如何做好新形势下的档案提供利用工作

李 君

（重庆医科大学附属第二医院，重庆400010）

如何做好新形势下的档案提供利用工作

李 君

（重庆医科大学附属第二医院，重庆400010）

档案利用工作，是实现档案工作目的的主要手段，从而决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务，也是最重要的一项工作。科学规范的档案提供利用工作只有坚持与时俱进，才能适应当前新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

档案；提供利用

档案提供利用是指通过一定的方式和方法直接提供档案为社会主义事业服务的一项工作，也是档案工作的最终目的［1］。做档案工作总的目的，是为了提供档案为社会主义各项事业和人民大众服务，充分发挥档案的作用，档案提供利用工作就是实现档案工作目的的主要手段，从而也就决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务，是最重要的一项工作［3］。通过提供利用工作把收藏的大量档案信息提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用。当前我国处于历史发展的新时期，档案事业要发展，档案工作要开创新局面，最重要的一环就是要搞好档案提供利用工作，使档案工作在建设高度的物质文明和社会主义的精神文明中做出应有的贡献［4］。

档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系，是档案工作联系群众、服务群众的纽带［1］。档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现在档案的提供利用工作上。档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面［5］。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

1 明确档案的提供利用服务方向，端正服务态度

明确服务方向，端正服务态度，是做好档案提供利用的前提，档案提供利用是档案工作的中心任务［1］。档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现在档案的提供利用工作上。要想把提供利用工作做好，首先要明确服务方向，端正服务态度。档案工作者应热爱自己所从事的档案事业，具备高度的工作责任感和主动服务的精神，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义［2］。以服务于社会主义现代化建设事业为中心，全面地为党和国家各项工作服务、为人民大众服务，这是档案提供利用工作的服务方向。在当前形势下，我国进入了一个新时期，档案工作的服务重点落在了经济建设、科学研究、技术发展和精神文明建设上，以服务于建设有中国特色的社会主义和集中力量进行社会主义现代化建设为根本任务［5］。档案工作人员必须解放思想、明确方向，适应建立社会主义市场经济体制的新形势的发展要求，根据保存档案的性质、内容和范围等特点，具体安排为党政领导和机关工作、文化教育、科学研究、经济体制改革等各项工作服务以及为人民大众服务的不同重点，处理好既要为经济建设服务，也要为社会发展服务，既要为现实服务，又为历史服务，既要为机关工作服务，还要为社会各方面服务的关系，积极做好档案的提供利用工作［3］。这就要求档案工作者具有高度的责任感，坚定的群众观点和主动服务精神，不断研究档案提供利用工作的新情况、新特点，解决档案提供利用工作的新问题，千方百计为各项工作服务。

2 熟悉档案，了解和研究档案利用者的需要

档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的提供利用是档案管理自身价值的重要体现，档案提供利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源［7］。要想做好档案的提供利用工作，必须熟悉保存档案的内容和成分，做到这一点，工作才会由被动变为主动，及时、准确地把档案提供给利用者。了解和研究利用者的需要，就是做好档案提供利用的预测工作，利用者对档案的需要千差万别，变化多端，但仍有规律可循，有共同性的利用倾向［3］。通过定期或不定期的检查，或有计划、有目的的翻阅某些重要档案，以及结合提供利用工作来熟悉档案的内容和数量等方面的状况，减少提供利用工作的盲目性，帮助利用者满足他们的需要［7］。在当前经济全面发展的历史背景下，做好档案提供利用工作，档案工作者应认真学习党的方针政策，关心国家大事，加强调查研究，注意社会发展和各项工作动向，了解和研究利用者的需要，不断地更新档案管理理念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段［4］。在当前尤其是要真正实现档案工作的八个根本性转变：档案服务职能由保管型向利用型的根本转变；档案服务主体由封闭型向开放型的根本性转变；档案服务环境由行政型向法制型的根本性转变；档案服务方式由实体型向信息型的根本性转变；档案服务质量由合格型向优质型的根本性转变；档案服务手段由手工型向技术型的根本性转变；档案服务人才由单一型向复合型的根本性转变；档案服务条件由滞后型向超前型的根本性转变［3］。尽管档案提供利用工作是被动性的工作，但如果既熟悉了档案，又了解和研究了客观需要，做到知己知彼，掌握利用的特点和规律，就能化被动为主动，做好档案利用利用工作。

3 实现档案提供利用同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案提供利用工作提出了新的挑战。只有正视这个挑战，实现档案提供利用同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案提供利用工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能［6］。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。过去的档案利用工作中使用不科学、利用率低的手工检索工具，使档案的整理工作变得繁琐，重复劳动多，劳动强度大，给档案利用工作造成不便［7］。而在高科技情况下的档案提供利用工作，除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外，还在计算机检索工具上多做文章，开发编制一些标准统一、易操作、高质量、全方位的计算机检索途径，取代手工检索，有效提高档案的编目、检索、编研工作；建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，还能及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案，对重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率［5］。虽然计算机操作既增加了准确率也节省了时间，然而现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计［6］。总的来说，实现档案提供利用同现代技术的有机结合，既提高了利用工作的准确性和效率，又将档案人员从手工劳动中解放出来，提高了工作效率。

4 正确处理档案提供利用和保密关系

利用和保密的关系问题，在提供利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。我们保存档案的目的，是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用［1］。但是，档案不仅是可供各项工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又属机密。所以每个档案工作者在做好档案提供利用工作时，还必须同一切失密、泄密现象作坚决的斗争［7］。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。但如果为了保密，而把档案锁在箱柜里，长期禁锢起来不准使用，就失去了保存档案的意义。因此，在档案提供利用工作中要注意保守机密，在开展档案提供利用工作的同时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。利用与保密，从根本上说，二者是一致的，都是为了合理地发挥档案在社会主义事业中的作用［5］。保密的目的，也是为了更好的利用。保密是动态的，不是静止一成不变的，而是随着形势的发展，时间、地点等条件的变化而不断变化［4］。在具体处理提供利用与保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化、调整档案的密级，逐步扩大利用范围，减少烦琐的手续，方便利用者［5］。只有加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，才能为社会主义现代化建设服务。

档案提供利用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作，全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案提供利用的作用，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要［7］。加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。在管理好档案的基础上，档案提供利用也要适应社会需要的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，促进档案事业的发展［6］。因此，做好档案的提供利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

［1］ 冯雷.论档案工作服务职能的目标定位［J］.档案天地，2006，（S1）.

［2］杨静.怎样加强档案工作者的综合素质［J］.山东省农业管理干部学院学报，2005，（3）.

［3］ 钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考［J］.浙江档案，2002，（8）.

［4］ 高文华.档案现代化管理初探［J］.办公室业务，2005，（2）.

［5］陈兆祦，等主编.现代档案工作实务［M］.北京：中国档案出版社，2001.

［6］陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用［J］.科技进步与对策.2006，（2）.

［7］冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论［M］.中国人民大学出版社，2001.

［责任编辑 仁可数］

On how to do the work of archives provision and utilization well in the new situation

LI Jun
（Second Attached Hospital， Chongqing Medical University， Chongqing 400010， China）

As an important means to achieve the objectives of archives work， archives provision and utilization is determined to be not only the core task of archives work， but also the most important work.Only by advancing with the times， can the scientific and regular work of archives provision and utilization meet the demand of the new situation and opens up a new prospect of archives management.Doing the work of archives provision and utilization well can not only realize the self value of archives management work， but also make contribution to economic development and social progresses.

archives； provision and utilization

G271

A

1008-6390（2010）06-0115-03

2010-07-04

李君，重庆医科大学附属第二医院。