核与辐射安全法规标准制修订过程电子文件管理方法

王文海，樊 赟，商照荣

(环境保护部核与辐射安全中心，北京 100082)

核与辐射安全法规标准制修订过程电子文件管理方法

王文海，樊 赟，商照荣

(环境保护部核与辐射安全中心，北京 100082)

针对核与辐射安全法规标准审查委员会秘书组在法规标准审查工作中需要处理大量法规标准编制修订的电子文件的情况，提出了一套系统的管理方法，包括电子文件命名方法，文件传送、存储和使用的程序以及审查会会议资料电子文件的管理。

法规标准;制修订过程;电子文件;管理

1 前言

为适应我国核电快速发展的需要，加强有关核与辐射安全法规和标准的编制和修订工作，国家核安全局根据《民用核设施安全监督管理条例》第二章第五条的规定，成立了“核与辐射安全法规标准审查委员会”。该委员会下设核安全、辐射安全、核安全设备和电磁辐射4个专业组，委员会秘书组设在环境保护部核与辐射安全中心法规室。秘书组配合核安全司综合处对法规标准编制与修订进行归口管理，并承担法规标准编制与修订的日常工作。

法规标准编制与修订的日常工作中需要处理大量的电子文件，一般情况下一个法规、标准项目各阶段形成的需要最终存档的文件数量约20个，加上有些文件需要反复多次修改才能符合要求，一个法规、标准项目编制过程中形成的电子文件总数多达30～40个，另外组织召开审查会过程中也会产生很多文件。目前正在制修定的和近几年计划制修订的核与辐射安全法规、标准有一百多项，在制修订过程中电子文件产生量将非常大，这些文件在项目编制过程中需要频繁地使用。

现就探讨如何科学地管理如此大量的核与辐射安全法规标准制修订过程中产生的电子文件进行探讨，以保证法规标准制修订过程电子文件在项目编制、印刷、审查、报批乃至发布、出版过程中避免耗费大量时间反复地对电子文件进行整理、鉴别，方便多用户共同使用(考虑使用人员发生变化)、存储、备份，且不会发生文件丢失、被覆盖、被错用，不产生电子垃圾，同时为建立法规标准编制管理数据库奠定基础。

2 电子文件命名方法

根据电子文件的使用需求，结合我们实际使用中的经验，我们认为，电子文件名应包含项目信息、文件所处的编制阶段信息、文件的内容信息、完成日期以及文件处理信息。命名公式为:“项目编号.项目全名#_阶段名 ［罗马数字序号］_文件内容.日期_文件处理信息”。其中:

(1)“项目编号.项目全名”为项目编号及项目正式名称;

(2)“#”:为项目类别，标准为B，导则为D，法规为F，技术文件为J，译文为Y;

(3)“阶段名”，根据法规标准审查程序，将法规标准审查活动划分为8个阶段，各阶段名详见表1。阶段名中开头用大写英文字母是为了排定各资料夹及文件在windows操作系统中的排序。

表1 法规标准审查活动阶段

(4)“［罗马数字序号］”，只在“B征求意见稿 (审查前)”、“D送审稿”、“E报批稿 (审查前)”三个需要上会的阶段使用。在该阶段第1次上会前，就用“Ⅰ”，如果第一次上会审查未通过，第2次上会前就改成“Ⅱ”，如果第2次上会还审查还未通过，第3次上会前，就改成“Ⅲ”……依此类推;

(5)“文件内容”指文件主要内容描述;

(6)“日期”指文件完成日期;

(7)“文件处理信息”指对文件的审查意见、或经反复几次修改后用于上会、征求意见或报批等使用的标识等，必要时还要加上处理信息完成日期;

(8)“.”和“_”(点和下划线)作为文件名的组成部分，用于分隔文件名的各个部分，为了清晰、美观，不能忽略。

(9)典型文件的命名见表2。

用该方法对资料夹和文件命名，资料夹和文件将在计算机中按理想的顺序排序，且不会重名，非常便于查找、整理和备份。

3 文件传送、存储和使用的程序

(1)首先建立一个资料夹，如图1所示，命名为“法规标准编制过程文件”，在此资料夹下面，按照表1中的阶段名建立8个子资料夹。

图1 法规标准编制过程文件夹及其子文件夹

(2)当某项目启动时，在“A启动”资料夹下创建该项目的“项目资料夹”，如图2所示，资料夹名称为“项目编号.项目全名#”。

图2 法规标准项目资料夹

(3)电子文件进行动态管理

某项法规或标准的所有电子文件都将集中存放于它的“项目资料夹”中，并将随着项目编制的进展，与项目资料夹一起整体从“A启动”资料夹依次转移，直至法规标准发布时移到“H已发布”资料夹。

(4)图3以送审稿阶段为例详细说明动态管理程序。

所有保存的文件存入“项目资料夹”时属性均改为“只读”或“存档”，用于上会、公开征求意见、报批、待发布、发布的还需要有pdf格式电子件。

电子文件存档要与纸质文件同时存档。

4 审查会会议资料管理

对于审查会会议资料电子文件，也需要用适当的方法才能够管理清楚。

(1)首先建立一个资料夹，命名“审查会会议资料”(参见图4)

表2 典型文件的命名

图3 送审稿阶段电子文件管理流程图

(2)当筹备每次会议时，在“审查会会议资料”下新建一个本次会议的资料夹，会议资料夹命名为“审查会编号_会议地点_会议组编号”(参见图4)其中:

“审查会编号”，为“审查会+年度+序号”;“会议地点”，为“城市名+会议场所名”;

“会议组编号”，有那些组的会议，就填其代号。会议分组见表3。

表3 核与辐射安全法规标准审查专家委员会会议分组

(3)在此次“会议资料件夹”下建两个子资料夹:“审查会编号_会务文件”和“审查会编号_上会项目资料”，(参见图4)其中:

“审查会编号_会务文件”内收存会务资料文件，会务资料文件命名方法为:“审查会编号_文件全名.日期”(参见图4)。

“审查会编号_上会项目资料”内汇集上会项目的文件资料。该目录汇集的所有资料都只能从动态管理资料夹中拷贝过来，以免造成文件错失。会议中形成的会议纪要等文件依据文件电子文件名命名方法命名，并在会议完成后拷贝一份到“项目资料夹”中去。

(4)整理完会议中形成的文件后，该审查会会议资料就可以整体备份、存档了。

5 结束语

对于电子文件管理的方法，每个人都有自己的习惯方式，在其他工作领域中同样会遇到电子文件管理的问题。当文件量很大的情况下仅靠习惯很容易出问题，重要文件丢失、被误覆盖、被用错将带来严重后果。

按照本文提出的方法建立一套成文的管理规程，将能够有效地管理好法规标准制修订过程中产生的文件。该方法也同样可以用于其他领域工作中的电子文件管理和资料管理。

图4 典型的审查会会议资料

［1］中华人民共和国国家质量监督检检疫总局.GB/T 18894—2002电子文件归档与管理规范.2002

［2］国家档案局.电子公文归档管理暂行办法.2003

The Management of Electronic Documents Generated from Com pilation and Revision Processes of Nuc lear and Radiation Sa fety Regulations and Standards

WANG Wenhai，FAN Yun，SHANG Zhaorong
(Nuclear and Radiation Safety Center，MEP，Beijing 100082，China)

As the Secretary Group of Regulations and Standards Review Committee on nuclear and radiation safe needs to dealwith a large number of electronic documents in course of the regulation＆standard review meetings，the article gives a systematicalmethod including electronic document file naming and management as well as procedures of file transfer，storage and usage.

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