历史文化名城旅游档案的管理

□薛 梅

扬州是国务院公布的全国首批24座历史文化名城之一，有着丰富的旅游文化资源和内涵。基于这样一个雄厚的基础条件，2004年，扬州市委、市政府提出了把扬州建设成为“旅游名市”的战略目标，将开发旅游业推到了扬州经济和社会发展的最前沿。作为记录和保存扬州旅游业发展的重要载体——旅游档案，便自然而然地摆在了档案工作者的面前，开辟旅游档案新领域成为了扬州档案人需要思考的新课题。

2004年10月，扬州市档案局、扬州市旅游局等部门联合制定了《扬州市旅游档案管理暂行办法》，对旅行社、旅游饭店、旅游景点、旅游交通部门的档案工作，从规范管理的角度提出了具体要求。《办法》的颁布，不仅填补了扬州市档案工作的一项空白，而且成为江苏省旅游档案工作的首创。

为了确保《办法》能够有效地实施、顺利地推行，2005年，扬州市在“全国四大园林”之一的——扬州个园开展了建档试点工作，并召开现场会向全市进行推介。2008年，全国重点文物保护单位、国家AAAA级旅游景区——扬州何园也实现了档案规范化管理，成为全市旅游档案规范化管理示范单位。

几年来，我市在旅游档案的实践中，虽然作了一些尝试和探索，工作初见成效，但就全市大部分旅游单位的管理现状而言，档案的基础工作还很薄弱，影响了旅游经济的持续、协调、健康发展。针对当前旅游档案资源缺失严重，档案管理环节存在的共性问题,笔者认为，有必要作一些思考和探讨。

一、旅游档案管理工作中存在的主要问题

（一）领导档案意识淡薄，管理体系不健全

一些旅游单位缺乏对档案工作重要性的认识，档案意识薄弱。既没有建立档案室，也没有指定专人负责档案工作，基本建档的“四有”（有制度、有档案、有柜橱、有人管）条件均不具备。在管理上，没有岗位责任制，也没有档案管理网络。对于他们来说，档案管理的概念，往往只从个人主观出发，将自认为有用的文件资料留在身边，方便利用即可。无须配备专兼职档案员，更没必要花费一定数量的经费，兴师动众地开展这项工作。因此，档案工作基本形同虚设，更谈不上规范化管理。

（二）档案收集工作欠缺，缺乏规范化管理

从当前旅游部门档案管理实际情况来看，由于旅游档案内容较广、涉及面较宽，各种类别的旅游档案数量不一、形式多样，大多处于相对零散的状态。加之管理体系不完善，管理制度不健全，导致大量有价值的材料分散在内设部门和个人手中。有的对档案资料熟视无睹或缺乏认识，造成了档案资料的四分五裂、杂乱无章，形成了档案资料随意堆放、无人问津的局面。档案资料的丢失、遗弃、散失、残缺和损毁现象比较严重，给档案收集工作带来了诸多障碍。

（三）管理措施不到位，档案资源有待开发

档案管理制度是管好档案和用好档案的抓手，没有档案的查（借）阅、保管、鉴定、保密等一系列制度的建立，没有一整套的档案管理台帐，档案利用工作就很难入正轨。如果缺少先进的档案管理手段，没有归档电子目录，档案的利用效率也会受到制约和影响。有相当一部分单位，基本没有档案查借阅登记，也没有档案数量统计，档案的多少在档案员的脑子里只是个模糊的印象、虚拟的数字而已。档案编研工作基本处于“空白”状态，档案自身价值的体现没有得到应有的发挥，旅游信息资源存在着很大的浪费。

总体上讲，旅游部门的档案工作现状，不利于其适应社会主义市场经济发展的需要，不利于其增强竞争力，严重地阻碍了我市旅游业的健康持续发展。

二、加强旅游档案管理工作的有效措施

（一）加强领导 统筹规划

旅游行政管理部门和旅游单位的领导要加强对档案重要性的认识，增强档案管理意识，重视和支持旅游档案工作，并按照档案法规和国家旅游部门的有关要求，开展好这项工作。各旅游单位要将档案工作纳入了年度工作目标，统一计划，明确分管领导，把旅游档案工作作为了一项重要的常态性业务工作，纳入到领导的议事日程，抓好落实。

（二）建立机构 强化指导

旅游单位要设立相应的档案室，要有一个专门、统一的集中管理机构，要明确专门的档案工作人员，建立档案工作网络，负责旅游档案资料的收集、整理和移交。业务上，要经常性地同旅游行政管理部门和地方档案行政管理部门保持联系，有问题及时进行咨询，主动接受档案业务部门的指导、监督和检查。

（三）制订制度 明确要求

旅游档案是一项专门的业务档案，旅游单位必须制订统一的档案工作规章，以推进旅游档案工作。如《文件材料归档范围和保管期限表》《档案鉴定工作制度》《立卷归档制度》《档案保管利用制度》和《档案保密制度》等，形成了一套科学的档案管理方法，使档案人员有章可循，以保证旅游档案得以完整、安全、规范、有序地管理。

（四）注重收集 确保完整

档案资料的收集是一项经常性的工作，不能单纯依靠突击来完成。旅游部门要把档案收集工作纳入日常工作计划和目标管理之中，纳入有关人员的考核范围，实行奖惩挂钩，把档案工作同旅游资源开发有机结合起来，实现互相促进，同步发展。

要做好发展旅游的基础设施建设项目、景区及景点建设的档案工作，做到有领导分管、有专人负责,保证各门类和载体的档案收集齐全、整理规范、保管安全,并积极主动地提供档案的利用服务。

（五）规范整理 集中保管

为了使旅游档案便于保管和利用，必须使整理工作标准化、规范化。要制定和完善《档案分类方案》和《文件材料归档范围及保管期限表》；要把整理旅游档案材料作为一项常态性的工作；要进行分门别类的系统整理,使之达到完整成套，方便保管和利用的要求。

坚持档案的集中统一管理。旅游档案要按照国家的有关法规，严格执行集中统一管理的原则，对已分散在各部门和有关人员手中的材料，应及时进行收集和归档工作。同时，档案部门要切实加强对旅游档案工作的领导和业务指导,组织业务骨干,深入到相关单位和旅游景区、景点,帮助、指导建立旅游档案。

（六）科学管理 开发利用

要利用先进的档案管理手段，编制档案检索工具，包括建立档案电子目录。要加强对档案资料的编研和开发，充分挖掘和开发档案信息资源，体现档案资料的历史价值。要拓展档案的服务范围，通过利用档案信息制作的旅游宣传广告，在传媒的推介下收到很好地效果，使档案素材开发的衍生产品成为游人最喜爱的畅销品，从而满足日益增长的旅游休闲需要。

旅游档案工作是衡量一个地区旅游发展及旅游管理水平的重要标志。各旅游部门必须重视和加强领导，增强档案意识，注重科学管理，切实保护和开发好旅游档案信息资源，最大限度地发挥其价值作用，以促进历史文化名城旅游经济的持续、协调、健康地发展。

①苏北春：《浅论旅游档案的管理》，《兰台档案》2006年第6期。

②江正荣：《建立旅游档案的思考》，《四川档案》2005年第5期。