基于生产外包的通讯设备制造业的返还库存管理

2010-01-01中国海洋大学山东青岛266100

物流科技 2010年5期

于颖（中国海洋大学，山东青岛 266100）

0 引言

在全球经济一体化的大环境下，企业的关键性资源正在由资本转变为信息、知识和创造力。在这种情况下，企业立足于自己的专长，充分发挥自身的优势，把那些能够由外部力量完成的工作和任务交给其他公司去做，即“业务外包”，将会充分优化资源，节省成本，增强公司的核心竞争力，增强企业抵抗市场风险的能力。通讯设备制造行业的特点是产品线较长，新技术的出现与应用极为迅速，产品的核心竞争力越来越多地体现在产品研发和软件层面上，因此通讯厂商越来越难以兼顾多种产品的研发、生产、销售、服务工作，所以很多企业将生产线外包出去。

生产外包，习惯上又称之为“代工”，是指客户将本来是在内部完成的生产制造活动、职能或流程交给企业外部的另一方来完成。这个定义中的“客户”是作为买主的公司，通常称为委托制造企业。“企业外部的另一方”是作为供应商，通常称为代工企业。

代工企业根据委托制造企业定期发出的销售预测进行原材料的采购并加工成成品由委托制造企业购回，但是由于通讯设备产品的多样性，新技术新产品应用速度极快，销售预测的准确率相比其他行业要低得多，所以代工企业采购回来的部分原材料就会变成冗余库存甚至死库存。对于这部分库存，不同的委托制造企业会有不同的处理方式，但大部分企业尤其是跨国企业选择定期购回这部分原材料并在自己或第三方仓库储存，管理并在全球范围内进行库存的再利用。众所周知，生产外包会为委托制造企业节省大量的流动资金，但是随着时间的推移以及外包范围的扩大，冗余库存和死库存会越积越多，如果管理不当，加之电子元器件的货架周期等原因，这些库存就会完全变成呆料废料，会吞噬掉企业的利润，严重的将导致企业的生产经营难以为继，所以生产外包的企业必须重视返还库存的管理。

本文将从与库存有关的合同的签订，信息系统的搭建，返还库存的接收，再销售以及报废等各个方面阐述返还库存管理的关键流程，并提出存在的问题及改进措施。

1 与库存有关的合同的签订

因为本文重点是返还库存的管理，所以只着重阐述委托制造企业与代工企业与库存相关的合同的签订，不会涉及有关技术、成本等其他方面的合同。

首先，双方应明确返还库存购回的周期。对于委托制造企业来说，周期自然是越长越好，库存如果一直存放在代工企业的库房，既可以节约购回库存的成本，还可以节省己方库房的空间和管理成本，更重要的是一旦需求预测发生变化，冗余库存有了需求，代工企业可以立即从自己库房里挑料使用，这对于冗余库存的消耗非常有利；从代工企业的角度来看，这些冗余库存会占用他们大量的资金，如果委托制造企业长期不予购回，占用的资金会积少成多，直至他们难以承受，所以购回周期短对代工企业是有利的。但如果购回的周期太短，对双方来说都存在一个工作量太大的问题，试想通讯设备制造行业所用元器件种类繁多，如果每个月双方都要清算上千颗料甚至几千颗料的库存数量，同时生产还不能中断，库存数量是动态的，这对双方都是一个巨大的挑战，所以目前很多企业普遍采用一个季度清算一次的做法。

其次，要明确返还库存购回的数量标准。通常应根据委托制造企业最新的销售预测，在代工企业方留下未来几个月所要消耗的数量，剩余部分由委托制造企业购回。这个时间应由双方协商确定，但一般应至少留出三个月所需的量。

第三，应明确规定代工企业在下发采购订单到原材料供应商之前，必须首先查看委托制造企业库房里的返还库存，如果有的话应首先采购返还库存中的物料，不足部分或没有库存的才可下单到原始供应商，这样才能做到返还库存的再利用和避免再次产生冗余库存。

