浅谈企业文件材料的归档

□丁 杰

国家档案局杨冬权局长在2009年全国档案局长馆长会议上的讲话中要求，把档案工作的网络延伸到所有立档单位，把各单位的归档范围覆盖到所有应归档的文件材料。笔者认为这一要求的主要精神就是，档案工作要随经济和社会事业的发展而发展，把工作的触角伸到各行各业，不要留空；归档工作要“全面覆盖”，把有保存价值的文件材料尽可能归档，不要散失。文件材料的归档是档案工作的重要环节。在此，笔者结合自己多年从事企业档案工作的体会谈一点认识。

一、档案的价值在利用中得到体现，而利用所产生的效益是对归档意义最好的诠释

企业档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，档案不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录，也是企业形象的载体，还是企业经营智慧和发展思想的结晶；通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各项工作流程进行有效的监督和追溯；企业档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础，更是检验企业整体管理水平的测试点。“归档”是档案工作的起点、源头，也是档案工作的重要环节。说它是起点、源头，是因为收集不到实体的文件材料，谈何档案管理？说它重要，是因为档案“齐全、完整、准确”的要求都要在“归档”这一环节中严格把关，而齐全、完整的文件材料能为档案价值的提升起到决定性的作用。举两个例子：

其一，2001年，我所在的企业根据中央五部委和江苏省人民政府《关于进一步推进国有企业分离社会职能实施的意见》的要求，将原有的职工子弟学校交由所属的区教育局接管。当时区教育局负责接管人员只注意到教职员工的安排和房屋产权的归属问题，谁也没有想到学校的基建档案这一块。若干年后，学校的教学楼要整修加之区政府要进行资产核查。但他们找不到原始数据和基建图纸，工作无法进行。这才想到基建档案没有一同接收。他们带着一丝希望来到我们档案室查阅(我们当时并没有因资产的划出而销毁档案)，当他们查到职工子弟学校基建档案时欣喜若狂,激动地说:“太好了！这下解决了大问题，既节省了我们的时间，也节省了我们的人力和财力。”

其二，上个世纪七十年代末，我企业引进了一台德国25吨高速动平衡试验机。由于产品结构的调整，该设备已经不能承担大机组的平衡试验，需要购置一台德国产的50吨高速动平衡试验机，价格大约在七千多万人民币，出于经济利益上的考虑，决定对原有的25吨高速动平衡试验机进行改造。接到任务后技术人员随即来到我们档案室查阅了大量的技术文件，拟订了改造方案，从25吨高速动平衡试验机大量的原始技术文件看，只需提高动平衡摆架的吨位就可以了，改造费用大约三百多万，只此一项就为企业节省了几千万人民币。

杨冬权局长2009年在中央企业档案工作会议上的讲话中指出：要在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。从以上事例我们可以看到：归档的意义——档案的价值——价值被利用——产生效益——有益于促进归档。

二、档案工作“从属”的特点决定了“归档”工作的困难，而抓前端控制和全程介入是积极有效的方法和措施

企业的档案来源于企业的技术、生产、经营等各项管理活动中，而档案管理在企业的各项管理环节中往往又处于末端，因此常常不被大家所重视；档案部门“不怕归档文件量大，就怕文件收集不全；不怕查档有多急，就怕要查的文件没归档，往往是你辛苦归档了几千份文件，要查的就是没有归进来的那份”；更多的人总觉得材料放在自己身边用起来比较方便，实用观念，不考虑保存档案对企业的长远意义。

造成归档困难的原因一是档案意识不强，从上到下对“归档”的重要性认识不足；二是措施不得力，虽然有制度有规定，但忙起来就顾不上，事后想起再补做就比较麻烦了；三是信息不对称，企业一些重要活动和事情档案部门知道已晚，未能及时参与将相关材料归档。

针对以上种种问题，笔者认为可以采取如下对策：

（一）不断加大宣传力度，增强全员档案意识。

在企业干部和技术人员中定期宣讲《中华人民共和国档案法》，宣传档案管理给企业带来经济效益、社会效益的实例，以提高他们的档案意识。领导的重视，才能促使和带动企业的各相关部门及人员的重视。

这种宣传应当是经常性的、长期不断的。如果企业能像抓质量、安全那样抓归档工作，把每年的某个月定为“文件材料归档月”，大造声势，既是宣传也是提醒，可能作用会更大些。

（二）将文件材料“归档”纳入企业经济责任制考核。

几年来，我们企业在档案管理工作中逐步建立了一整套制度，也提出了许多要求，但有时效果却不尽如人意，主要还是制度的执行落实环节上存在问题。因此除了要健全规章制度，重要的是要加强对规章制度的遵守执行力的考核，应将各相关部门和人员的归档工作情况纳入经济责任制考核，双管齐下，把宣传教育增强归档意识与执行制度奖罚分明、强制定期归档结合起来，确保制度落到实处。

（三）把抓“事后归档”向前延伸至“事前控制”。

企业文件材料的收集范围广、种类多，这就需要企业档案工作人员要具备高度的责任感和使命感，投入更多的精力跟踪收集，分析企业的文件材料的形成过程和积累环节，研究确定文件材料的收集归档方式和范围。

传统的档案工作模式是被动收集，也就是别人交什么档案部门就收什么，而主动收集则要求档案工作人员从文件材料形成的源头抓起，参与到各项管理活动中去跟踪收集，原始件及时归档，复印件提供利用，发现问题及时纠正。近几年，我们在对企业重点技改项目文件材料收集归档上就采取了“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的做法，收到很好效果。

信息化时代的到来、网络化技术的应用、电子档案的产生，使档案工作的环境和对象发生了很大变化，也使归档方法和归档渠道发生了很大变化，企业档案部门作为企业的信息资源库，责任重大。我们应当以对企业负责、对历史负责的态度去完成好“如何发挥信息资源的最大价值、为企业发展提供最优质服务”这个课题。我们应在精心探索中不懈努力，坚定“与时俱进”的理念，本着“实事求是”的精神，用“科学发展观”的思想指导现代档案工作，用我们的智慧使企业档案工作提高到一个新的层次。