切实提高文书档案年度整理归档的质量

□吴红红

文书档案年度整理归档工作是基层各单位档案工作的主要内容，也是一项最基本的档案业务工作，其质量好坏直接反映出一个单位档案工作的水平，直接影响档案利用工作的开展。文书档案立卷改革和“8号令”的实行，对年度整理归档工作也有了新的要求。

一、新《规则》、新《规定》的执行

国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规则》至今已有近十个年头，各地进行文书档案立卷改革也经过了探索、实践、应用的阶段。常熟市2001年在市国税局，2002年在市地税局、农发行市支行进行了试点，对出现的新情况、新问题作了深入研讨，2003年在全市市、镇两级机关中全面推行。2005年在学校、医院等事业单位中进行了试点，2006年在全市事业单位中全面推行，并在企业中进行试点。2007年在全市企业中推行。通过一系列的宣传布置、业务培训、参观学习、交流探讨，并且在全市机关、事业单位、行政村、部分企业配置了文档一体化管理软件，使文书档案新的整理方法得到全面推广和普遍应用。实践证明，文书档案以件整理归档后，简化了归档的程序，方便了档案的检索，减轻了档案人员整理的负担，极大地提高了工作效率。

2006年12月18日国家档案局发布第8号令，文书档案保管期限改为永久、30年、10年。这是文书档案业务建设的又一重大改革。常熟市档案局及时出台相关业务文件、开展学习培训工作，并着重开展对各单位编制工作的指导，分两批对各单位上报的归档范围和档案保管期限表进行了审批，于2008年5月全面结束审批工作。

二、实践中存在的问题

新《规则》、新《规定》都是针对文书档案而言的，虽然在各基层单位得到了很好的贯彻执行，但在实际工作中，具体到每个单位，在文书档案年度整理归档的操作过程中还存在一些问题，如在标准的掌握、整理的规范等方面或多或少还存在着一些差异，影响了归档的质量。

（一）收集上，应归档的文件材料不齐全。

收集工作是档案业务工作的第一个环节，也是一个难点，要求一个单位所有文件包括收文、发文、内部文件必须齐全完整准确。实际工作中往往一些单位不注重自身形成的材料，尤其是一些业务部门形成的重要材料，如人事劳资方面、财务管理方面、党工团方面的材料，习惯于散放在部门或个人手中，严重影响归档的质量。

（二）件的确定上，“件”的概念界定不清。

以件归档整理方法与传统的立卷方法最大的区别就是归档文件以“件”为单位整理，但一些单位在把握“件”的9种特殊情况时，仍显混淆，其中最易出错的是把属同一事由的文件材料作为一件，如召开一次会议，形成通知、议程、领导讲话等5份材料，把它们作为总的1件，而不是5件。

（三）文件排列上，事由原则把握不准。

运用文档一体化管理软件后，文件排列基本上按时间自动排列，但好多单位出现了忽视事由或混淆事由的错误。一个事由就是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，其形成的每份文件材料应分别作为一件整理，且应当排列在一起。具体操作时在事由这一栏目中输入相同的关联词，计算机就会自动把这相关的文件排列在一起。

问题一：同一事由的文件不输入相同的关联词，导致同一事由的文件排列不到一起；

问题二：在所有文件的事由一栏中都输入一个词，导致事由不成其为事由，排列混乱；

问题三：把不是同一事由的文件作为一个事由来处理，特别是与原来立卷时的“问题”这一概念混淆起来。如把党务工作、干部任免、表彰先进等作为一个个事由。

（四）目录编制上，输入不规范。

归档文件目录由机算机利用前期收发文管理时形成的相关数据自动生成，因此其规范程度取决于前期输入的准确程度，归档文件条目必须要与实体一一对应，否则一些档案将成为“死档”。但一些单位编目时在相关栏目的填写上不够规范，如成套的会议材料、同一事由形成的文件材料虽集中排在一起，但不是逐件编目。有的责任者填写不规范，或前后不统一；协议、合同、责任书只输入一方责任者。文号填写不完整或在文号一栏里填写期刊编号，如第一期、第二期等。题名输入不规范，如干部任免、表彰先进文件，未在题名后面用括号将本单位人员列出。再如请示批复作一件时，只对批复进行编目，但未在题名中用括号注明请示，如（附请示）。日期填写上，对计划、总结、预决算、统计报表等内容涉及不同年度的文件，不按文件签发日期（即落款日期）填写等等。

（五）价值鉴定上，保管期限不准确。

价值的鉴定是归档文件整理过程中的又一个难点，一些单位在实际判定文件价值时往往把握不准。如在掌握表彰材料“县级以上”这一概念时不统一，导致各单位对其价值的判定不一致；单位部门年度计划、总结及非常设机构任命材料的保管期限是30年还是10年，界定不一；一套会议材料如通知、日程、报告、讲话、代表发言、交流材料放同一价值等级等。