最后，应明确一些与库存有关的物料使用的细节问题。如通讯设备制造行业所用的一些物料使用由于贴片机流水线生产，物料必须成卷或封装在管内使用，对于此类物料，原则上委托制造企业应购回没有拆过封装的物料。诸如此类的其他细节问题也应考虑周全，在合同里做明确规定。

2 信息共享平台的搭建

委托制造企业管理返还库存的最终目的是妥善保管这些原材料并使这部分库存能够重新被使用。众所周知，通讯设备制造行业的特点是新技术新产品的应用极为迅速，且许多原材料的货架周期较短，如果不能将返还库存尽早应用到生产中，这些库存的最终去向只能是废品处理公司，这样会浪费企业大量的资金，吞噬掉企业大量的利润，对企业的发展是极为不利的。但是因为委托制造企业已经将生产外包，本身对这部分库存没有需求，只能依靠代工企业的消耗，因此一个高度准确、有效的信息共享系统是做好返还库存管理的必要条件。

共享的信息应包括委托制造企业的需求和库存信息，各个代工企业的需求和库存信息，尤其是当委托制造企业是跨国企业时，需求和库存信息在全球范围内共享可以极大程度地促进返还库存的再利用。需要注意的是，委托制造方和代工企业都应该严格按照双方协商好的条款执行信息共享方面的规定，例如保证信息的准确率和信息的及时上传等。另外，信息平台还应具备信息查询、信息处理等功能，满足各委托制造企业及各代工企业之间网上咨询物料信息、发送和接受网上订单等需求。

3 返还库存的接收

依据委托制造企业和代工企业的协议，双方应定期清算冗余库存并由委托制造方购回。举例说明，如果双方规定每季度清算一次，超过未来4个月需求的库存为冗余库存，则可由代工企业一方首先根据未来4个月的销售预测计算出委托制造方需要购回的库存种类和数量，交给委托制造企业方由专人根据对方的库存和销售预测进行审核，不一致的库存种类和数量需要代工企业一方给出解释，错误的需要做出更正。双方确认了库存种类和数量之后，委托制造企业就可以根据双方确认的数据下达采购订单到代工企业购回冗余库存，库存进入仓库后进行储存保管等待库存的再利用。

这一环节中在整个返还库存的管理中非常重要，因为对于任何库存的管理，说到底不外乎4个字，即少进多出。委托制造方收到代工企业计算的返还库存清单后，由专人对清单进行审核，这一步骤是非常重要的。首先是根据需求预测审核返还库存清单的准确率，对于计算错误的物料种类和数量需要和代工企业方一起进行更正修改。清单最终确定以后，针对每一种物料的不同情况还需要灵活多变的对策，举例说明，有某种物料，如果代工企业方库存为100个，未来4个月需求数量是80个，按照双方协定，委托制造企业需购回剩余的20个，但如果这种物料在未来四个月之外还有需求，多余库存只有20个，可以建议代工企业将库存的100个全部留在自己的库房。这种情况下采取的这种做法，对双方都是有利的，对于代工一方，节省了从库房挑料、检验、包装等流程；对委托制造一方，节省了运费以及收料和储存环节需要耗费的人力物力。在这一环节，大的方面依据是双方的协议，但很多细节问题都是可以在双方协商的基础上做灵活处理，做到互利互惠。委托制造方负责审核返还库存清单的人员应该由专业人员担任，严格审核的同时应具备灵活处理问题的能力。

返还库存清单最终由双方确定之后，代工企业将库存从己方的库房内按清单中的种类和数量挑出并包装。发货之前，原则上委托制造企业应派专人到现场抽样检查部分物料的数量及包装质量，以免返还库存到达委托制造企业库房后产生不必要的纠纷，如数量错误、货物毁损责任不清等。

返还库存到达库房后，应及时开箱验货并上架保管，库存信息应尽量在最短时间内上传到信息共享系统，以便委托制造企业的全球分公司和全球范围内的代工企业可以及时得到库存信息，以便这部分返还库存能尽早回到生产制造车间。应该注意的是，上传的库存信息应该全面完整，满足需求方的要求，比如电子元器件的制造日期，在原始供应商处的产品编码以便于识别等等信息。

