事，与他无关，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位；有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有办法规定具体的交接手续；有的领导在监督办理交接工作时把关不严，导致应交未交，交接不及时；部分单位的领导还把档案交接当作事务性的工作，对档案交接准备工作很少过问，并且也不安排专人负责监交，使得单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

（二）存在于老档案员方面的问题

1、前任老档案人员对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。比如某些特殊种类的档案，像基建档案、照片档案等，因整理时间不规律、不固定,整理方法较为复杂，材料收集有一定难度等原因，往往不能及时归档。离岗时若不收集齐全、整理妥善,就草草移交,往往造成材料的积压和损失,把许多问题遗留给了后任，甚至后任的后任。工作越积越多，难度越来越大,真是“前人不干,后人遭难”。若碰到不明情况或马虎粗心的，也许会把遗留多年的有价值的材料当作多余的废物，或卖掉，或付之一炬,造成无可弥补的损失。

2、有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马,听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成工作前后无法衔接。交接过程中，还有许多档案人员因重视不够或责任心不强，仅是带着接管人员走马观花地看看档案室的有关橱具和资料,或者只简单地介绍一番,就把钥匙一交了之，使后任对档案室里到底有几类档案,哪些检索工具,其数量、状况、功用、存放何处等摸不清底细，造成工作上的被动与失误。

3、办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员无法办理正式交接手续，尤其是换人过于频繁的单位，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续。

（三）存在于新档案员方面的问题

从目前情况看，档案工作领域尚未实现先持证后上岗，绝大多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资格证书。因此，几乎每名档案人员接手时都对档案工作一无所知，即使交接制度制定得再细致,手续规定得再严密，接管人员如果对档案工作中常识性的概念不了解，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题，也难以完成各项清点核对工作。

二、如何解决档案交接工作中存在的问题

（一）档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。在档案人员离岗或调离工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。如从事档案管理的人员在离职时需移交全部所管档案，对于逾期不交或移交不全的后果要写清楚，以免造成责任不清而相互推委。

（二）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作是确保档案交接工作顺利进行的前提。

对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的，要在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。

对于接收方来说在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案工作情况；三是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分才能保证交接工作顺利进行。

(三)明确职责，建立良性运行的工作机制

第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调，这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。

第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件。如有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象;将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。

第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符，档案工作存在其他明显问题的，须注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。

接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷(件)核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。

当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。

另外，工作交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的方面。前任的一句话、一个提醒往往能让后任少走不少弯路。因此，要增强新任档案员从前任那里最大限度地获取信息和经验的意识，以尽快熟悉本岗位工作。

（四）认真做好档案监交工作

档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符、手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

三、必须正确认识和妥善做好档案交接工作

第一，交接双方要对交接工作有一个充分、全面、正确的认识。首先,交方要杜绝“甩包袱”、“撂挑子”的思想，接方要防止马虎和依赖思想。双方在交接过程中要密切配合，紧密协作。交方做到“知无不言，言无不尽”，接方做到谦虚、谨慎、细致,有疑必问，有漏必查，有缺必补，不接“糊涂帐”，不接“烂摊子”。其次，不能把交接工作仅仅看作交物、交钥匙。完整的交接工作应该包括工作经验、工作方法乃至责任心、事业心的传、帮、带。

第二，离任者要做好交接的准备工作，办好交接手续。应把该归档的材料及时归档、整理好。该收回的收回，该补充的补充。对档案资料、检索工具的数量、状况、存放地点以及有关重要事项加以说明，列出交接清册，办好交接手续。

第三，离任者要带领、帮助接任者熟悉工作环境，摸透工作情况，了解工作特点，掌握职责范围。档案工作是一项细致的工作，头绪多、内容杂、标准高、要求细，这就要求前任尽心尽力地帮助后任熟悉掌握情况，通过言传身教，使其在尽量短的时间内进入角色，学到一定的工作经验。接方对一些必要内容应主动做好笔记，以便借鉴。

第四，前任要结合自己的工作实践，把事业心、责任心传给后任。前任要结合自己的工作实践，通过具体事例，把对本职工作的热爱，对档案工作认真负责的精神言传身教给后任。通过真诚的帮助、严谨细致的态度、谦虚谨慎的作风，为后任树立榜样，共同上好责任心和事业心这一课，使交接工作成为单位档案工作向前迈进的一个新起点。