上柴公司工具采购交付流程改进探讨

孙周

（上海柴油机股份有限公司，上海200438）

1 前言

业务流程是企业中一系列创造价值的活动组合。迈克尔·哈默(MichaelHammer)与詹姆斯·钱皮(James A.Champy)对业务流程的定义：我们定义某一组活动为一个业务流程，这组活动有一个或多个输入，输出一个或多个结果，这些结果对客户来说是一种增值[1]。业务流程改进是帮助企业在业务流程操作上获得重大改进的系统方法。现代业务流程改进(BPI，Business Process Improvement)项目含义丰富，从大规模的、昂贵的，涉及到组织中每一个人，到短期的、集中的，只涉及少数人的项目，都属于现代企业流程改进的范畴。业务流程改进的目的有：（1）提供满意的执行报告，使流程成果更为丰富；（2）节省资源的使用，使流程更有效率；（3）在业务及顾客需求变化时，作出迅速调整，使流程更具灵活性。

上柴公司作为一家传统的机械制造企业，在工具采购交付流程方面，很多地方沿用传统的管理方式。为防止过程舞弊，设置较多的交接与核查环节，造成资源利用和工作效率的低下。在这种情况下，上柴公司开始进行工具采购交付流程改进。

2 上柴公司改善前的工具采购交付流程

工具是指能够方便人们完成工作的器具，在上柴公司具体是指用于生产的各种刀具、量具、刀具附件、磨具磨料、五金工具、装配工具等。按照技术标准可以分为标准工具和非标准工具。工具因其单位价值量较大，属于风险管控的重点内容之一。

上柴公司主要业务内容是发动机核心零部件的加工、装配和试车。核心零部件加工方式包括铸造、锻造、热处理和机械加工，所消耗的工具主要是机械加工刀具类工具和装配工具。工具的质量关系到产品的加工质量和效率，工具费用消耗占到制造费用的10%左右。作为企业成本管理的一个重要组成部分，日益受到关注和重视。

在工具采购方面，上柴公司有50多家供应商，这些供应商按照各处的专业特长向上柴公司提供工具。全年采购金额在2 000万元左右，采购数量在20余万件，其中30%左右数量的工具为非标准刀具，需要进行专业检验。在这些工具投入使用之前，需要经过14个主要的环节，经过4个以上部门的流转，包括需求提出、审核、供应商选择、竞标、下订单、交付与验货、分配送货、支付等等。工具采购的流程有一定的信息化支撑：对外采购采用采购信息管理系统（PIMSPurchase Information ManagementSystem）进行数据交换，内部申请和审核由采用车间管理系统和网上审批系统（Web Flow） 进行流转，仓库管理利用库存系统（LK3000）进行管理，财务和仓库管理采用手工单据流转。这些步骤从大的过程来看，可以分成以下几个方面的流程：

（1）需求提出：需求部门通过车间管理系统，将工具需求提交给业务管理部门审核，审核通过后由业务管理部门通过Web Flow系统向采购部提出采购需求。

（2）订单下达：采购部根据业务管理单位提出的需求，通过PIMS系统下达采购订单（新的物料要求选择供应商），要求供应商按时交付。

（3）供应商送货：供应商按照送货要求进行送货，送货时到采购部开申请单，凭申请入库单将货品送到中间库。

（4）验收与配送：中间库根据入库申请单对货物进行清点、记录，将需要检验的工具送到专业检验部门，将收货单送到业务管理部门进入LK3000系统进行登帐，送给采购部进行备案；将检验合格工具实物送给申请部门，或通知申请部门自行领取。

（5）供应商将发票送给采购部门，采购部根据订单执行情况对发票进行审核，审核通过后，转财务部付款。

（6）财务部根据业务管理部门将所提交的验收、入库单，对照发票相互核对，付款给厂商。其过程如图1所示。

从上面的流程来看，这种工具采购流程完全是按照部门来划分的，采用不同的信息系统。为了风险管控，设置独立的中间库，各部门为了控制的需要，需要具体业务人员传递单据，对物流进行阻隔，在实物流转方面存在重复搬运和运输，分割了物流过程，同时在单据流转方面存在信息隔离的现象。

