基于Java的高校档案管理系统的设计

章 邺

（盐城师范学院 学报编辑部，江苏 盐城 224002）

基于Java的高校档案管理系统的设计

章 邺

（盐城师范学院 学报编辑部，江苏 盐城 224002）

分析了高校档案管理的要求，为实现规范化、自动化、流程化控制的档案管理，采用Tomcat系统平台结合数据库相关技术设计了一个档案管理系统。

ISO，档案管理，数据库，Java

1 引言

在当今“用户驱动”的社会环境中，高校档案的管理工作也在面临着很大的革新，为了向学生以及教师提高优质的服务，加强质量管理、构筑自身的质量体系已是档案进行数字化建设的必由之路。在档案的数字化建设的过程中，档案众多的文档管理工作是整个部门需要改革的重点内容。

传统的档案、公文等文档管理使档案各部门在进行信息发布或者传输中存在很多的问题：1、纸张存储形式，消耗大量耗材、空间且不易运输。文档的生命周期无法控制，何时改版、何时废止只能手工记载，且无法即时通知到相关人员。2、不符合文档管理的相关规范，编号规则混乱，相关文档操作的关联、互斥无法把握。文档版本变更原因没有记载，既往变更历史无法查阅，造成企业相关工艺改进过程不可控。3、安全性极差，相关的纸质文档发布不可控，导致不同版本的文档满天飞。基本没有加密技术应用。

除了以上的问题，其他还有很多与此相关的缺点，解决这种问题或者缺点的最好的办法就是搭建一个相应文档管理发布的平台，而基于一个良好应用系统平台上的应用系统就是遵循ISO9000规则的档案ISO 文档管理系统。［1］

作为一个设计良好的档案管理系统，主要是针对以上的一些不足进行改进，对文档的规范化、系统化进行加强，确保企业的文档管理、信息发布的通畅性以及安全性。

通过该系统的实现，可以使人治化管理成为制度化管理，提升管理水平，有效管制档案内部ISO文件的进出；确保最新文件的执行，文档管理的电子化，加强部门内部沟通与合作；实现无纸化办公，减少直接成本；纸张、复印耗材等；节约时间，提高工作效率。

2 系统总体设计

2.1 系统设计思想

为了满足高校档案信息化的要求，该系统设计遵循目前软件行业通行的业务逻辑与系统实现分离的原则，分层式的实现方法不仅加强了整个产品的灵活性、可扩展性，并且增强了系统模块之间的独立性，如果某个模块层有改动，并不会影响到其他模块层，大大加强了整个产品的可维护性和灵活性。

2.2 系统模块的概述

系统设计的首先是要做好相应的模块划分。基于ISO文档管理系统管理的需求，在规范化文档内容格式基础上，将该系统划分为四个部分如图1所示，分别是文档检索功能模块、文档管理功能模块、系统管理功能模块以及帮助模块信息。［2］

（1）文件检索模块——按条件检索文件：检索条件包括文件名称（模糊检索）、文件级别（精确检索）、文件描述（模糊检索）；

（2）文件管理模块——按部门结构管理文件：（部门结构可通过系统管理的部门管理设置），具体操作包括文件的上传、查看、删除。

（3）系统管理模块——主要实现部门管理、用户管理、权限管理、文件级别管理。

（4）帮助模块——主要提供系统相关帮助信息和系统属性。

图1 功能结构图

3 系统部分模块的设计

3.1 系统管理模块的设计

系统管理模块是整个系统的核心，一般该模块中的操作只能由系统管理员进行，如工作人员需要有这方面的权力，则必须有管理员的授权才行。

系统管理模块的模块具体功能结构如图2所示，管理员通过登陆界面登录进主界面就可以进入具体的系统管理的功能：系统管理模块中共有四个子模块：部门管理模块，用户管理模块，权限管理模块，文件级别管理模块。［3］

图2 系统管理模块功能结构图

3.2 权限管理模块

该模块是所有模块中最核心模块，对文件和用户进行权限设置的，可以进行如下操作：查看（default.jsp）、权限设置（qxiant.jsp）。［4］该模块主要是对用户的权限进行设置的，可以设置用户阅读文件级别的权限，设置可以查看的内容。实现权限管理模块功能的源程序如下所示：

3.3 文件管理模块的实现

档案馆文件管理模块的功能中预先设置了五个部门：馆长办公室、网络技术部，人事档案部、学生档案部、学校历史档案部，各部门各司其职。另外管理员可以根据需要增加和删减相关职能部门。

4 系统测试

由于时间以及设备条件的限制，该系统没有对全部信息及所有的数据库进行测试，仅对小范围用户进行了访问及对较小的数据库进行了测试。［5］

测试过程：使用管理员用户进行登录，查看文档以及对文档进行修改、删除或增加等操作，修改密码，修改系统功能，添加用户，修改用户、部门、权限管理等信息，修改所有用户信息。注册部门用户，使用部门用户信息登录，修改用户名及密码，查阅所在部门的信息，上传文档，查看文档，删除文档。目标是分别使用不同用户登录，进行按规定程序操作，尝试各个功能，检测功能实现情况，检测页面生成情况及数据库链接情况。

经过测试，用户功能基本实现，满足应用要求。但在页面以及某些权限控制管理上还有待改进和完善。

5 结束语

根据高校档案管理的特点和问题，我们设计开发了档案ISO档案管理系统，通过该系统的设计与开发，解决了档案内部文件的格式化流通发布的问题，同样，该系统的实现，也对档案及其他相关部门的数字化建设已经校园信息系统的整合提供了一个必要的基础条件。

［1］Chad Darby，John Griffin，Pascal de Haan，etc.Beginning Java Networking（《Java 网络编程指南》［M］.北京：电子工业出版社，2002：342.

［2］Subrahmanyam Allamaraju， Cedric Buest， John Davies，etc.Professional Java Server Programming J2EE 1.3 Edition（《J2EE 编程指南（1.3 版》）［M］.北京：电子工业出版社，2002：344.

［3］王路群.Java 高级程序设计［M］.北京：中国水利水电出版社，2006：233.

［4］赵毅.跨平台程序设计语言——Java［M］.西安：西安电子科技大学出版社，2006：183.

［5］毛根生.文档管理系统中的工作流技术［J］.浙江大学学报（ 工学版） ，2000（1）：60-64.

System Design of University File Management Based on Java

ZHANG Ye

(Editorial Department of Journal of Yancheng Teachers University,Yancheng 224002,China)

In this paper,the needs of university file management are analyzed.And a file management system is designed with the Tomcat platform of database for the standardization,automation,and process control of file management.

ISO;file management;database;Java

耿继祥）

G271

A

1672-3708（2010）06-0009-03

2010-11-15；

2010-12-08

章 邺（1980- ），男，江苏盐城人，助理馆员。