对政府投资性建设工程项目档案管理的思考

□王 萍

近年来，随着城镇化建设步伐的加快，政府投资性建设工程呈快增长、大投入趋势。由于政府投资性建设工程项目关注度高、影响大，关乎民生和全局，对于提升城市品位，提高人民群众生活品质，加强政府对国民经济和社会发展的引导、推动和调控能力有着重要的意义。然而作为直接记录政府投资性建设工程项目全过程的建设工程档案往往被忽视，呈现重工程建设，轻档案管理的现状，给今后政府投资性建设工程项目的复建、扩建、改造等留下了隐患，应当引起高度重视。笔者结合工作实际，对政府投资性建设工程项目档案管理工作进行了认真的调查研究和思考分析，提出一些加强管理的建议和对策。

一、我市政府投资性建设工程项目档案管理现状

2007年至2009年，我市城市建设根据“一年添新景，二年出形象，三年大变样”的总体部署，围绕打造具有鲜明水乡特色城市的总体目标，加大政府投资性工程建设，道路桥梁、绿化景观、防洪水利等公用设施以及安置房、解困房、廉租房“三房”建设速度加快，有力地改善了城市面貌，提升了城乡形象，创优了发展环境。据统计，期间市政府共投入城市建设资金约102亿元，项目建设共计265项，其中2007年政府投入资金约12亿元，2008年政府投入资金约36亿元，呈逐年上升趋势。而作为工程建设重要环节的档案归档工作却没能引起重视。近几年，各地政府相继出台了加强政府投资性工程项目建设的相关文件，如2005年北京市门头沟区人民政府出台了《北京市门头沟区人民政府投资重大工程项目监督管理投资工程项目招标投标管理规定》，2007、2008年贵州、四川等地也相继出台了《政府投资工程项目代建管理办法》等，从招标、建设、监督管理等方面加强管理的执行规范比比皆是，相反却很难找到加强政府投资建设工程项目档案管理方面的规范性文件。据初步统计，目前我市政府投资性建设工程项目的归档数量只占全部工程项目的十分之一，有的大类甚至三年来未有一套资料。同时从档案归档质量上来看，文件、资料归集不齐全、归档不及时，甚至出现遗漏、代签、造假现象，政府投资性工程建设项目档案管理存在较大的漏洞，亟待引起重视。

二、政府投资性建设工程项目档案管理存在问题的原因分析

一是对档案管理重视程度不够。由于多数政府投资性工程建设项目承建单位抱着项目建设任务完成就行的想法，对工程资料收集、整理、保管等环节不予重视，甚至出现多数工程建完人散，档案无人问津的局面。另有部分单位不按工程备案相关程序及时组织竣工验收，致使工程交付使用多年却没有一套完整资料。

二是档案管理机构不完善。档案管理机构分散、队伍参差不齐的现状，严重影响了建设工程项目档案的科学有效管理。不少部门档案人员是兼职，对城建档案业务知识不了解，管理无从下手；有的单位由于领导不重视、管理不到位，存在各自为政现象，加之缺乏行之有效的约束机制，档案无人问津，久而久之造成文件不全、遗失、虚假等情况。

三是档案管理责任不落实。当前没有一套完整的针对各参建部门的档案移交、管理的约束机制和规范要求，一些单位虽然设立了档案管理部门，建立了相关档案制度，但执行不力，监督考核没有落实到位，档案管理流于形式。

四是非重点政府投资性工程备受冷漠。2009年，我馆对全市35家重点建设工程档案进行专项验收，并对部分非重点建设工程档案管理开展调研，听取了各建设单位关于工程档案工作的情况汇报，发现在非重点工程档案管理方面，尚存在不少问题。多数单位只重视工程建设进度，未把非重点工程档案管理摆上议事日程，档案人员对工程档案业务不熟，档案保管条件不理想。

三、加强政府投资性建设工程项目档案管理的对策思考

一是尽快出台规范性文件，为政府投资性建设工程项目档案管理提供依据。应尽快出台《政府投资建设工程项目档案管理办法》，更好地以法律规范约束各相关部门政府投资建设工程项目档案管理行为。

二是成立专门机构，实现政府投资性建设工程项目档案集中、统一管理。近年来，尽管有关城建档案方面的法律法规陆续出台，但是人们的法律意识仍旧淡薄，执行力度不够。各相关部门虽然多数建立了档案管理体制机制，但各自为政，缺乏统筹协调，影响了政府投资性建设工程项目档案管理。为此，要及早成立专门的政府投资建设工程项目档案管理机构，由财政、审计、监察、建设、供电、电信等相关职能部门抽调人员组建考核组，对重大政府投资工程项目竣工档案验收进行把关，形成各职能部门齐抓共管的良好局面。

三是配齐人员，完善档案管理网络。各相关部门应高度重视政府投资建设项目档案管理，建立档案管理专职机构，配备专兼职档案管理人员，完善工程档案管理制度，落实工程档案管理职责，接收政府投资工程项目档案组统一管理。各相关部门专兼职档案管理人员应定期对该部门政府投资工程的施工单位资料员进行管理，定期业务指导，形成由上而下的管理网络。

四是加强培训，提高档案管理人员素质能力。政府投资工程项目档案组应定期组织业务培训、业务指导，加强沟通交流，从源头上避免因档案管理不善而造成工程资料遗失或不全，确保政府投资工程建设项目档案真实准确、完整系统和有效利用。

五是落实责任，建立政府投资建设工程项目档案考核机制。政府投资建设工程档案管理要纳入年初目标责任考核范围，年底档案管理考核要与各建设单位领导班子考核相结合，工程竣工验收后三个月内，工程未移交政府投资建设工程档案或移交不合格的，要给予相关单位或责任人相应的处罚。