高校二级管理体制下档案工作思考

蒋 娟

（重庆教育学院综合档案室，重庆400067）

高校二级管理体制下档案工作思考

蒋 娟

（重庆教育学院综合档案室，重庆400067）

就高校二级管理体制下如何做好档案工作进行了思考，分析了二级管理体制下二级档案管理的特点，明确了二级管理体制下综合部门及二级部门档案工作的任务，并对两者如何做好档案提出了建议。

高校；二级管理；档案工作

近年来，我国高等院校本着增强办学活力、提高办学效益的目的，实行了学校宏观调控、二级学院自主办学的校院二级管理模式。高校档案工作也打破了高度集中的管理体制，二级学院的档案工作是二级学院管理的重要组成部分，档案工作由学校档案馆室和二级学院档案室共同完成，并利用档案管理软件，使高校档案管理成为一个独立的网络系统。针对这种情况，高校二级学院应该明确自己档案工作的任务。

1 高校二级学院档案管理的任务

根据《高等学校档案工作规范》，档案馆室主要工作是集中统一管理全院档案，规划全院档案工作的开展，指导二级部门完成档案的移交，负责档案的查阅利用及编研等。问渠那得清如许，为有源头活水来，从而可以看出二级部门做好档案工作是综合档案部门开展工作的基础，为了保证档案综合部门有“活水来”，二级部门要做好档案的收集与鉴定、整理与保管工作。

1.1 收集与鉴定

二级部门首先要明确档案收集范围。根据《高等学校档案工作规范》之高校各类档案归档范围和保管期限表及教育部对普通高校本科教学工作水平评估的指标体系要求，在教学、科研及学生管理过程中形成的具有保存价值的各种载体的档案都应收集归档。在整理时按照《高等学校档案工作规范》，整理的过程其实就是一个鉴定的过程，把该移交学院档案馆室都先进行移交，然后保留院系存留的档案，如教学类本科生毕业论文及评审意见，课堂教学材料、教师教案、优秀实习报告、本专业教学检查、调查材料及总结、教师工作量核算、登记材料等，这些材料都是二级学院在教学管理、教学过程中形成的，并且必须保存一段时间的。在高校人事制度改革后，教师岗位设置与绩效工资都会涉及这些档案材料的查阅。如我院在教师岗位设置给教师定级时，除了看科研，很重要的依据就是教师的工作量核算，如果我们二级部门不把这些资料收集整理，在实际操作过程中没有依据，难以给教师定级或难以说服教师，就会影响相关工作的顺利开展。

1.2 整理与保管

档案的整理是档案管理的核心部分，其基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化。档案的整理与保管都是档案管理工作的基础环节，是我们档案工作有序开展的前提。二级部门档案也可以像档案综合部门学习，按照档案实体分类方案，采用“年度——问题分类”法，根据实际工作需要，可以设置党群类、行政类、教学类、科研类、学生管理类，根据档案的价值决定其保管期限，哪些是永久，哪些是长期，哪些是短期，对于永久保存的档案要移交；为了便于查阅利用，二级学院在整理时要实行“双套制”，即原件移交学校档案馆室保管，复制件由二级学院保管，其他档案材料一律存放在二级学院，这样也有利于保护原件，减轻兼职档案员的工作压力。

2 高校二级学院档案管理存在的问题

根据工作实际，二级学院的档案工作存在的问题，主要表现在：

2.1 文件材料散乱

二级学院产生的文件材料有的已列入高校档案馆室的收集归档范围，有的则没有，因此，我们兼职档案员可能就不清楚哪些移交档案馆室，哪些二级部门留存，造成许多资料处于零乱状态，随意堆放，没有集中统一管理，学校与院系部门档案管理职责不太明确。

2.2兼职档案员不稳定

二级部门兼职档案员大多是教学秘书或办公室主任担任，他们常常忙于教学事务，不太稳定，流动性也较大。一般都是教学秘书或办公室主任干几年又有新的工作调整，加之缺少相应的档案专业知识，即使有做好档案工作的愿望，也往往心有余而力不足。

2.3 档案意识相对薄弱

有些领导为了工作方便，把重要文件留在自己的办公桌，这样就影响了档案的收集及以后工作的开展。尤其是有些“帐外”文件，一般都是单位负责人参加，我们的兼职档案员就要及时与领导交流，保证其顺利归档。

3 做好二级学院档案分级管理对策

3.1 明确职责

以“一切从有利于提高办学效益，有利于提高教学质量，有利于提高管理效能出发”为目的，清晰划分学校、学院两个层次之间的责权范围，使学校与二级学院各尽其责。学校档案馆室的工作是主要负责收集保管各职能部门和二级学院产生的永久保存价值的档案，工作重点放在档案信息的开发利用和提高业务建设的现代化管理水平；同时负责对二级学院档案管理的监督和指导，指导既是帮助学院开展档案规范化管理，维持良性运转，同时也提高了兼职档案员的业务技能，这样就责权明确，理顺关系，便于档案工作的开展。

