浅析高校办公自动化

朱献，林雷

（温州医学院，浙江 温州 325035，1.网络与信息中心；2.高教研究所）

·高教研究·

浅析高校办公自动化

朱献1，林雷2

（温州医学院，浙江 温州 325035，1.网络与信息中心；2.高教研究所）

高校办公自动化；数字校园

办公自动化兴起于20世纪50年代的美国等西方国家，70年代获得快速发展[1]。在我国，办公自动化技术在上世纪70年代传入，80年代起步，90年代以后逐渐发展成熟。随着高等教育的快速发展，办学规模的日益扩大，办公需求的不断变化，不断有新情况、新问题出现，如何保障办公自动化体系的顺利运行，如何规划办公自动化信息的发布与传递，已成为高校办公自动化系统必须解决的问题。一些领导思想观念过于陈旧，该如何去寻求有效途径解放思想，推进无纸化办公；在现行的教学管理模式中，又该如何凝练精华、积累经验，向智能化、综合化方向发展；实现无纸化办公又该如何实施信息化管理等，这些问题都迫切需要我们予以解决。

1 高校办公自动化的现状

一份针对全国101所高校办公整体情况的调查显示，基本使用传统方式占8.5%；使用办公自动化系统，但以传统方式为主占45%；主要使用办公自动化系统占38.8%；基本实现无纸化办公占7.8%[2]。可以看出90%的高校实施办公自动化建设，基本实现办公无纸化的高校不到10%。

另一份重视情况调查显示，高校领导对办公自动化建设非常重视占25.7%，比较重视占36.8%，一般占36.4%，不重视占4.9%，不清楚占6.3%[2]。认为高校办公自动化系统建设“目前可以实现”的占40.3%，“暂时不能实现”的占57.5%，“不可能实现”的占2.0%，对使用办公自动化系统前景的看法分歧较大。

这说明无纸化的任务仍相当艰巨，可以看出校领导对办公自动化系统的建设比较重视，但对于应用推广重视不够，导致办公化系统得不到应用，没有发挥应有的效益。

2 高校办公自动化的优势

建立一套完整的高校办公自动化系统，可实现各种业务信息的整合，简化流程，易于操作，信息数据实时同步；可免去办事过程中奔波、等待之苦，消除公文在办事过程中“长途旅游”的现象，可提高工作效率、提升管理水平；可使管理人员从繁锁的事务中解放出来，有更多的时间和精力去研究学校其他方面的规划和发展。

办公自动化系统的建立为全校师生上网提供便利，特别在信息查询、资料下载、业务受理、公告发布、科研申报及审核等教学、科研与管理方面尤为显著。实现办公自动化后，业务流程还可以再次递交、审批、通过，增强它的灵活性和机动性，办事过程快速高效。信息公告一旦发布，系统会自动监督每个环节并备案，从而实现“阳光操作”，将办公流程规范化、透明化。同时，纸张使用减少，降低了办公费用，节约了行政开支。

为此，不少高校纷纷打造“数字校园”，引进先进的科学技术，把现代化办公与数字校园结合起来，构建一个现代化的办公体系，提高办事效率和管理水平，推进教育系统的现代化建设。

3 阻碍高校办公自动化建设的主要因素

3.1 筹备阶段，思想观念认识不足 部分领导的思想观念与思维方式过于陈旧保守，一种是“为建设而建设”，管理者对建设目的认识不到位，以任务方式完成，盲目上硬件，事后不闻不问也不去管理；另一种是高校办公自动化停留在本单位、本部门的办公，仅依靠计算机实现单机版的管理服务和局域网的平台架设维持，技术过于局限，缺乏互联网的全局设想，缺少与业界的相互沟通交流。

有些管理者习惯传统的手工办公方式，不遵守自动化办公要求，降低了办事效益，使员工工作量大大增加。有些管理者随机采取半自动化半手工的管理方式，以自己工作熟悉度为中心来办公，如某一程序懂就采用办公自动化，不懂就手工操作，这会给其他办公使用者带来极大阻碍，造成文件不配套，数据不完整，前后不衔接，备案不规整，修改更繁琐等，增加了工作量。甚至还有些管理者缺乏必要的技术知识，对系统操作存有严重畏惧感，故出现部分管理者缺乏全局观念，消极对待该系统的建设。种种落后的思想观念，拖累了高校办公自动化系统的建设和发展，降低了办事效率。