3 工具采购交付流程改善

对上述的工具采购交付流程进行分析，发现存在多处物流和信息重复环节，从三个方面进行改善：①消除交付冗余环节，减少实物二次储运；②集成信息平台，实现信息共享；③提高过程效率，降低成本。主要从以下三个方面进行改进：

（1）消除冗余环节：①取消工具总库物流环节，将其中检验职能和计量职能合并。取消一个收货与配送环节，改善工具送货实物流程。实现工具交付实物流由供应商向需求部门库房直接送货，减少内部物流工作量。少部分需要专业检验的物料独立向检验单位提出申请，简化实物流程。②取消部分单据流转环节：取消送货前到采购部开单申请入库流程，合并开单和入库2个环节，由供应商直接根据订单数量，从PIMS系统中下载送货单。

（2） 改善数据信息流程：实现PIMS系统、Web Flow系统和车间管理系统数据在一定程度上相互交换和共享。供应商从网上下载打印送货单，到送货后接收单位进行信息维护，减少相关职能部门对采购交付信息的重复输入，相关职能部门可以同步共享信息，对订单执行流程进行过程跟踪。

（3）通过减少工具总库环节，共享信息资源，实现供应商直接向需求部门送货，在一定程度上降低了库存，其过程如图2所示。

4 工具采购流程再造后的获益与不足

经过对工具采购流程改进后，受益明显，具体表现在下列几个方面：

（1）减少资源占用。由于采取了供应商直送需求部门的方式，减少了中间库的设置。实际减少中间库管理人员2名，减少仓储面积600m2，降低了运行费用和库存物资占用。

（2）缩短交付时间。供应商直送需求部门，提高了交付对需求部门的响应速度，交付时间平均减少2天。

（3）提高相关环节工作效率。降低了实物的重复搬运带来的质量风险，减少了重复输入信息等工作量。

（4）增强了服务意识，提高了服务质量。上柴公司经过工具采购流程改造后，需求部门和供应商建立起直接的信息沟通渠道，对于工具使用过程中存在的问题，能够直接向供应商反馈。同时交付管理过程的分工，促进对供应商管理的不断完善，也促使供应商重视质量和服务管理。

相对于改善前的工具采购交付流程而言，改进后的工具采购交付流程更为简洁，但是在实践过程中也存在供应商数量多，交付方式多样化，使用部门频繁收货；存在手工单据流转环节慢，影响效率等问题，需要不断完善。

5 采购交付流程进一步改善的设想

流程的进一步改进方向是实现信息流和实物流的同步，在实物流实现顺畅的基础上整合信息系统管理，以达到所有业务相关人员都可以通过数据库调取相关的信息，实现信息共享。通过信息的透明化防范过程来控制风险。实现这个目的需要采购前期管理的提升和财务方式的转变，承认电子数据的效力，减少手工单据流转。具体来讲，有以下几个方面：

（1）采购和管理工作前移，建立完整的供应商信息库。采购部根据业务管理部门需求，整合、选择供应商，将采购业务集中，和供应商建立更为紧密的关系。将供应商由独立工具供应商向工具综合服务商转变，签订框架合同，明确采购单位、价格、交货方式、供货周期以及维修服务等供应标准要素。以业务量的增加换取供应商服务水平的提升。

（2）将采购控制要素前移，实现物流和信息流的快速流动。将工具采购质量保证转移给供应商，进行事前控制，取消对非标准工具的专业检验；授权需求部门通过信息系统直接向供应商下达采购需求订单。

（3）供应商通过信息系统，按照订单要求，依照前期所制定标准直接向需求部门送货；需求部门根据订单信息，验收所交付的物品，减少书面单据的流转环节。

（4）需求部门收货后将验收信息输人电脑，业务管理部门、采购部和财务部根据信息进行相应的交付考核，付款等业务处理。

（5）财务部门承认电子信息的记帐效力，在公司内部以电子信息记帐和结算，减少交付过程中书面单据的流转环节，根据数据库信息对供应商发票进行核对付款。其过程如图3所示。

1胡从旭.福特汽车公司采购流程再造[J].物流科技.2006，29(2).