以上五个方面是各单位普遍存在的一些问题。另外，在一些细节上，如编号上，归档章位置不准，或用不符合要求的蓝色印泥；在填写档案盒相关栏目上，字迹没有统一采用黑色、统一的字体字号；还有档案盒中多此一举地放入归档文件目录，备考表用错，用科技档案、会计档案或文书档案立卷时的备考表等。这些问题的存在，不可避免地影响着整理归档的质量，制约了档案工作水平的提高。

三、如何提高文书档案年度整理归档的质量

以件归档使整理工作简化了，但这并不是取消整理或随意整理，各环节上的整理都要在统一的标准之下进行，目的是使归档文件有序化，真正使这项工作既简便、高效，又规范、科学。避免或减少出错，切实提高年度整理归档工作的质量，应从以下两大方面着手：

（一）对基层单位档案人员而言，必须加强自身业务素质的提高。造成上述问题的原因，很大程度上来自于档案人员自身。一是客观原因，每年都有一定数量的档案人员新手，他们对档案业务不熟，对新规则更是掌握不够。二是主观原因，有相当一部分档案人员，传统的老的整理概念根深蒂固，新的理念接受不了或接受不到位。另外就是有部分档案人员工作不够认真钻研，依赖性强。因此，提高档案人员自身业务素质迫在眉睫。

一是档案新手要尽快进入角色。就一个地区而言，各单位档案人员变动频繁的情况普遍存在，这在每年的上岗培训人数上可反映出来。因此，对于刚从事档案工作的人员来说，应首先在思想上有正确的认识，要认真对待，认识到档案工作是一项专业性非常强的工作，文书档案年度整理归档工作又恰恰是其中的重中之重，怎么收集文件、怎么规范整理，都不是一蹴而就一下子就能掌握的。要及时参加上岗培训和相关的业务培训，除掌握必要的档案理论知识外，还要着重掌握档案应用性、操作性方面的知识，如档案如何分类、整理的步骤等。更要在理论上通晓，并吃透档案整理的标准，以便在实践中运用。

二是从事档案工作较长时间的档案人员要及时更新知识，自觉执行新标准。这部分档案人员是档案战线上的主力军，更应跟上档案工作发展的步伐，自觉接受档案工作的继续教育，不断更新知识，对国家出台的档案业务新规定要不折不扣地执行，不能我行我素，囿于老的理念、老的做法。

三是部分档案人员要转变工作态度，加强责任心。工作中要积极主动，特别是对文件材料的收集，不能坐等，别人交多少就归多少，一定要注意平时积累，做有心人，并要切实按制订的文件材料归档范围去收，以最大限度地确保归档文件材料的齐全完整。整理时要按标准做，并注意避免以往整理时常见的错误，不能以应付的心态，草率了事。

（二）对档案行政管理部门的业务指导人员而言，必须加大监督指导的力度。文书档案整理归档工作质量的好坏，不光直接影响各单位的档案工作，而且直接影响档案馆档案的质量。因此，基层单位文书档案年度整理归档是指导工作的一个重头。

一是指导时要统一口径。作为业务指导人员，每项新规定的出台，自己先要贯彻落实、学习掌握，积极参加上级档案部门组织的新业务知识培训，并准确地把学习要点贯彻到位，在全局人员中贯彻。对一些疑难的、把握不准的或经过实践检验仍然值得商榷的东西，要及时商讨，统一思想，尽量做到在不违背原则的情况下最合理，然后对外指导时统一标准，统一口径，而不是各人指导各人的，使基层单位不置可否，不知听谁的好。

二是审阅目录要切实把关。常熟市坚持把审阅各单位上报的归档文件目录作为加强指导的一个措施，要求各单位在5月底前向档案局上报目录，然后指导人员逐个审阅，记下目录中出现的问题，并及时反馈，少则电话中指出，多则前往单位当面指导，以确保各单位在6月底前完成归档工作。这种将目录中体现出来的问题集中指出来，并限期整改的方法，不失为对传统上门帮着做的指导方式的一种改革，且效果非常明显。

三是要强化业务培训。各类业务培训众多，在培训中要注意着重讲解应知应为的内容。针对不同对象内容有所侧重，除了必要的理论知识外，着重讲解实用的知识，将具体的操作步骤、容易出错的地方、难掌握的地方、应该加以注意的地方等明确地指出来，讲解清楚，使学员一学就会，一看就懂。

四是要加强业务检查。要切实对照单位的文件材料归档范围，查它的收集是否齐全；对照单位的档案保管期限表，查它的价值是否准确；对照档案整理规则要求，查它的目录输入是否规范；对照原有的归档目录，查它是否按审阅的要求修改了等等。切实把问题检查出来，对各单位而言，这不是挑刺，而是为了今后在工作中更好地改进，防止明年或更长时期内再犯同样的错误。长期坚持，必然问题越来越少，工作水平越来越高。