4 返还库存的再销售

委托制造企业和代工企业在全球范围内的其他工厂在信息共享系统找到自己所需要的物料，采购订单会随即发送到委托制造企业的订单处理部门，根据相应的流程，库房会按照订单标明的物料种类和数量挑料，有些超期物料必须经过检验才能进行包装发货。由于有了信息共享系统，就可以在全球范围内进行返还库存的再利用，减少返还库存积压的效果是非常明显的。

在这一环节中，需要特别注意的是，大多时候代工企业下订单购买原材料时并不愿意优先考虑委托制造企业库房中的冗余库存，究其原因主要有两方面：一是如果不考虑返还库存，订单下给原始供应商更容易一些，在MRP运行结束后，根据系统自动计算出的采购数量可以直接下单，而如果考虑返还库存，返还库存的数量有时并不能满足代工企业的需要，这时需要同时下两个订单分别给委托制造企业和原始供应商；二是部分返还库存在库房储存的时间过长，有时会影响成品的质量和合格率。基于以上原因，所以委托制造企业必须加强对代工企业优先考虑购买返还库存的监督和要求，甚至可以在双方签订合同时把这一条作为合同的一个重要方面加以强调，必要时制定奖惩措施。这一条如果不能贯彻和执行下去，返还库存的消耗是非常困难的，而且还会造成这样一种现象，返还库存有代工企业需要的物料，可是代工企业最终还是向原始供应商下发了采购订单，结果造成刚刚购进的原材料又有部分变成冗余库存必须由委托制造企业购回，如此恶性循环会给企业的经营带来严重的后果，所以促使代工企业优先考虑委托制造企业的内部库存是降低返还库存的关键点。

委托制造企业必须保证再销售库存的质量。很多的通讯设备制造企业对电子元器件在库房储存时间有特别的规定，比如有的企业规定电子元器件自生产日期后两年内使用不需要任何测试，但是超过两年的需要测试通过后方可使用，顺应这一要求，委托制造企业的库存管理人员在收到代工企业的订单时，需要对库存物料的生产日期进行检查，对于超期物料必须提供检验合格报告，否则代工企业是有权拒收的。

5 返还库存的报废

返还库存是由于销售预测的准确率差造成的，从代工企业购回就已经是冗余库存，虽然部分甚至大部分返还库存会随着市场需求的变化重新回到加工车间进行再利用，但是还是会有一部分库存实际已经成为死库存，这也是由于通讯设备制造行业的特点造成的。这时继续储存这些物料已经没有任何意义，所以为了节约库存空间，减少对库存管理人员人力的浪费，每年甚至每个季度都有必要对库存进行清理。

首先是报废清单的确定。原则上，储存时间过长的物料，委托制造企业全球范围内的其他工厂和代工企业未来几年内都没有需求的物料应该包含在清单内。另外，储存期间发现损坏的物料等也应该列入清单。

报废清单初步确定后，应立即发送给全球工厂以及代工企业的售后维修部门，如果有维修部门对部分老的库存有需求，应把这部分物料挑出。待得到所有维修部门回复后，根据回复修改清单。

之后是联系外部的一些专门收购废旧库存的公司，其中带有公司标志的以及一些有知识产权的元器件除外，确定最后的报废清单。

报废清单应送给委托制造企业认定的有资质的废品处理商，如果报废的物料较多，几家废品处理商还可以进行网上竞标。通常跨国制造公司在环保方面的要求较高，如果废品处理商国内工厂不能处理，报废物料还要运到国外销毁，所以有时候委托制造企业报废物料还需要向废品处理公司支付运费以及处理费用。

废品处理商对电子物料处理结束后，应发送证书给委托制造企业证明该批物料已经按照环保要求处理结束，委托制造企业应立即更新库存数据并上传信息共享系统。