档案综合部门可以根据需要，争取领导支持，纳入二级单位目标考核。有了这个考核尚方宝剑，各二级部门领导与兼职档案员都会不同程度加以重视。建立二级部门档案考核，通过对二级学院档案的目标管理，真正促使高校整体档案工作的制度化、规范化和科学化管理水平全面上一台阶。

3.2 加强对二级部门兼职档案员的指导

二级部门档案员大多是兼职，他们有许多事情要做，学校可以从政策上明确其身份，尤其是岗位设置，明确身份后，有利于提高其积极性，增强工作的责任心。档案综合部门对他们加强业务指导，我认为主要可以通过两种方式。其一，培训与考察。培训与考察是档案综合部门，邀请档案系统有一定资力和威望的专家进行培训，再根据需要，考察高校同行，具体看看别人是怎样干档案工作的，别人怎样组卷，怎样组件等，这种培训与考察，针对性强，注重理论与实践相结合，有的放矢，有利于提高档案员的档案业务理论水平和业务技能，通过培训的机会，把所有的兼职档案人员集中在一起，相互探讨，相互切磋经验教训，谈谈自己在工作中的体会和技巧，有利于今后工作的开展，经验的积累，从而更好地完成本单位的档案工作；其二，自学。由档案综合部门发放相关档案材料，如档案收集范围，帐外文件如何收集，在整理中应注意哪些问题，填写卷皮时应注意哪些细节等，让兼职档案人员进行自学，通过自学，提高了兼职档案员的理论功底及吸取了档案工作经验，有利于开展档案工作；档案综合部门可以开通电话咨询热线，兼职档案员在收集整理档案过程中如遇到了困难和问题，可随时进行电话咨询，以解决工作中出现的疑难问题。

3.3 加强档案宣传，增强档案意识

二级部门档案员要大力宣传档案工作的重要性，及时为领导提供档案信息，增强领导的档案意识。让档案成为领导的好参谋、好助手，领导对我们的档案工作满意了，领导才会大力支持档案工作，否则，领导的重视就是一句空话。二级部门档案员在身兼数职的工作中，其实有些工作为他们的档案工作提供了方便，如收发文、盖章、报帐等工作，为他们收集档案提供了方便；同时他们也能及时了解领导的需要，主动提供档案信息，这样才能得到部门领导的重视。我们二级部门还要注意帐外文件的收集。“账外”文件来源涉及到立档单位的各个职能部门，贯穿于各项工作活动之中，分散在各方面工作的经办者手中。为此，必须建立由办公室专职档案人员和各职能部门兼职档案人员组成的档案管理网络，明确各自的岗位责任，按职能分工，把应归档的“账外”文件列入办公室及其他各内部机构的归档范围。档案人员应当通过一定途径，熟悉各个职能部门的基本活动和各类文件材料的形成规律，充分征求各方面的意见，制定出一个按内部组织机构或人员职能分工的、内容比较具体、全面而又有针对性、易于操作的归档范围，使每一份文件材料的形成者明确自己的责任，避免因归档范围不清楚而随意损毁文件材料的现象发生。这是双方面的，有为才有位。

高校实施二级管理体制后，二级学院档案工作在二级管理中的职责更重，作用更大。因此，提高二级部门档案管理工作水平，是我们在开展档案工作中值得认真思考的问题。

［1］倪慧敏，柯友良.高校评估档案管理规范化的探索［J］.档案学通讯，2006，（5）.

［2］吕鸿.以教学工作水平评估为契机，促进高校教学档案规范化建设［J］.中国大学教学，2007，（6）.

［3］重庆市科学技术事业单位档案工作目标管理实施办法.重庆市档案局，2001.12.30

［4］高等学校档案实体分类法.1993.

［5］ 岑淑儿.高校二级学院档案管理初探［J］.浙江档案，2005，（6）：36.

［责任编辑 仁可数］

Reflections on archives work under the two-grade management system in universities

JIANG Juan
（Archives Office， Chongqing Education College， Chongqing 400067， China）

This article discusses how to do the archives work well under the secondary management system in universities.It analyses the characteristics of secondary archives administration under the secondary management system.It also clarifies archives responsibilities of comprehensive departments and secondary departments and gives suggestions on how to do the work well.

universities； secondary administration； archives work

G271

A

1008-6390（2010）06-0112-03

2010-01-09

蒋娟（1976-），女，重庆巴南人，重庆教育学院档案室，馆员，从事档案工作。