集团采购物流在制造企业中的应用研究

2010-01-01李顺柏上海交通大学上海200030

物流科技 2010年5期

李顺柏（上海交通大学，上海 200030）

采购物流活动是制造企业生产经营活动的起点，是最重要的环节，若不能按时采购到所需原料，则后工序的生产和销售无从谈起。且采购总成本很高，一般占制造企业经营成本的50%以上，这意味着采购成本的节约存在着倍增效益。因此，采购管理是提高企业效益的重要工作。企业要想搞好物流，搞好采购物流是首选任务。

1 集团采购物流理论概述

1.1 分散采购物流及其弊端

企业采购活动采取项目“一标一招”或者分公司、事业处、部门甚至小组根据各自需要自行制定采购物流计划实施采购物流活动称为分散采购物流。这种采购物流模式虽然有其便利性和及时性的优点，但由于缺乏必要的制度约束和监督机制，没有一定规模效益，也很容易滋生腐败。

1.2 集团采购物流基本思想

集团采购物流是将集团采购物流资源进行整合和专业化分工、统一管理的采购物流模式。在《采购供应计划》、《合约规划》、《质量标准》指引下，由集团中央统筹、集中进行采购，与供方单位签订合同，并约定好交货的时间、批量、地点等。

1.3 集团采购物流的优点

可以使采购物流的规模增大，获得价格折扣和良好服务；较容易统一实施采购计划，可统筹安排采购物料和物流活动；整合各子公司重复机构，减少资源浪费，提高工作的专业化程度；信息资源共享，有利于企业资源规划，提高效率。

1.4 集团采购与分散采购相比，主要有以下区别

（1）从采购项目特征看：列入集团采购的项目往往是一些大宗的、各分公司通用的项目，一般分公司都会涉及并需要采购，这些项目集团采购并安排物流活动能够实现规模效应。而列入分散采购的项目往往是一些采购总量较低，各分公司有特定需求的项目，不具备通用性，即使集团采购并规划物流活动也不能产生规模效应。

（2）从采购执行主体看：集团采购物流活动中，需求单位必须委托集团中央采购部门代理采购，而不能自行组织采购和安排物流活动。而分散采购物流活动中，各需求单位自行组织采购并规划物流活动。

（3）从采购目的看：集团企业进行集团采购物流战略主要目的是通过规模效应降低成本，同时有利于与供应商建立长久稳定双赢的伙伴关系，也有利于集团对采购物流活动的监管。分散采购目的减少采购审批流程、缩短审批时间进而提高采购时间效率。

1.5 集团采购物流的理想运作方式

集团采购物流在很大程度上是期望利用采购和物流的规模优势来降低采购物流的成本，但是由于子公司虽有共同需求，但需求交货的时间和区间均不相同。因此集团需要了解下属子公司的根据市场所预计的需求总量，并提前半年或1年做采购和物流预算，然后与供应商签订采购协议，无须精确到具体订单。例如承诺1 000万的采购总量，以此来获得价格折扣和其它优惠条件。当子公司需求确定且即将发生时，即可上报集团，集团合并需求后统一下采购订单，或由各子公司以集团名义各自向供应商采购，但后者可能产生额外的物流费用。

财务方面，如果是集团先行支付，然后供应商按照集团要求送货，则涉及复杂的财务处理流程。集团必须和供应商之间结算，而子公司也需要与集团直接结算。同时，物流费用也需要考虑。有的集团有自己的DC（Distribution Center），有的没有，就涉及不同的结算方式。

一些可借鉴的做法是：（1）集团成立专门的实体采购物流机构，负责帮子公司采购和安排物流的同时也可以对集团外运营帮助其他企业采购，从成本中心转为利润中心，也就是成为了一家独立的采购代理商。（2）集团委托采购代理机构和第三方物流公司负责采购安排物流，采购机构和物流公司可以合并更多的需求，获得更低的采购和物流价格。但它对库存控制的准确性提出了更高的要求，比较适合大宗的一次性采购。（3）集团建立电子采购和物流平台，负责采购和物流工作，各子公司以及子公司内的组织结构可以利用平台展开自主采购和安排物流，然后由平台合并采购和物理需求，常见于ORM类的采购和物流，比如用于测试硒鼓和打印机的打印纸等。直接生产物料由于对库存控制有更高要求等因素，所以如无一次性采购和物流活动的优惠或者价格波动，很少有采用电子采购物流平台。（4）随着采购物流技术的发展，未来集团企业可能更多选择B2B门户设立采购门户，然后实现网络在线寻找标的。

1.6 集团采购物流实施设计

（1）财务上：集团中央作为买家跟产品和物流供应商结算，同时又作为供应商和各子公司或事业部结算。

（2）供应上：集团中央年初和产品及物流供应商签定合作协议，说明预计采购量和优惠措施。

（3）操作上：订单是根据市场需求而定，也是不定时的。各子公司或事业部发采购和物流订单给集团中央，集团中央再发订单给相应产品和物流供应商，供应商按合同发货给各子公司或事业部，并告知集团中央的采购组织。订单履行主要由采购和物流需求单位和供应商直接完成，集团中央采购和物流组织通过高效的信息系统对其进行监控。供应商与子公司或事业部都必须与集团中央的采购物流组织保持持续联系，并将每笔订单的履行状况汇总到集团中央，每年年终依据子公司或事业部与供应商之间的往来合同或发票为凭检查协议履行状况。

2 集团采购物流的应用实例：湖南某乳业公司

湖南某乳业公司是一家集乳制品生产、加工、销售和科研于一体的现代化综合性企业集团。集团由集团总部、三大生产基地（南山、城步和呼伦贝尔）以及全国20多个省市的营销网络（培益乳业）组成。生产和销售管理的特点是注重奶源产地和质量，是流程型生产类型，严格管理产品的质量、保值期和批次。

应用亮点：会计科目核算体系的统一。可以在全集团范围内，使得财务核算的标准和规范统一，内部结算和往来的核销保持账务的一致性。

物料编码的统一：这样在奶源收购、加工生产、库存管理与配送、物流、结算等方面，数据一致。

客户、供应商的统一：统一集团的客户资料和供应商资料，使得下属各个经营实体的对外往来数据和结算的集团一致，便于集团的经营分析，以及大的供应商和关键大客户的战略管理。此外，计量单位的统一、价格政策的统一，搭建起一个统一管理的基础和共享平台，实现集团采购物流，降低采购物流成本。采购供应商选择和订单由集团采购中心统一管理；集团订货后由供应商直接发运原材料到各分公司收货，并直接结算，集团对结算过程实现监控；集团整个采购过程得到有效的监督和管理，采购价格降到最低水平，采购成本逐步降低，提升集团经营效益。