改革行政例会促进学校管理高效

■武汉市硚口区崇仁第二小学 陶俊

改革行政例会促进学校管理高效

■武汉市硚口区崇仁第二小学 陶俊

行政例会是学校管理的一种方式，传统上一般是校长书记说，与会干部听；工作促进上，布置的多，议论的少。长期以来形成“会而不议，议而不决，决而不行，行而无效”的现象。干部主动性创造性没有得到较好的发挥，会议效率不高。为了提高行政会的效能，武汉市硚口区崇仁第二小学把行政例会变成团队学习的方式，运用学习型组织理论和ISO9000国际管理理论，制定行政例会的规范和程序，让行政干部实现从“听会”向“议会”转变，促进学校管理工作的规范化和科学化，提高管理效能。

一、更新观念——牢固树立团队精神和沟通意识

改革行政例会，首先要认识行政例会在学校管理中所起的作用。作为一种管理方式，行政例会主要目的在于沟通信息、整合工作；价值引领、激励士气；研究问题、科学决策。

要改革行政例会，还必须更新传统“听会”观念，倡导新的会议理念引领行政会健康、有效地发展。在行政会上，我校倡导“一个目标、一条心、一股劲、一家人”的四个“一”的团队精神。行政例会通过深度汇谈树立团队意识，让大家集思广益出谋划策，统一思想、统一行动，解决问题。为了充分发挥行政会“沟通信息、整合工作”的功能，我校倡导“沟通无限”的理念，通过沟通增进了解、增进感情，提高管理的效能。我校要求每个参会成员放弃“心理防卫”，捕捉他人发言中的“亮点”，充分表达自己的“创点”，然后由主持人组织大家讨论，寻找“亮点”和“创点”的“焦点”，生成共同的智慧，实现团队学习的1+1＞2的效应。

二、创新方法——积极深度汇谈提高管理水平

为了提高行政会效能，学校研制了行政会的流程，如图所示：

现仅从三个方面谈谈具体的操作方法。

1.会前备会

我校优化了行政会的程序，要求参加会议的每个人都要“备会”，变多人说为中心发言人一人说，变以前校长一人说为干部众人说，集中智慧，减少无用信息，提高交流的效率。具体做法是：

开会前每位行政干部将本周行政工作小结包括听课情况反馈、部门工作情况、表扬的人和事、学习与工作的感悟、下周的工作安排、对学校工作的建议详细写出来，交给中心发言人。

中心发言人与行政副校长对上交的工作小结进行梳理、归纳、提炼，对各种信息进行筛选，告知大家有价值的工作，让丰富的资源在团队流动。中心发言人分别从具有全局性、绩效性、影响性的亮点工作、教科研工作、合作性工作、其他工作、困难与不足等方面进行总结，凝聚学校的主流价值观。

2.深度汇谈

深度汇谈主要是根据各部门工作检查中反映的普遍问题及学校现阶段的重大问题，确定主题进行交流。行政会上为了促进干部间的深度汇谈，校长对各层级充分授权，明确责任与权力，让行政例会站在学校角度，集中各部门的智慧来研究学校的大事，要求每个干部要胸怀全局高位思考（就是要站在自己上级的高度思考工作）、放眼未来长远思考（就是每一个部门围绕学校整体改革五年发展规划制订部门五年发展规划，系统思考本部门的工作）、立足岗位本位思考（要求学校各部门干部思考本部门的功能、职责，以及本岗位与其他部门、岗位的联系）、设身处地低位思考（要求每个干部要站在一线教师的角度，在教师“最近承受区”内安排工作），用这样思考的方式来提升系统思考的能力。中心发言人概述完学校的工作，由校长主持问题的研究，每个人围绕主题把看到、听到、想到的都说出来，进行归因分析并提出解决问题的建议和意见。深度汇谈过程中，每个人可以与发言人对话，对问题进行询问，会谈气氛和谐民主。校长在深度汇谈中是一位引领者，通过多种方式“循循善诱”引导干部吐露心声，放弃“自我防卫”，改变心智模式，实现自我超越。

3.形成决议

校长对各部门的意见进行归纳梳理，形成决议。我校倡导“决策前议论纷纷，决策后万众一心”，大家无条件服从会议决定。行政会形成决议大体上包括以下三个方面的内容：一是明确周工作重点与要求，学校工作围绕重点来运行；二是明确重大活动（项目）的负责人，谁主抓，谁协助，分工明确，合作共进；三是协调冲突，明确阶段工作的轻重缓急，重要紧急的事先办。行政副校长根据行政会决议制定学校周工作安排，交校长审阅调整后印发到学校各部门、各年组。各部门根据学校周工作安排拟定本部门周安排和个人周安排，从而统一思想统一行动，使学校工作“一盘棋”。

三、初显成效——实现学校管理的三大转变

通过行政例会改革，学校管理实现了三大转变：一是实现了从领导告诉型管理到干部研究型管理的转变；二是实现干部从“听会”向“议会”转变；三是实现了部门工作从条块分割向有机整合的转变。这三大转变，提高了干部参会的积极性、主动性和工作的创造性。干部工作的计划性、条理性更强了，工作的热情更高了，主动合作的意识更强了，学校管理工作的效能大大提高了。

通过行政例会改革，还增进了干部之间的了解与理解，促进了彼此“走近”与“走进”，促进了和谐，促进了欣赏，促进了主动，促进了创新。

责任编辑 王爱民