3.2 建设阶段，忽视统筹规划 目前，一些高校在各自的部门、机构、系统领域里，已先后安装使用了各种适合自身发展需要的办公软件，在一定程度上提高了工作效率。但这些办公软件只针对该部门单方面的内部事务的处理，在面向全校系统或更广泛教育领域的推广使用时，出现系统使用标准不一、各自为政、难以集成等众多问题，导致信息孤立，无法实现协同工作，尤其是信息传递和工作流程上存在阻碍，制约着整体办公效率的提高和业务拓展，使高校现代化管理和办公效率难以上新台阶。

3.3 运营阶段，技术缺乏、管理懒散 由于高校办公自动化理论和相关技术在不断发展，新业务流程需要不断适应新形势的发展。而实际中管理员的技术知识水平往往落后于时代，出现问题，一时得不到解决，遗漏不少关键点和细节，缺乏一整套应急响应机制。当办公自动化运营时，系统平台会自动按照流程划分或指派相应的工作者来处理相关的业务，然而不少高校因缺乏严谨的管理体制，导致很多公文信息在网络和服务器间漫游，信息数据一直停留在系统中，未能及时处理，导致有关信息在教学、科研领域里滞后或未能公开，阻碍了高校教学、科研和师资队伍的发展与建设。例如上级领导出差不在岗，信息处理权限未能转交他人代办，或上级领导公务繁忙而遗忘，都直接造成公众普遍认为的办公自动化不切实际，导致对它的不信任。

4 对策研究

4.1 加强沟通、提高认识 部分领导由于思想观念认识不足，使管理者对今后高校自动化办公系统运行及发展难以把握。因此，要从上级领导的思想抓起，基层的管理者和技术人员要与上级领导多沟通、多交流、多督促，达成共识，才有利于高校办公自动化的建设。也可与兄弟院校多开展业务学习，相互借鉴、取长补短、有利于提高认识。

4.2 加强科学的统筹规划 自动化办公系统各有不同，有的系统内容丰富但操作不方便，所以要科学的统筹规划，构建适用于学校工作需要的办公体系，坚持“以人为本”的原则，总结各自的工作内容和方法，舍去多余的步骤，按照办公流程，编成机器系统能接收的程序系统，使自动化办公科学化。

4.3 加强规范化机制 高校的办公软件主要围绕公文管理、事务处理、信息发布、决策服务、会议管理等业务开展活动，要想提高工作效率和管理水平，必须在数字校园的基础上实现办事业务与信息化管理相接轨，将办公业务规范化，促进办公软件的开发和利用。

4.4 加强标准化应用 在高校办公自动化应用领域里，软件的信息处理标准化也不可忽视，否则将直接导致数据信息在交换过程中产生差异，破坏信息数据的完整性与安全性，降低系统工作效率，特别在信息资源共享的平台上，个别信息无法分享。因此，必须在文档格式、文档管理编码、信息交换格式、名词术语等方面加以规范和整合；只有统一数据标准格式，才能形成标准化的应用机制，有利于工作的开展。

4.5 加强技能培训，加强管理 高校办公自动化技术与业务在不断推陈出新、与时俱进，要求管理人员不断加强理论与技能学习。同时要不断加强业务学术交流和兄弟院校的互访，鼓励员工定期针对自己的业务和系统更新参加技能培训；积极接纳公众的建议和负面反馈信息，并及时处理，时刻关注信息技术的发展动向，理论联系实际，将先进技术引入到办公自动化系统中，使它更好的为高校教学、科研、管理等工作服务。

管理上缺乏严谨的服务体制，会导致办公自动化不切实际，和人们对它的不信任。解决的办法也很多。其一是下属工作人员本着对上级负责的态度，多提醒、多督促领导，共同监管系统；其二是领导可以把管理的权限归类下放，转交或委托他人代理；其三是办公自动化系统中也可设置限时提醒功能，通过短信形式提醒领导。

综上所述，高校办公自动化是信息化社会在校园中的体现；它能够快速传递校领导的最新决策，形成新的教学管理机制；它实现了人与人、人与部门、部门与部门间的桌面数据分享、资源划分、信息的交换、交流、组织、传递、处理及发布等，协调相互间的活动，给高校的管理工作带来极大的影响和帮助。为此应大力推进高校办公自动化建设，推进高校管理现代化进程，促进高校科学发展，从而更好地适应经济社会和科技的发展需要。

[1] 许文智.OA系统的发展历程与新一代OA系统开发方案[J].中国金融电脑,2008(1):57-64

[2] 陶艳红.我国高校办公自动化现状分析及对策研究[D].华中农业大学,2004.

（本文编辑：胡苗苗）

G203

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1000-2138（2010）04-0424-02

2009-11-18

朱献（1979-），男，浙江温州人，实习研究员。