浅议建筑工程技术资料管理

◎ 寇立亚 张允领

随着我国建筑业的蓬勃发展，建筑工程资料管理在建设项目中愈发重要，各级建设和质量管理部门对建筑工程资料的编制和归档管理的要求也更高。《中华人民共和国建筑法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建筑工程施工质量验收规范》、《建设工程监理规范》等相关法律和验收标准的实施对工程资料管理提出了明确的要求，建筑工程资料管理工作已经成为工程建设过程中的重要工作之一。对于建筑施工企业来讲，建筑工程施工技术资料的管理水平体现了企业安全和质量的整体管理水平。

1.工程技术资料管理的重要性

建筑工程技术资料是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件，是工程项目建设管理、质量控制、安全生产以及技术措施等方面的原始记录，是城建档案的重要组成部分，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要依据。建筑工程资料是质量管理体系的重要组成部分，是评价管理水平的重要见证材料，也是对工程质量及安全事故的处理的重要技术依据。因此，对建筑施工企业来说，做好建筑工程施工技术资料管理工作对保证建筑工程质量和结构安全，对工程创优评审以及竣工结算都具有十分重要的意义。

2.工程技术资料管理的现状

随着建筑市场竞争加剧，对建筑工程资料管理的规范性也提出了更高的要求。为了保证建筑工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性和可靠性。应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据[1]。建筑施工企业可以通过建设质量和城建档案管理部门的帮助指导，与建筑业先进同行的学习和交流，积极参与工程质量创优活动及质量管理体系的建立，进一步提高工程技术资料管理水平并积累成功的经验。

但是，由于我国建筑施工企业的项目管理水平和发展还不平衡，在建筑工程施工技术资料管理方面还存在着一些问题。个别施工企业对有关技术资料的收集和整理重视不够，有的不设专职的技术资料员，项目管理人员既是施工员、安全员又是资料员，缺乏技术资料方面的专业培训。有些项目工程技术资料收集不齐全、整理不规范、归档不及时、资料不真实、竣工图与建筑工程的真实情况不符、文档整理质量不高、组卷混乱[2]。这将严重影响技术资料的存档作用，不能为今后的工程改扩建提供准确、有效、完整的技术资料，不能为工程质量安全事故原因分析提供有力的依据，对工程竣工验收、创优工程的评审和施工企业形象也会带来不利的影响。

3.工程技术资料管理存在的问题及处理措施

3.1 工程技术资料管理中存在的问题

建筑工程技术资料是建筑工程全过程活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，具有依据、凭证、参考的作用。目前我国建筑工程技术资料管理中主要存在以下问题：

（1）资料失真，闭门造车“做资料”现象十分普遍，甚至存在工程刚开工建设资料就已经做完的现象。这种工程技术资料，既不能真实反映工程实况，失去了控制工程质量的作用，也失去了作为工程档案的意义。

（2）资料的时效性较差，资料遗漏现象严重。施工单位专职资料员的数量较少，会出现同一资料员同时兼顾多个工地资料的现象。由于资料员无法固定在一个工地上，平时的资料暂由现场施工人员保存，容易造成资料时效性差和资料遗漏给竣工验收和项目结算带来不必要的损失。

（3）资料代签名现象十分普遍。一些施工单位的技术资料签字管理不规范，资料代签字现象比较严重。代签名现象的存在使工程技术资料失去真实性。一旦工程出现问题要追查相关人员的责任时，就分不清责任，从而加大处理事故的难度[3]。

3.2 工程技术资料管理问题的处理措施

产生工程技术资料管理问题的原因主要是：（1）施工企业领导不重视，没有树立起资料有效管理的观念；在项目管理中，重工程、轻资料，使资料管理处于应付状态（2）对原材料检验、施工工序检验及工程质量验评制度落实不严、不及时。（3）资料管理人员不参与工程管理，资料管理存在盲目性，违背了资料形成的基本规律，失去了资料的保存价值。（4）建设单位、监理单位及城建档案管理机构对建筑工程资料缺乏有效的监督检查。

加强工程技术资料管理，避免以上问题产生的主要措施有：

（1）加强培训教育，提高对工程资料管理的认识水平，提高技术队伍的业务素质[4]。首先应加强对各级领导干部的培训教育，提高他们对技术资料重要性的认识，使他们在审批、检查技术资料时对其不足要令其改正。同时，对广大工程技术人员开展技术管理和技术资料管理培训，使他们明白技术管理、技术资料的地位、作用，掌握资料填写的要领、格式及验收流程等。为了确保工程技术资料的真实性，工程项目须设专职资料员，质检员要配合资料员的工作，进行现场的实测实量，并把记录原始数据填入验收记录表中，同时技术资料要与施工进度同步。

（2）加强领导、建立健全资料管理制度。施工企业负责人亲自过问技术资料的管理、编制情况，及时监督、检查、考核资料完成情况[4]。施工单位应安排技术负责人做好技术资料管理总体设计，编制工程项目的技术资料管理计划。根据工程进展情况，进行工程资料管理和考核来保证资料的及时性和准确性。项目竣工后，技术负责人负责技术资料的评比和总结工作，找出差距，不断提高本单位资料管理的标准化、规范化水平。

（3）安排资料管理人员深入施工现场，参与工程管理全过程[5]，使技术资料来源于工程，服务于工程。资料管理人员要熟悉图纸内容，要参与图纸会审及设计、技术交底工作，了解工程施工进展和形象进度，参与工程施工中各工序、各检验批、分项、分部、单位工程检查及验收工作。对工程材料用量、进场材料批量、机械设备等要有准确记录，使重要施工部位用料实现可追溯，不仅可强化责任人自检，而且使工程资料与工程实体达到有机的统一。随着工程的进展，资料员分阶段完成工程资料的收集、整理工作。工程竣工后，按合同和归档要求，及时完成竣工资料的归档工作并提交有关单位，为未来的建设提供参考、积累经验。

（4）建设单位、监理单位、质量监督单位要加强对施工项目的监督检查，不仅要查质量、查安全，同时也要同步检查技术资料，按照质量验收标准在分项、分部（子分部）、单位工程竣工验收前先进行相关建筑工程资料的预验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行。工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行工程竣工验收。对技术资料核查时发现有代签现象要及时提出批评并要求技术资料返工重做。档案馆进行资料归档验收时发现有代签现象的，资料要退回重新整理，保证各相关人员亲自签名，以保证资料的真实性。

综上所述，工程技术资料是建筑物施工的记忆载体，资料管理是项目管理的重要组成部分，是项目竣工验收的必备条件。工程技术资料管理体现施工企业的技术管理水平。加强工程资料管理可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。因此，建筑施工企业要高度重视施工技术资料的管理工作，严格过程控制。只有切实加强资料管理，才能有效地促进施工企业施工技术管理水平和安全质量管理水平的提高，才能不断提高施工企业的市场综合竞争力，提升施工企业的整体形象。